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Tema 3 – Gestión de almacenes. Documentación. Control de stocks. Materiales perecederos y no perecederos. Utilización y aplicación de la informática a la gestión de almacenes.

1. INTRODUCCIÓN.

En este tema trataremos la gestión y control del almacenamiento o stock.

La gestión de stock está gobernada por dos factores, el coste y el servicio, cuyo fin es lograr el compromiso optimo de dichos factores. Minimizar los costes totales de operación y suministrar niveles adecuados de servicio.

A continuación veremos los documentos que se debe utilizar según el grado de exactitud, de manera que los servicios de la empresa tengan constantemente a disposición los materiales, piezas, mercancías y artículos que necesite, realizando esta gestión al mínimo coste.

Para ello también tendremos en cuenta la naturaleza de los materiales.

Y finalmente analizaremos los nuevos medios de que se dispone en cuanto a la utilización y aplicación informática en la gestión de almacenes.

2. GESTIÓN DE STOCKS O ALMACENES.

La función almacenaje entra dentro de los aspectos de suministro y demanda de cualquier empresa.

El rápido crecimiento del apoyo tecnológico a las actividades de almacenaje a partir del empleo de equipos más sofisticados de almacenaje y manipulación de materiales y el uso de sistemas de control basados en el ordenador (que facilitan la gestión), ofrecen la oportunidad de mejorar la eficacia y eficiencia de las actividades de almacenaje, a través de la utilización de procesos de operaciones y procedimientos de planificación mejores.

En la empresa industrial se mantienen almacenes de stocks de: materias primas, productos en curso de fabricación (semielaborados) productos acabados, materiales fungibles, consumibles o auxiliares, envases y embalaje y residuos o deshechos.

El almacenaje está gobernado por dos factores fundamentales: el coste y el servicio.: con el compromiso de:

1. Minimizar el coste total de la operación, y

2. Suministrar los niveles adecuados de servicios.

Es necesario el almacenaje de productos para conseguir independizar las diferentes fases del ciclo de fabricación y venta de un producto, dichas fases son: – aprovisionamiento de materiales.

– fabricación.

– venta.

Los stocks cumplirán las siguientes funciones:

En resumen, los stocks permiten mantener un servicio regular a los clientes. Y por tanto, el nivel de servicio que se proporciona a los clientes vendrá determinado por la eficacia y eficiencia de los procedimientos utilizados para recibir, almacenar y enviar productos.

Ahora bien, teniendo en cuenta los objetivos de almacenaje, que es lograr la mayor combinación de maximización de espacio en volumen y minimización de las operaciones de manejo de material. Y relacionándolos con el fin básico de coste y servios, resumimos los objetivos de la gestión de almacenes en los siguientes:

  1. Asegurar los recursos apropiados, de forma que la mano de obra, el equipo y el resto de los recursos estén disponibles para alcanzar el nivel de actividad planificado.
  2. Lograr que el movimiento diario de artículos que entran y salen de la empresa esté de acuerdo con las necesidades de compras y entregas.
  3. Planificar de forma continua y mantener la utilización de todos los recursos para suministrar un servicio eficaz, y dentro del volumen de actividad establecido y de los recursos financieros disponibles.

Finalmente hay que estimar los costes de interrumpir o retrasar ese servicio y compararlo con el coste de mantener dichos stocks.

1.1. COSTES DE ALMACENAMIENTO.

Son la parte principal del coste de distribución.

Los elementos del coste de almacén podemos dividirlos de la manera siguiente:

Hay varias categorías de costes, las cuales se verán afectadas de forma diferente por el flujo de mercancías existente y por las actividades realizadas.

  1. Costes directos: son aquellos que se pueden asignar directamente a una actividad o a un producto del almacén.
  2. Costes indirectos: son los que están relacionados con el conjunto total de servicios. Suministrados al almacén, no se pueden asociar a una actividad específica.

Pueden ser fijos o variables.

En la clasificación hay que considera los elementos de coste siguientes:

Cada vez que se modifique la distribución en planta del almacén habrá que efectuar un nuevo cálculo de costes (varía tiempo, equipo y edificio).

Por tanto, es esencial comparar los costes de diferentes alternativas de distribución del almacén para poder encontrar una solución económica barata.

1.2 DETERMINACIÓN DE STOCKS.

Los perfiles de suministro y demanda de cada articulo son el punto de partida para la planificación (y operación) de un almacén.

El perfil del suministro aporta los datos necesarios para:

El aprovisionamiento de productos a partir de los proveedores se basa en las políticas de inventario y en los procesos que determinan:

  1. La previsión de demanda de cada artículo.
  2. El tiempo y la frecuencia de pedido de cada artículo.
  3. La cantidad que debe pedirse para cada artículo.

Cualquier sistema de aprovisionamiento debe tener una mezcla de técnicas y procesos que cubran la demanda, el tiempo y frecuencia y la cantidad basada en una cantidad económica de pedido.

El cálculo de las necesidades, de espacio y del almacén y la ubicación de los artículos en el mismo, comprenden el estudio de los aspectos siguientes:

  1. Stock de ciclo o de reposición: determinado por la frecuencia de pedido y la cantidad pedida de cada artículo.

A mayor frecuencia de pedidos: menor será el stock medio.

Stock medio = Q/2 = Cantidad media de pedido/2

  1. Stock de seguridad: es el stock necesario para protegerse contra la incertidumbre de la demanda de cada artículo.

Ha de tenerse en cuenta la previsión influenciada de la demanda, es decir, el grado de aleatoriedad de la demanda.

La variabilidad de la demanda puede calcularse utilizando la desviación típica o la desviación media absoluta.

Los cambios en el nivel de stock de seguridad son los que afectan al nivel de servicio proporcionado a los clientes.

La variación en el suministro puede medirse de manera similar al de la demanda.

La medida del plazo de entrega en el suministro tiene tres elementos principales:

  1. Tiempo necesario para realizar el pedido y para que éste llegue al proveedor.
  2. Tiempo que tarda el proveedor en procesar y enviar el pedido.
  3. Tiempo necesario para recibir el pedido y procesarlo de manera que esté disponible para su utilización posterior.

Cualquier variabilidad que ocurra durante cualquier de estos elementos creará la necesidad de stock de seguridad adicional.

La necesidades de stock de seguridad se consideran como la parte estática del stock. Por ello el stock medio necesario es:

Stock medio = (cantidad media de pedido/2) + stock de seguridad

A partir de este cálculo, artículo por artículo, se calculan las necesidades de stock, ya que no es preciso que todos los artículos tengan el mismo nivel de stock para cubrir un determinado plazo de tiempo. Además, tb calculamos las necesidades de espacio y localización para cada artículo y la suma de todas ellas dará las necesidades básicas de espacio.

El stock que se mantiene debe suministrar unos:

  1. Niveles aceptables de stock.
  2. Niveles deseables de servicio al cliente.

3. DOCUMENTACIÓN.

Modelo o Imagen del Sistema de Stock: es una representación simplificada de la realidad (conveniente para el planteamiento) y de los componentes físicos del sistema de stock.

El encargado de la gestión de stock no trata directamente con el stock físico s su cuidado, sino que consulta una serie de cifras para él recopiladas, por los encargados del almacén, capataces, contables, etc.

Por tanto, según se controle el stock y el grado de exactitud que queramos darle a ese control, tendremos más o menos documentos.

Los documentos básicos son:

4. CONTROL DE STOCKS.

4.1 CONSIDERACIONES GENERALES SOBRE EL CONTROL DE EXISTENCIAS.

La finalidad del aprovisionamiento consiste en tener constantemente a disposición de los servicios de la Empresa los materiales, piezas, mercancías y artículos que necesita, realizando esta gestión al mínimo coste.

Para alcanzar dichos objetivos deben fijarse las cantidades y el momento del aprovisionamiento.

Se basará en las previsiones y en las cantidades existentes.

Desde el punto de vista financiero interesa que el almacén no contenga más materiales o productos que lo estrictamente indispensable, puesto que la inmovilización de los capitales invertidos agrava pesadamente sobre las finanzas empresariales.

Las existencias no pueden dormir. El índice de rotación de estas debe ser elevado.

La minimización de la suma de los costes anuales conduce a la determinación de la cantidad más económica de pedido o del lote económico de fabricación y del nivel medio óptimo de las existencias.

Con este estudio racional es como se logra en toda Europa la máxima economía de gestión de stock.

El control de Existencias ha de ser flexible, para reaccionar convenientemente frente a las desviaciones de la realidad respecto a las previsiones, y el método depende de la naturaleza de cada material o artículo así como de la índole y valor de su consumo.

4.2. TIPOS DE EXISTENCIAS.

4.3. FASES DE IMPLANTACIÓN DEL CONTROL DE EXISTENCIAS.

Para descubrir los efectos inherentes a los métodos de control de existencias que se práctica en una Empresa es preciso analizar:

  1. La rotación de las existencias = consumo en un periodo de tiempo determinado + el volumen medio a lo largo de dicho periodo.
  2. Los casos de agotamiento de existencias permitirán conocer el % de roturas de stock que se producen, lo cual conducirá, una vez realizado el estudio correspondiente.
  3. Las esperas de distribución, es decir, de la entrega de los productos y artículos por parte del almacén (método estadístico de toma de muestras).
  4. Los transportes internos.
  5. El proceso admisible seguido desde el momento en que se manifiesta la necesidad de una determinada mercancía, material o artículo hasta que se contabiliza y se paga al proveedor correspondiente. Son este análisis se descubren demoras y retrasos administrativos y las insuficiencias del control fácilmente.
  6. Las proporciones relativas de los valores del consumo (criterios ABC): grado de control proporcional al valor de consumo anual de cada artículo.

Para la implantación de un buen control de existencias es preciso seguir las siguientes fases de carácter simplificado y selectivo:

  1. Simplificación por diferenciación de las existencias, atendiendo a la situación de las mismas y a la índole y regularidad de su consumo.
  1. Simplificación por el criterio ABC o Regla de Pareto.

Esta regla consiste en considerar 3 zonas, A, B y C.

La zona A (10-15% del nº de distintos artículos): supone el 75-80% del consumo total.

La zona C (60-70% distintos artículos en stock): 5-10 % del consumo total anual.

La zona B (15-30% de los artículos): representando de15-20% del consumo total anual.

Por tanto se aplicarán sistemas de control complejos y stock de protección reducido para los artículos A ya que cualquier acción sobre estos productos se traduce como una acción sobre una elevadísima proporción de costes totales. En la zona C, sistemas sencillos y stock de protección elevada, ya que no representa un alto % de consumo. Y finalmente una solución intermedia para la zona B. Sería antieconómico tratar x igual a los artículos de las 3 zonas.

  1. Simplificación atendiendo el criterio de las piezas piloto y piezas ligadas.

Un artículo dado, correspondiente a cualquier de las 3 zonas (A,B,C) puede estar compuesto por piezas comunes a otros y piezas especiales o específicas de aquel, denominadas piezas ligadas al artículo piloto.

Con el empleo de dicho procedimiento es posible controlar a las piezas ligadas con tanta exactitud como a los artículos piloto y en forma mucho más sencilla que la normalmete empleada para estos (en especial par artículos de la zona A).

El criterio de los artículos piloto y piezas ligadas aporta, una simplificación importante del Control de Existencias.

4.4. SISTEMAS DE CONTROL DE EXISTENCIAS.

Una vez expuestos los criterios simplificados vamos a enumerar y describir los sistemas de reposición y Control, con el fin de poder especificar las directrices de elección del más adecuado a cada caso.

  1. Método Gráfico.

Es el más laborioso y tb el que permite un control más estricto y flexible.

Su fin es asegurar en todo momento la disponibilidad de los materiales, piezas y productos, manteniendo un nivel de exigencias lo más económico posible.

Se emplea para artículos de la zona A, siempre que la frecuencia de consumo sea alta y convenga establecer previsiones de consumo.

Reposición mediante lotes económicos cuidadosamente establecidos.

  1. Método contable de revisiones periódicas.

Se emplea cuando siendo elevada la frecuencia de consumo no se necesita establecer previsiones de consumo.

Se aplica a productos de zona A y B.

Es menos laborioso y con el se logra detectar y corregir las irregularidades de suministro o de consumo adecuadamente.

El lanzamiento de los pedidos requiere una revisión especial del fichero, con el fin de poseer datos para establecer una previsión de consumo al objeto de calcular la cantidad a pedir (a la vista de las existencias).

  1. Método contable de máximas y mínimas.

Se emplea cuando la frecuencia de los consumos es poco elevada y no es necesario preverlos.

Se aplica generalmente a productos de la zona C, adoptándose un stock de protección. (A piezas para montaje, en la fabricación intermitente.

Es más sencillo que el anterior, el movimiento ordinario de la fichas de almacen sirve directamente a los efectos de formulación de los pedidos de reposición.

  1. Método físico.

Basado en la comprobación ocular de las existencias de determinados artículos.

Es el sistema más rudimentario.

5. MATERIALES PERECEDEROS Y NO PERECEDEROS.

A la hora de analizar el control de stocks, deberemos tener en cuenta la naturaleza de los materiales.

Podemos distinguir entre:

En alimentación tiene mucha importancia, ya que los productos se deterioran muy fácilmente. En cambio, en la industria metalúrgica no tiene tanta importancia, los materiales son más resistentes, no son perecederos. Pero deberíamos tenerlo en cuenta según de que material o metal hablamos y de las características de este, todos no se comportan igual en unas condiciones determinadas.

6. UTILIZACIÓN Y APLICACIÓN DE LA INFORMÁTICA A LA GESTIÓN DE STOCKS.

Se puede prever el orientar según tres ejes la aportación de los ordenadores en el campo de los aprovisionamientos.

A continuación detallaremos cada uno de estos tres aspectos.

6.1. CONTABILIZACIÓN Y CONTROL DE STOCKS.

La utilización de los ordenadores supone ventajas considerables gracias a su gran rapidez de tratamiento, así como a la extensión y la complejidad de los programas que son capaces de registrar.

Conviene llegar a la supresión de la dualidad que existe entre los circuitos contables y los circuitos de gestión, de manera que no exista más que una cadena de tratamiento para estas dos funciones. Las posibilidades que ofrecen los circuitos lógicos de los ordenadores permiten comparar dos datos entre sí y deducir las excepciones o las anomalías que puedan esconder, haciendo el “control de gestión” y asegurar automáticamente, por ejemplo:

Con la ayuda del ordenador aumenta la frecuencia con que se tratan los datos en la empresa, captando así mucho más cerca la realidad de los hechos, se actualizan los diferentes estados suministrados por la máquina y se hace de ellos verdaderos instrumentos de gestión.

6.2. APLICACIÓN DE LAS REGLAS DE GESTIÓN YA CONOCIDAS.

En la medida en que el reaprovisionamiento es sistemático, parece lógico realizarlo automáticamente mediante máquinas que aplican las reglas de gestión del sistema en vigor. El “Plan de Aprovisionamiento” que conduce a una programación de los pedidos, constituye entonces el fundamento de todo del edificio.

En las fechas fijadas por el calendario de aprovisionamiento y teniendo en cuenta,

y después,

la máquina aplica automáticamente la fórmula de aprovisionamiento prevista y calcula, artículo por artículo, las cantidades económicas a encargar, de las que proporciona la lista cifrada. Permite igualmente organizar el apremio automático de los pedidos retrasados, y también se puede concebir que, tras la entrega de un suministro al almacén, la máquina proceda por sí misma y sin demora a la valoración de las entradas y la formación de una factura pro-forma teóricamente idéntica a la que realizará ulteriormente el proveedor, lo cual facilitará, en gran manera, el control.

Además se puede prever igualmente el cometido de facilitar la decisión del jefe de compras, ayudándole a escoger la mejor entre todas las hipótesis posibles. Para un artículo dado y en circunstancias dadas, la compra mejor es aquella cuyo precio de coste final es óptimo. El ordenador puede calcular para cada solución, teniendo en cuenta no sólo el precio de compras propiamente dicho, sino también los impuestos, los descuentos, los agios, etc., el coste de los transportes y los embalajes, la calidad propuesta, los plazos de entrega, etc., y comparar entre sí los resultados de sus propios cálculos.

6.3. BÚSQUEDA DE REGLAS DE GESTIÓN MÁS REFINADAS.

El avance por esta tercera vía sólo se podrá considerar, sin duda, en una etapa posterior, pero conviene aprovechar desde ahora la posibilidad de los nuevos medios para prepararlo y permitir, como resultado, una mejora sensible de la calidad de la gestión. En efecto, la presencia de los ordenadores hace posible la puesta en marcha de todo un sistema de informaciones sobre los aprovisionamientos o los stocks, tales como: variaciones aleatorias de los consumos y los plazos de recepción, y el índice de calidad de los productos suministrados (evaluado, x ejm. en % de desechos sobre suministros anteriores), el índice de calidad del servicio posventa, etc. Tales informaciones, acumuladas durante un periodo de tiempo suficientemente prolongado, constituyen una maraña, en apariencia inexplicable, atendiéndose a los medios manuales de estudio, pero que se presta fácilmente a un ordenador. Su “computación” permitirá, entonces:

El cálculo de las cantidades óptimas a encargar sería más refinadas, lo mismo que el “ stock de protección” que, siendo inevitablemente largo y delicado, a menudo sólo se calcula por aproximación. Entonces se podría establecer un Plan de Aprovisionamiento más preciso y mejor adaptado a las contingencias reales, que sería reajustado, automáticamente a tenor de las circunstancias.

6.4. SISTEMAS DE CODIFICACIÓN.

El rápido crecimiento del uso de ordenadores en los campos de producción y control de inventarios ha ampliado la necesidad de recoger y procesar la información de forma rápida y eficiente.

Al principio los datos se recogían con papel y lápiz y después se enviaban al centro de computación para ser tecleados y procesados. Más tarde las calculadoras y los aparatos de entrada electrónica, y finalmente, fue la llegada de la lectura óptica y de los dispositivos de identificación los que realmente empezaron a sacar a la función de recolección de datos del abismo de la entrada manual.

Los códigos de barras proporcionan una solución de coste eficiente para el proceso de recolección automática de datos, el cual consiste en una serie de barras y espacios alternados. Tiene dos dimensiones, la altura y la anchura. Las barras y espacios representan información codificada digitalmente. Cada código de barras tiene una serie de especificaciones de anchura para las barras y espacios, así como unas tolerancias posibles que determinan su significado.

La mayoría de las estructuras de los códigos de barras pueden considerarse en términos de “módulos. Un módulo es el agregado más pequeño que se usa en un código para representar un dato. Las barras y espacios más anchos, generalmente son múltiplos de un módulo en particular. De esta forma, podemos decir que las barras y espacios tienen uno o más módulos de anchura.

Los códigos de barras más importantes que utilizan en la actualidad: código 2 de 5 (numeración secuencial de billetes de avión), interleaved 2 de 5 (industria pesada y almacenes), código 39 (hospitales, bibliotecas), codabar, código 11, UPC/EAN, Código Plessey, código matriz 2 de 5, códifo Nixdorf, distancia Delta A, TELEPEN, código 128, código 93, HP-41C.

Las etiquetas de código de barras numeradas secuencialmente se utilizan series consecutivas de artículos manufacturados, nº de acceso a libros en bibliotecas, almacenes o secuencias de numeración de especimenes médicos.

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