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Tema 2 – Organización de la empresa.

ORGANIZACIÓN JERÁRQUICA Y FUNCIONAL. DESCRIPCIÓN Y DISEÑO DE DEPARTAMENTOS. RELACIÓN ENTRE DEPARTAMENTOS. FACTORES_ QUE DETERMINAN EL TIPO DE ORGANIZACIóN.

1. INTRODUCCIÓN.

2. ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA.

2.1. CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN.

3. ORGANIZACIÓN JERÁRQUICA Y FUNCIONAL.

3.l . ORGANIZACIÓN JERÁRQUICA.

3.2. ORGANIZACIÓN FUNCIONAL.

4. DESCRIPCIÓN y DISEÑO DE DEPARTAMENTOS.

4.1 CONCEPTO DE DEPARTA MENTALIZACIÓN.

4.2. MODELOS (TIPOS) DE DEPARTAMENTAliZACIÓN.

5. RELACIÓN ENTRE DEPARTAMENTOS.

6. FACTORES QUE DETERMINAN EL TIPO DE ORGANIZACIóN.

BIBLIOGRAFÍA:

Curso básico de economía de la empresa. Bueno Campos, E. Ed. Pirámide. Economía de la empresa. Análísis de las decisiones empresariales. Bueno, Cruz v Durán. Ed. Pírámide.

Fundamentos de organización y dirección general. Ed. Deusto.

1. INTRODUCCIÓN.

Los seres vivos y más en concreto las personas necesitan colaborar y trabajar conjuntamente para tratar de conseguir un mismo objetivo. Pero este trabajo conjunto es necesario ordenarlo y organizarlo para que así cada persona tenga un papel asignado y sepa lo que tiene que aportar al fin común.

Por lo tanto, se va a utilizar la organización como un mecanismo o estructura que hace posible que los seres vivos trabajen conjuntamente de forma eficaz. Existe una “necesidad de organización” dentro de la vida del hombre en sociedad.

Cualquier actividad desarrollada en común precisa de una organización previa para poderse llevar a cabo. Las personas pertenecientes a una organización necesitan saber cuál es su misión y su autoridad y dónde comienza y termina la de los demás.

Dentro de la empresa también se necesita una organización mediante la cual todo el personal tenga asignado un papel, lo asuma y sepa llevarlo a la práctica para conseguir los objetivos perseguidos.

2. ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA.

2.1. CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN.

Consideramos la empresa como organización desde el punto de de una estructura en la que se toman decisiones.

Organización consiste en definir y distribuir la tarea que se va a desarrollar, dividir y distribuir el trabajo entre las personas que la van a realizar, determinar las relaciones que deben existir entre ellas y fijar sus responsabilidades con la intención de obtener los objetivos previstos de forma eficaz.

La organización tal como se ha definido se conoce como “organización formal”. Es creada por la dirección de la empresa, quien establece el conjunto de normas necesarias en materia laboral y de relaciones personales, extensivo a todos los elementos de la organización.

Pero esta organización formal, no debe ser inflexible, sino que deberá admitir propuestas y alternativas de los individuos o grupos dependientes de la organización. Es lo que llamamos “organización informal”. La dirección de la empresa tratará de proporcionar un buen clima de relaciones humanas donde la organización inforrnal oriente sus manifestaciones en la línea de los objetivos generales de la empresa.

3.ORGANIZACIÓN JERÁRQUICA Y FUNCIONAL.

3.1. ORGANIZACIÓN JERÁRQUICA.

Este modelo de organización se apoya en el principio de jerarquía, manteníéndose la “unidad de mando” de manera que todo nivel dependa exclusivamente del inmediato superior, sólo del cual podrá recibir órdenes.

Las relaciones que se producen dentro de la empresa son lineales y más en concreto verticales; existe por lo tanto una división vertical del trabajo consistente en la aparición de unos niveles de autoridad ordenados de forma jerárquica.

Existirá por lo tanto una estructura organizativa piramidal tal y como sigue:

Alta Dirección

Dirección intermedia

Dirección ejecutiva

Ejecutantes

Ventajas de este tipo de organización:

Define y concreta la autoridad y la responsabilidad de dada persona.

Se pueden tomar decisiones rápidas si los problemas no son muy complejos. Se puede mantener una disciplina efectiva.

Cada traba j ador sabe quién es su jefe y por tanto de quién recibirá órdenes y ante quién tiene que responder de su trabajo.

Inconvenientes:

No existe posibilidad de especialización con los problemas que esto entraña.

Falta de flexibilidad y descoordinación entre departamentos que dependen de diferentes jefes.

Organigrama:

Consejo de administración

Director producción director comercial director financiero

Empleados empleados empleados.

3.2. ORGANIZACIÓN FUNCIONAL.

Fue concebida por Taylor para su aplicación en talleres y fábricas, pero posteriormente se ha extendido a la organización general de las empresas. Se caracteriza por la especialización de las actividades que se desarrollan en la empresa. Cada persona realiza una sola función en la cual es especialista y puede recibir órdenes de varios jefes o superiores, responsables de las diferentes funciones existentes en la empresa.

Responde a la necesidad de implantar la especialización en los diferentes niveles de la estructura jerárquica.

La organización funcional procura a las empresas las siguientes ventajas:

Cada trabajador es especialista en las funciones que desempeña.

Los jefes adquieren una mayor capacidad de actuación sobre un área limitada­

Proporciona flexibilidad a la hora de tomar decisiones.

También este tipo de organización puede acarrear inconvenientes como:

La coordinación resulta sumamente difícil.

La autoridad fragmentada, la existencia de varios jefes, implica una pérdida de influencia y, además, una posible disminución de la responsabilidad.

La actuación no suele ser conjunta y con frecuencia es lenta.

organigrama (ESQUEMA):

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Director Gerente

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4. DESCRIPCIÓN Y DISEÑO DE DEPARTAMENTOS.

4.1. CONCEPTO DE DEPARTAMENTALIZACIÓN.

La organización por medio de divisiones o departamentos es un medio para dividir la estructura de la empresa. En toda organización, el principal objetivo que subyace es la división del trabajo. Se trata de dividirlo, si es necesario, entre grupos de personas. A este proceso se le llama departamentalización y a las divisiones resultantes unidades organizativas o departamentos.

Los organigramas son gráficos en los que se representan los departamentos y las relaciones entre ellos.

4.2. MODELOS (TIPOS) DE DEPARTAMENTALIZACIÓN.

4.2.1. D. FUNCIONAL (POR FUNCIONES).

Agrupación de actividades y tareas en torno a las funciones más importantes desarrolladas por la empresa.

Es un modelo que trata de aprovechar las ventajas de la especialización, las cuales se traducen en un aumento de la productividad de la empresa.

Es una estructura que tienda a la central] centralización y al establecimiento de numerosos niveles jerárquicos, con un ángulo de autoridad reducido. Es adecuada para empresas que desarrollan su actividad en entornos porco dinámicos y que se dedican a un solo negocio.

Ventajas:

-Aumento de eficiencia como consecuencia de la especialización, y que facilita el control debido a la alta normalización.

Inconvenientes:

-Posible pérdida de visión global de la empresa, lo que puede acarrear problemas de coordinación entre departamentos.

– Dificultad para asumir nuevas situaciones, debido a la alta normalización.

– desmotivación de los trabajadores en caso de llevar demasiado lejos la G1

del trabajo y la especialización.

4.2.2. D. GEOGRÁFICA (POR TERRITORIOS).

Es frecuente en los departamentos de marketing.

Resultará conveniente adoptar una organización con divisiones geográficas, cuando de esta fonna se puedan satisfacer mejor las necesidades de los clientes o las características del producto, y cuando las demandas del producto no sean tan complejas que encarezcan el establecimiento de divisiones regionales.

Se agrupan las actividades de un determinado territorio, asignándose la función directiva a una persona que será la responsable de la empresa en el ámbito de dicho territorio.

Por cada departamento territorial se nombran los responsables de tornar las decisiones que mejor se adecuen a las peculiaridades del territorio.

ORGANIGRAMA D. GEOGRÁFICA (POR TERRITORIOS)

Dirección general

Compras, producción marketing, comercial ventas, financiero finanzas

Región norte, región centro, región sur

4.2.3. D. POR PRODUCTOS O SERVICIOS.

Es la agrupación de actividades en función de los productos o servicios. Las empresas que elaboran productos muy diferentes, o distintas clases de productos, en muchas ocasiones se dividen creando un departamento para cada producto o tipo de producto.

Ventajas

Fomenta la especialización de hombres y máquinas.

Se puede introducir la idea de responsabilidad por rendimientos, fijando un nivel a cada departamento de producto y responsabilizando al director del desarrollo de la mayoría de las funciones.

Se puede conseguir una mejor coordinación y prestar mejor servicio a los clientes.

ORGANIGRAMA D. POR PRODUCTOS 0 SERVICIOS

Director de producción

División de instrumentos, división de indicadores luminosos división de herramientas

Productos 1 producto 2 producto 3

4.2.4 D por clientes y canales de distribución.

Este supuesto se puede detectar en los departamentos de ventas que tienen varias clases de clientes ( grandes, pequeños, minoristas, mayoristas, organizaciones industriales.)

La departamentalización se realiza en función de los diversos tipos de clientes que existen en la empresa y de los intermediarios diarios que utilizan.

Ventajas

Satisface a las distintas clases de clientes y comporta beneficios propios de toda especialización.

Inconvenientes:

Coordinación entre departamentos.

Organigrama por clientes y canales de distribución.

Director de distribución.

Sección farmacias sección perfumería sección grandes almacenes

4.25- Distribución por procesos o maquinaria.

Las actividades se agrupan en función de las fases que componen el proceso productivo.

Se utiliza en las empresas industriales.

Ventajas:

-Maquinaria o mano de obra o similares características trabajan bajo una misma dirección.

-Consideraciones técnicas muy bien delimitadas son el criterio diferenciador que separa unos departamentos de otros.

5, RELACIÓN ENTRE DEPARTAMENTOS.

Son las conexiones o lazos que unen a los trabajadores y a las unidades organizativas (departamentos) de la empresa, gracias a las cuales funciona y se mantiene viva.

Para que la unidad económica funcione, tienen que existir relaciones entre los distintos departamentos, tanto de coordinación entre ellos, como a la hora de asignar las distintas tareas o actividades a cada departamento.

Las relaciones existentes entre los distintos departamentos podemos agruparlos en:

Funcionales: Se establecen entre un puesto de trabajo y otro, no dependientes jerárquicamente.

Consultivas y auxiliares: Median entre una persona o grupos entre los distintos departamentos, sin existir autoridad alguna, y cuyo fin es requerir o suministrar asistencia, consejos, opiniones e informaciones especializadas.

Relaciones de conexión y colaboración: Se producen cuando dos o más departamentos se comunican y reúnen para examinar y resolver problemas y cuestiones de interés común.

6. FACTORES QUE DETERMINAN EL TIPO DE ORGANIZACIÓN.

Aparte de la coordinación y las relaciones entre los distintos departamentos, el principal problema surge a la hora de asignar o agrupar las actividades a los distintos departamentos, pues esto a veces requiere una gran dificultad.

De esta asignación de actividades, dependerá que se lleve a cabo un tipo de organización departamental u otro dentro de la empresa.

Existirán por lo tanta una serie de criterios o factores que hay que tener en cuenta para asignar las actividades:

Mayor utilización: Una actividad debe de asignarse al departamento que más la utilice.

Interés del directivo: Una actividad o función debe asignarse a quien esté más interesado en realizarla.

Interés funcional: Se debe asignar una función determinada al departamento que realice funciones parecidas.

Clara delimitacíón: Las actividades que estén claramente delimitadas pueden asignarse a departamentos separados.

Centralización: las actividades deben centralizarse de forma que la localización sea efectiva.

Responsabilidad: Actividades como el control de calidad y de créditos no deben colocarse en el mismo departamento que la fabricación o las ventas.

Control: Las actividades d< control deberán separarse de las de planificación.

Una vez tenidos en cuenta estos factores, la dirección de la empresa junto con sus asesores, deberán asignar las actividades a los distintos departamentos para que el funcionamiento de la empresa sea el mejor posible y así se contribuya de una manera más eficaz a la consecución del objetivo común establecido.

La estructura organizativa de la empresa se representará gráficamente en un ORGANIGRAMA, que contendrá además del gráfico, una serie de aspectos o elementos que clarifiquen rápidamente las características más importantes de la organización.