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Tema 6 – Las comunicaciones.

Las comunicaciones. Tratamiento de la información oral. Procedimientos en la comunicación oral en la empresa. Necesidad de confidencialidad en la expresión y comunicación. Descripción y utilidad de los medios ofimáticos en la empresa.
1. INTRODUCCIÓN

2. LAS COMUNICACIONES

3. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN ORAL

4. PROCEDIMIENTOS EN LA COMUNICACIÓN ORAL EN LA EM PRESA

5. NECESIDAD DE CONFIDENCIALIDAD EN LA EXPRESIÓN 1 COMUNICACIÓN

6. DESCRIPCIÓN Y UTILIDAD DE LOS MEDIOS OFIMÁTICOS El LA EMPRESA

6.1. Evolución histórica

6.2. Descripción de la ofimática 6.3. Utilidades

6.4. Otras funcionalidades

6.5. Tendencias tecnológicas y de mercado

BIBLIOGRAFÍA

DECKER, B. El Arte de la Comunicación. Ed. Granica.

G~ERyMOORE Relaciones Humanas en la Empresa. Ed. Díazde Santos.

REGOUBY, c. La Comunicación Global. Ed. Gestión 2000.

GONZALO, F. Comunicación y Relaciones Profesionales. LLAMAS, M.

1. INTRODUCCIÓN

EMISOR – MENSAJE – MEDIO – PÚBLICO

Hay muchos autores que han descrito los requisitos para hacer cualquier estudio y al de la Historia de la comunicación en particular, se reduce al paradigma de Laswell:

– Quién dice qué.

– En qué canal.

– A quién.

– Con qué efecto.

a) Emisor. Quién es el emisor (individua! o colectivo), también la vincula­ción del emisor con los grupos sociales (partidos políticos). Forma parte también de la intervención del Estado que también puede ser emisor, o al menos cede licencias para que otros puedan imprimir.

b) Qué. El contenido, el mensaje: Análisis ideológico, son importantes los anuncios.

c) Medio en sí mismo. El medio.

d) A quién. Hay que cuantificar el público. También su cualificación, distri­bución geográfica, clase social…

e) Con qué efecto. Valoración de las reacciones del público, incidencia de la información sobre el público y posible retroacción (feed-back) del recep­tor sobre el emisor.

2. LAS COMUNICACIONES

Uno de los factores fundamentales para el funcionamiento de un grupo so­cial, es la existencia de un sistema de comunicación ya que sin él no es posible la interacción humana, ni el mantenimiento de una estructura social (empresa).

La comunicación es un proceso de interacción o transacción entre dos o más elementos de un sistema.

El objetivo de la comunicación es, en general, dar información, ofrecer da­los. Esto se traduce, después, en una opinión., un juicio, un análisis, una norma o en la expre­sión de un sentimiento.

Existen diferentes niveles de comunicación, en función de la implicación de dos o más individuos, y ello, a su vez, repercute en la variación del propio proceso. Puede ser diádica (entre dos personas), intragrupal (dentro de un mismo grupo), intergrupal (entre dife­rentes grupos).

La comunicación puede sufrir alteraciones debido a la distorsión o a la par­cialidad (por incompleta) y ello provoca, en general malentendidos, tensiones y conflictos.

Globalmente, hablar de comunicación es referirse a cualquier sistema de símbolos, no necesariamente verbal, sino a cualquier forma de expresión susceptible de ser codificada en un sistema capaz de ser captado por el hombre sea visual, auditivo, táctil, olfativo. etc.

EL PROCESO DE LA COMUNICACIÓN

La comunicación, dado su carácter de interactivo y bipolar, sigue el esquema de un proceso Cíclico y constante.

En este proceso participan una serie de elementos que son parte impres­cindible de él y otros que interfieren en su eficacia y es necesario eliminar o controlar (barre­ras).

Básicamente el proceso consta de un emisor que crea o genera un men­saje para transmitirlo a un receptor o destinatario del mismo.

EMISOR -> MENSAJE -> RECEPTOR

Emisor: es el creador del mensaje que tiene siempre “intención” de comu­nicar algo. El emisor tiene la posibilidad de decidir su contenido y estructura., y determinar el canal que usará y el soporte físico del propio mensaje.

Dispone de determinada cantidad de sistemas simbólicos que le permiten expresar su idea (para cada tipo de mensaje existe una forma más eficiente de expresión y comprensión). El sistema que escoja debe ser conocido y utilizado por el destinatario, ya que de lo contrario no comprenderá el contenido.

El emisor, al generar el mensaje, utiliza sus fuentes internas de informa­ción, es decir, utiliza los significados que tienen sentido para él, su propia experiencia. Los mensajes no son asépticos, sino que tienen el sello personal de quién los ha creado.

En un segundo momento, el emisor debe componer y ordenar los significa­dos, es decir, el contenido de su idea, para estructurar el mensaje.

Esto supone la codificación del mensaje. Así, debe seleccionar un código que conozca tanto él como el receptor y aplicarlo a su idea original. Construir con los signifi­cantes (elementos expresivos del código) el mensaje, es decir, colocarlos en una determinada estructura y ordenación de acuerdo a las normas de un código. De este modo convierte su idea en una información significativa.

Construido el mensaje, el emisor es responsable de su transmisión, es decir, de su conducción hasta él receptor.

Para ello, debe seleccionar un canal por el que mandar el mensaje, tenien­do siempre presente, para su elección, la gran influencia que tiene el medio o contexto en el que se transmite, sobre el propio mensaje.

Básicamente hay tres canales de transmisión de mensajes:

1. El oral o verbal: es el lenguaje propiamente dicho. Actúa de vehículo para transmitir las ideas y la información.

La eficacia de este canal va a depender de la elocución o elección semánti­ca, es decir, de la elección del vocabulario y del significado de las palabras utilizadas para emitir el mensaje. Cuanto mayor sea la elección, más clara- I mente estarán expresadas las ideas y el estilo del lenguaje resultará positi­vo. 1

De este modo, el uso de un vocabulario claro, conciso, concreto, sin vulga­rismos ni ambiguo y sin abuso de tecnicismos, afectará positivamente a la eficacia del canal de transmisión.

2. El paralingüístico y gestual: engloba el canal No Verbal y se refiere específicamente a la calidad y características de la voz y al canal corporal.

El paralenguaje lo constituyen los grupos de elementos vocales que acom­pañan a los mensajes verbales: el tono, la expresión de la voz, los diferen­tes ruidos que se usan al hablar y las distintas calidades de voz.

Generalmente, el receptor procesa los mensajes paralingüísticos como si fueran sentimientos o intuiciones respecto al emisor, sin ser claramente consciente del por qué.

Los elementos de la voz que ejercen de transmisores del mensaje son: la dicción, el ritmo, el énfasis, el tono y las pausas (vacías, llenas y silencios).

Por otro lado, la forma en que nos movemos, utilizamos el contacto visual, tocamos a otra persona, la posición que adoptamos respecto a otras perso­nas, nuestro aspecto exterior y la manera en que nos vestimos, son facto­res que usamos como canal para comunicarnos pero sin usar sonido algu­no.

3. El escrito: es un canal que contiene, por supuesto, al oral pero con ca­racterísticas y condiciones específicas. En este canal, la persona no está presente para “defender” su mensaje y subsanar posibles malentendidos.

El emisor plasma sus ideas con palabras escritas. Siendo aquí muy impor­tante la elocución, del mismo modo lo es la correcta estructuración de las palabras de forma que el mensaje tenga el sentido exacto que se pretende.

Para ello es necesario seguir las normas básicas:

– Claridad del mensaje.

– Exposición concisa.

– Vocabulario adecuado.

– Coherencia del contenido.

Cuando se utiliza el canal escrito, además de cumplir las normas básicas para su eficacia, es necesario tener en cuenta el tipo de mensaje a emitir. No es lo mismo un informe que una carta, una nota interna, un certificado 0 cualquier otro documento comercial.

En general cuando se utiliza como canal de comunicación una carta para transmitir un mensaje, deben estar contempladas las tres zonas de escritu­ra:

1 °. La zona nominal.

2°. El saludo y la transmisión del mensaje propiamente dicho y

3°. La despedida.

3. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN ORAL

La comunicación oral se suele emplear en aquellos casos en los que los interlocutores se encuentran presentes, incluso cuando la presencia no es física como en las conversaciones telefónicas.

En las relaciones empresariales, la comunicación oral es una herramienta muy eficaz para el funcionamiento de la empresa y para lograr los objetivos, ya que puede ser utilizada para dar órdenes, distribuir tareas, aportar información, negociar, tratar directamente con los clientes, promocionar un producto…

La principal ventaja que presenta frente a la comunicación escrita es su ra­pidez, pero a pesar de su inmediatez, requiere que se tenga en cuenta qué y cómo se dice pa­ra que el mensaje sea comprendido correctamente y cumpla su finalidad.

Para que el receptor comprenda correctamente las ideas o necesidades que deseamos transmitirle, debemos expresarnos correctamente, con coherencia, precisión y seguridad. La reacción del receptor va a depender de la agilidad y viveza de nuestra charla, del tacto con que expongamos y razonemos nuestras propuestas y del atractivo de nuestra forma de hablar.

Para que una comunicación oral sea efectiva, tendremos presentes las siguientes ideas:

• Delimitación del mensaje. Antes de emitir el mensaje debemos saber exactamente lo que queremos comunicar, tener claras las ideas. Estas ideas debemos estructurarlas en nuestro pensamiento y emitirlas en el or­den adecuado.

• Elegir el tono adecuado. La importancia de la entonación en la comunicación es esencial. Permite distinguir afirmaciones, negaciones, preguntas y expresar una gran variedad de emociones: duda, ironía, inseguridad, es­tados de ánimo. Las distintas modulaciones de nuestra voz pueden cambiar el sentido de las palabras o de las frases.

• Utilizar el ritmo adecuado. El ritmo está muy relacionado con la veloci­dad en el habla, ya que ésta varía según la situación. Los contrastes entre un ritmo rápido, normal o monótono, sirven para dar expresividad y sentido a nuestras palabras y para mantener la atención del receptor.

• Adecuación del estilo a la situación. El estilo oral se debe caracterizar por: claridad, concisión, coherencia y sencillez. Estas cualidades son im­prescindibles, porque, para que el mensaje sea seguido y puesto en prácti­ca por el receptor, tiene que ser comprendido al mismo tiempo que se va recibiendo, ya que no existe la posibilidad de volver sobre la misma infor­mación cuantas veces se quiera.

4. PROCEDIMIENTOS EN LA COMUNICACIÓN ORAL EN LA EMPRESA

La comunicación oral además de utilizarla en nuestras comunicaciones in­formales para la organización y distribución de tareas, en las relaciones empresariales se utili­za este tipo de comunicación para transmitir información mediante conversaciones telefónicas, reuniones entrevistas y asambleas.

CONVERSACIONES TELEFÓNICAS

La voz, el tono, la forma de contestar al teléfono transmiten a nuestro inter­locutor muchos datos de nuestro estado de animo, forma de ser, eficacia. Debemos atender el teléfono con amabilidad, cortesía, modelando nuestra voz con una entonación agradable.

Una norma fundamental, es atender las llamadas en el idioma del interlo­cutor para intentar que éste pueda comprendernos sin problemas ni grandes esfuerzos, esto favorece la imagen de la empresa, ya que da la sensación de preocuparse por sus clientes, también en atención a la persona que llama, se deben evitar las esperas innecesarias.

Cuando se recibe una llamada hay que recabar la información suficiente para poder solucionar la consulta o para canalizarla hacia las personas encargadas de hacerlo. por eso, debemos escuchar atentamente todo lo que se nos diga sin interrupciones aunque el

receptor se repita, y si el tema no nos corresponde, con amabilidad lo interrumpiremos para indicárselo y comunicarse con quien debe hablar.

En algunos casos puede ser necesario consultar documentos que no están a mano para solucionar la cuestión planteada, para evitar la espera de nuestro interlocutor, po­demos sugerirle que nos llame dentro de unos minutos o le llamaremos nosotros.

Conviene que tomemos nota del nombre del interlocutor, el tema de la lla­mada, la urgencia que tiene, el número de teléfono—. para realizar la gestión de una forma ade­cuada. Si cuando estamos buscando la información solicitada advertimos que no vamos a po­der ofrecerla en el tiempo que hemos indicado, llamaremos a esta persona y se lo comunica­remos, añadiendo que se la ofreceremos tan pronto dispongamos de ella, de esta forma dare­mos una buena imagen de la empresa.

REUNIONES

Las reuniones tienen lugar cuando varias personas se reúnen para tratar de forma ordenada temas que les interesan. La finalidad de este tipo de comunicación oral es va­riada: transmitir o intercambiar información, solucionar problemas, analizar la situación de la empresa, toma de decisiones, entre otras.

Para que sean efectivas, es necesaria una buena preparación, delimitando previamente los puntos que se desean tratar, documentarse sobre ellos, cuidando los detalles del local, etc…

En la reunión se tendrá en cuenta que a diferencia de la comunicación te­lefónica, el interlocutor, lo tenemos delante y además de escuchar, puede ver.

Por lo que ade­más de las normas generales para un proceso de comunicación tendremos que tener en cuenta:

• Brevedad, concisión.

• Precisión.

– Claridad

-Sencillez.

• Corrección.

• Evitar reacciones emotivas.

• Velocidad adecuada del habla.

• Sentido común.

• Escuchar y oír.

• Escuchar ideas, no datos.

• Tomar notas en caso necesario.

• No interrumpir al que habla.

• No adelantarse a las conclusiones.

• Concentrarse en la escucha.

• Escuchar activamente.

• Mantenerse receptivo.

• Emplear respuestas que favorezcan la comunicación.

• Desechar respuestas que dificultan la comunicación.

• No perder la compostura.

• Prever con antelación.

• Controlar, la mirada, la expresión del rostro, la distancia física, el contacto físico, las posturas y gestos.

5. NECESIDAD DE CONFIDENCIALIDAD EN LA EXPRESIÓN Y COMUNICACIÓN

La confidencialidad de la información en una empresa viene establecida por su dimensión, su sistema jerárquico y el grado de responsabilidad otorgado a su personal.

Los trabajos en la empresa, y entendemos por estos los que se realizan no sólo para la captación y registro de datos, como clasificación, apuntes contables, etc., sino también los que sirven para controlar los procesos productivos, labor de investigación, estudios de mercado, estudios tecnológicos y, en definitiva, trabajos que una vez elaborados van a aportar información valiosa para el desarrollo de las actividades de la empresa, han de dispo­ner de una medidas de seguridad para su transmisión.

Es conveniente saber qué persona necesita información, qué tipo de infor­mación necesita y, por último, quien es el responsable de la toma de decisión, es decir, de dar la información. Las respuestas a estos interrogantes variaran dependiendo de cómo esté es­tructurada la empresa y de su organización.

La Dirección de la empresa será la que establezca los filtros y los controles de acceso a la información que incida en los procedimientos y el desarrollo de las actividades vitales para toda la empresa. A su vez, esta Dirección delegará en las subdirecciones o direc­ciones existentes y en las personas que estén al frente de ellas para limitar las responsabilida­des de acceso a la información confidencial guardada. El responsable de cada división, sección o negociado será quien deba definir la clasificación y el sistema de acceso, sin olvidar la coor­dinación con otras dependencias.

En todo momento debemos cumplir las normas de seguridad y confidencia­lidad de la empresa y no dar información que sea de carácter reservado referida a los clientes o a la empresa. En estos casos responderemos, con amabilidad, que sentimos no poder infór­male sobre ese tema o que no nos compete transmitir esa información.

6. DESCRIPCIÓN Y UTILIDAD DE LOS MEDIOS OFIMÁTI­COS EN LA EMPRESA

La ofimática en sus orígenes, surge como la necesidad de mecanizar las ta­reas más repetitivas y costosas del trabajo propio de una oficina y con este objetivo aparecie­ron las primeras máquinas de escribir y calculadoras. Con el avance de la tecnología y durante los años 70 las oficinas se van dotando de máquinas de tratamiento de textos, dedicadas a se­cretarias/os principalmente. Este concepto, hoy en día completamente obsoleto, fue transfor­mándose gracias a la entrada de los ordenadores personales (PCs) en la oficina.

6.1. EVOLUCIÓN HISTÓRICA

Primera fase (1975-1980)

La ofimática de una empresa se componía de elementos aislados, es decir, un proce­sador de textos, una hoja de cálculo, etc. Estos elementos no tenían interrelación entre sí, la formación era muy costosa y la interfaz con el usuario árida. Esta incipiente ofimática estaba soportada por grandes ordenadores corporativos.

Segunda fase (1980-1990)

Irrumpen los paquetes integrados, conjuntos de herramientas que daban solución a la mayoría de las funcionalidades normalmente requeridas. Presentaban el inconveniente de te­ner que adquirir todo el paquete aunque se necesitase únicamente una o dos funciones del mismo y sobre todo, la formación no sólo era imprescindible, sino costosa. La interfaz de usua­rio seguía siendo orientada a carácter.

La ofimática en este punto sigue teniendo una importancia de segundo orden frente a aplicaciones de mayor entidad dentro de la empresa, estas aplicaciones estaban centralizadas en un gran ordenador central del que dependían terminales sin capacidad de proceso.

En los últimos años 80, como consecuencia de la experiencia adquirida por los fabri­cantes del sector informático y debido al cambio de estrategia de éstos hacia la fabricación de

productos para ordenadores personales, se abaratan los costes y aumentan las prestaciones tanto en soporte físico como lógico de forma espectacular.

Tercera fase (a partir de 1990)

La ofimática moderna, está apoyada por ordenadores personales con alta capacidad de proceso, monitores en color y soporte lógico desarrollado con nuevas tecnologías de progra­mación orientada a objetos (OOP). A estos factores hay que añadir el auge experimentado por las diferentes comunicaciones y a la creciente utilización de redes locales de ordenadores per­sonales.

Aparecen nuevos estándares de interfaz gráfica de usuario que permiten reducir el tiempo de formación de usuarios al mínimo y surge el concepto de “Trabajo en Grupo”.

La información fluye a través de las redes de área local y es compartida por todos los miembros de un grupo de trabajo que no tienen que estar necesariamente en un mismo edifi­cio. Esta capacidad tecnológica de hacer “circular” la información sin la necesidad de tener un soporte en papel lleva a pensar en el futuro: “la oficina sin papel”.

En este punto surgen las suites como conjunto de aplicaciones que al ser utilizadas conjuntamente ofrecen ventajas adicionales en cuanto a integración y facilidad de uso, y cuyos distintos componentes se encuentran también disponibles en el mercado como productos inde­pendientes. La auténtica ventaja de las suites es la integración: la capacidad de las aplicacio­nes para compartir datos e interactuar entre sí de una manera que sería imposible si funciona­sen por separado. Una mayor integración aumenta la productividad. La suite debe incluir un gestor centralizado que supervise los programas que la componen, y ofrecer herramientas compartidas para realizar las operaciones más habituales. Todas las aplicaciones componen­tes deben poder intercambiar datos de forma transparente.

A la hora de adquirir un producto ofimático se tendrá en cuenta:

• Fácil manejo.

• Interfaz de usuario amigable, personalizable y sensible al contexto.

• Necesidad de formación mínima.

• Compatibilidad con los productos que ya se poseen.

• Protección de la inversión exigiendo una trayectoria de adaptación a las nuevas tec­nologías y una estrategia de futuro que garantice la continuidad del producto.

• Interoperabilidad con otras aplicaciones.

• Facilidad para las comunicaciones con otros entornos operativos.

• Seguridad de los datos.

• Soporte de distintas plataformas físicas y sistemas operativos. • Soporte de los dispositivos requeridos.

• Manuales en la lengua mayoritaria de los usuarios, muy valorables las ayudas inclui­das en el producto.

6.2. DESCRIPCIÓN DE LA Ofimática

El término ofimática viene de la unión de oficina e informática y trata de la automatiza­ción de oficinas y de los procesos del trabajo que se realizan en su seno.

El ámbito de aplicación de las herramientas ofimáticas es muy amplio y su objetivo es cubrir las necesidades de la oficina en cualquier organización. Dichas herramientas ofimáticas estarán siempre orientadas a personal no especializado en informática y precisarán del menor tiempo posible de formación abarcando un amplio abanico de funciones típicas de la gestión de una oficina, como por ejemplo:

• Automatización de correspondencia.

• Mecanografía.

• Mantenimiento de ficheros (miembros de organismos, acuerdos, etc.).

• Mantenimiento de datos que requieren continuos cálculos (presupuestos).

• Presentación de informes y propuestas.

• Control del flujo de trabajo dentro de los distintos departamentos.

• Elaboración de presentaciones.

• Realización de gráficos y estadísticas sencillas.

6.3. UTILIDADES

Los productos ofimáticos poseen una serie de utilidades comunes entre las que cabe destacar:

Procesador de textos

El procesador de textos es la herramienta ofimática más extendida del mercado. Esen­cialmente un procesador de textos es un programa de ordenador diseñado para permitir la fácil manipulación de textos.

Conviene matizar y diferenciar entre lo que son “editores de texto”, “procesadores de texto” y “paquetes de autoedición”.

Los editores de texto son programas muy sencillos cuyo fin principal es el de crear fi­cheros de texto. No ofrecen la posibilidad de dar formato a un documento y se limitan a repre­sentar en pantalla los caracteres generados por el teclado. Su utilidad principal es la de editar ficheros de datos, o bien, la escritura de programas.

Los procesadores de texto son programas que permiten dar formato a un texto y reali­zar un gran número de operaciones tales como moverlo, cambiar el tipo de letra e imprimirlo. Los procesadores más avanzados permiten la inclusión de gráficos, el diseño de página en va­rias columnas y otras funcionalidades.

Hoja de cálculo

Una hoja de cálculo es un programa de ordenador que permite al usuario organizar una matriz de celdas y definir relaciones generalmente matemáticas entre todos o algunos de sus elementos. Así al cambiar el valor de una celda se alterará de forma automática el valor de otras celdas que estén relacionadas con ésta.

Este grado de flexibilidad permite al usuario crear supuestos en función de parámetros introducidos y obtener los resultados de forma inmediata en la pantalla del ordenador.

En general cualquier información que se pueda organizar en forma de tabla (filas y co­lumnas) será susceptible de ser tratada por una hoja de cálculo.

Paquete de gráficos y de presentaciones

La imagen y la comunicación tienen cada vez más importancia. El hecho de que una idea o unos resultados se transmitan de forma brillante y convincente es casi tan importante como la idea o los resultados mismos.

Esta necesidad ofimática vienen a cubrirla los paquetes de gráficos y presentaciones. Éstos han evolucionado en los últimos años gracias al crecimiento de las prestaciones de los ordenadores personales y al desarrollo de la industria del software.

Los programas de gráficos y presentaciones soportan diagramas representativos de datos numéricos a modo de hojas de cálculo, combinándolos con texto y/o gráficos. Estos pro­gramas ofrecen la posibilidad de generar diapositivas, notas para el ponente y la proyección del documento en la pantalla de un ordenador a modo de película, o bien, apoyándose en hard­ware especial, como las pantallas de cristal líquido o los cañones, se pueden realizar demos­traciones por pantalla.

Base de datos

En el entorno de trabajo de cualquier tipo de oficina ha sido habitual tener un archivo con gran parte de la información necesaria para el desempeño de la actividad diaria de la orga­nización. Toda esta información debidamente clasificada y almacenada según criterios precisos recibe el nombre de base de datos.

Durante los últimos quince años, la ofimática, con el apoyo de los ordenadores perso­nales, ha desarrollado programas para gestionar dichas bases de datos. Estos programas se denominan Sistemas de Gestión de Bases de Datos (S.G.B.D.).

Los SGBDs permiten incorporar nuevos elementos a la base de datos, modificarlos, darlos de baja y generar listados o informes de los datos contenidos con un orden y criterio determinados. Un SGDB permite relacionar varias bases de datos a través de un campo co­mún.

En la actualidad tos programas gestores de bases de datos han evolucionado desde una interfaz de usuario orientada a carácter hasta los SGBDs con interfaz gráfica. Esto ha dado lugar a la posibilidad de almacenar, no sólo datos numéricos y alfanuméricos, sino también datos de tipo gráfico o binario, imágenes y sonido.

6.4. OTRAS FUNCIONALIDADES

Ayudas

Aunque el entorno gráfico es altamente intuitivo, la potencia de los nuevos productos ofimáticos ha favorecido que los distintos fabricantes desarrollen diferentes sistemas de ayuda orientados a que el usuario obtenga el mayor rendimiento de la herramienta en el menor tiempo posible y de la manera más cómoda.

Existen distintos niveles de ayudas:

• Ayuda de interfaz gráfica.

• Ayudas expertas.

*Asistente de ideas o gráfico.

• Tutoriales.

• Ayuda sensible al contexto.

Barra de botones

Las barras de botones son conjuntos de iconos organizados de distinta forma depen­diendo del producto. Su funcionalidad es la de proporcionar al usuario un “camino rápido” e intuitivo para realizar todas aquellas tareas que podría efectuar a través del teclado. Habitual­mente están situados horizontalmente en la parte superior de la pantalla en una o varias filas, y algunos productos tienen una barra adicional en la parte inferior de la misma.

Macrocomandos

Los macrocomandos o “macros” consisten en un conjunto de pulsaciones de teclas, te­clas especiales y comandos previamente grabados que pueden ejecutarse cada vez que se desee. Se pueden crear macros grabando las pulsaciones de teclado o utilizando los coman­dos de macro incluidos en el producto.

Importación/Exportación

Facilidad de poder enlazar documentos desde un producto a otro con distintos forma­tos. El mayor o menor número de formatos que sea capaz de soportar un producto será una medida directa de su compatibilidad con otras aplicaciones.

Hay que considerar el hecho de que no sólo se intercambian datos entre productos semejantes, por ejemplo entre procesadores de texto, sino que es muy frecuente la necesidad ce acceder a información de otro tipo de productos, como por ejemplo, importar datos de una base de datos a una hoja de cálculo, etc.

No obstante, cada producto almacena su información en un formato determinado con códigos propietarios por lo que las conversiones no siempre son todo lo exactas que cabría esperar. A la hora de elegir un producto es importante comprobar que soporta los formatos de documentos que ya existen y que conlleva el menor número de reajustes posibles.

Visualización

Los documentos, ya sean pertenecientes a una hoja de cálculo, procesador de textos o un paquete de gráficos y presentaciones deben poderse visualizar en distintas escalas, por de­bajo o por encima del 100%, sobre el tamaño inicial permitiendo al usuario trabajar con la ma­yor comodidad posible.

Existen diferentes formas de visualizar el documento sobre el cual se está trabajando y cada producto ofimático implementa uno o varios de ellos en función de la calidad del mismo:

• Modo WYSIWYG (Lo que se ve es lo que se obtiene).

• Página completa y doble página en la que se puede visualizar una imagen general de cómo queda la página pudiendo incluso desplazar elementos gráficos e insertar o bo­rrar líneas para dar un aspecto homogéneo al documento. Este tipo de visualización es propia de los procesadores de texto.

• A escalas distintas, por debajo o por encima del 100%. Este modo lo incorporan todos los productos ofimáticos.

• “Zoom”: marcando con el ratón el área que se desea ampliar. Este modo lo incorpo­ran los paquetes de gráficos y presentaciones.

Previsualización e impresión

Antes de imprimir un documento es importante conocer de antemano cual va a ser el aspecto del mismo, su estética, ubicación de gráficos en la página etc., con e; objeto de no desperdiciar tiempo ni papel en sucesivas pruebas de impresión.

Ésta es la facilidad que ofrece el modo de visualización WYSIWYG en los procesado­res de texto y paquetes de gráficos y presentaciones, sin embargo la mecánica de imprimir una hoja de cálculo es sensiblemente distinta. En este caso, se selecciona un rango de celdas y es en este punto cuando se hace importante que el producto disponga de un buen sistema de previsualización del documento final y retoque del bloque a imprimir.

G.U.I.

Acrónimo inglés que significa Interfaz Gráfica de Usuario. Es una facilidad que otorga al usuario la posibilidad de crear cuadros de diálogo con listas desplegables, botones de confir­mación, botones a los cuales se pueden asignar macrocomandos y otras funcionalidades con el objeto de automatizar funciones repetitivas.

6.5. TENDENCIAS TECNOLÓGICAS Y DEL MERCADO

Entre las principales tendencias actuales de los productos ofimáticos destacan las si­guientes:

• Trabajo en grupo. La compartición de información y recursos está cimentada sobre una sólida plataforma tecnológica de redes de área local, esta tendencia es ya un he­cho en oficinas con un entorno ofimático avanzado.

• Multimedia. El fenómeno multimedia representa una auténtica revolución tanto en la presentación de la información como en la estructura misma de la comunicación. Exis­ten múltiples definiciones de multimedia puesto que se trata de una tecnología en constante evolución. Se puede decir que multimedia es la aplicación conjunta y en un sólo mensaje de texto, gráficos, sonido e imágenes.

El fuerte crecimiento de las prestaciones de los ordenadores personales así como del software de aplicación y los precios cada vez más asequibles, están propiciando la rá­pida entrada en el mercado de esta tecnología.

• Herramientas multiplataforma. La evolución tecnológica en cuanto a conectividad y la creciente necesidad de la integración de los diferentes sistemas existentes, están propiciando el desarrollo de productos capaces de trabajar en diferentes plataformas. De hecho, numerosos fabricantes se están inclinando hacia la adaptación y desarrollo de sus productos ofimáticos sobre Java estándar. Esto hace a sus aplicaciones inde­pendientes del sistema operativo o plataforma puesto que del navegador que debería estar instalado en la misma existe una “máquina virtual” (“virtual machine”), encargada de interpretar el lenguaje Java (todo navegador tiene esta característica, independien­temente de la plataforma para la que se haya desarrollado).

• Integración de herramientas ofimáticas. Los fabricantes en su afán por acaparar mercado están lanzando una serie de productos llamados suites, que son grupos de aplicaciones que al ser utilizadas conjuntamente, ofrecen según los fabricantes venta­jas adicionales en cuanto a integración y facilidad de uso. Un requisito imprescindible es que los distintos componentes de la suite también se encuentren disponibles en el mercado como productos independientes, y que éstos figuren en la élite de las aplica­ciones ofimáticas del momento. Uno de los atractivos de estos conjuntos de aplicacio­nes es que el precio total del mismo suele ser muy inferior al de la suma de los progra­mas que la forman.

RESUMEN:

EMISOR – MENSAJE – MEDIO – RECEPTOR

El objetivo de la comunicación es, en general, dar información, ofrecer datos. Esto se traduce, después, en una opinión., un juicio, un análisis, una norma o en la expresión de un sentimiento.

La comunicación oral se suele emplear en aquellos casos en los que los interlocutores se encuentran presentes, incluso cuando la presencia no es física como en las conversaciones telefónicas.

En las relaciones empresariales, la comunicación oral es una herramienta muy eficaz para el funcionamiento de la empresa y para lograr los objetivos, ya que puede ser utilizada para dar órdenes, distribuir tareas, aportar información, negociar, tratar directamente con los clientes, promocionar un producto…

La principal ventaja que presenta frente a la comunicación escrita es su rapidez, pero a pesar de su inmediatez, requiere que se tenga en cuenta qué y cómo se dice para que el men­saje sea comprendido correctamente y cumpla su finalidad.

La comunicación oral además de utilizarla en nuestras comunicaciones informales, pa­ra la organización y distribución de tareas, en las relaciones empresariales se utiliza este tipo de comunicación para transmitir información mediante conversaciones telefónicas, reuniones, entrevistas y asambleas.

La confidencialidad de la información en una empresa viene establecida por su dimen­sión, su sistema jerárquico y el grado de responsabilidad otorgado a su personal.

Los trabajos en la empresa, y entendemos por estos los que se realizan no sólo para la captación y registro de datos, como clasificación, apuntes contables, etc., sino también los que sirven para controlar los procesos productivos, labor de investigación, estudios de mercado, estudios tecnológicos y, en definitiva, trabajos que una vez elaborados van a aportar informa­ción valiosa para el desarrollo de las actividades de la empresa, han de disponer de una medi­das de seguridad para su transmisión.

La ofimática en sus orígenes, surge como la necesidad de mecanizar las tareas más repetitivas y costosas del trabajo propio de una oficina y con este objetivo aparecieron las pri­meras máquinas de escribir y calculadoras. Con el avance de la tecnología y durante los años 70 las oficinas se van dotando de máquinas de tratamiento de textos, dedicadas a secreta­rias/os principalmente. Este concepto, hoy en día completamente obsoleto, fue transformándo­se gracias a la entrada de los ordenadores personales (PCs) en la oficina.