Tema 8 – La comunicación escrita en la empresa.

La comunicación escrita en la empresa. Clases de comunicación escrita: modelos, adaptaciones y tratamientos. La carta: contenido, estructura y diferenciación en la finalidad y uso. Tipos de cartas, circulares, comunicaciones breves, de régimen interno y externo. Abreviaturas comerciales y oficiales.

1. INTRODUCCIÓN

2. LA COMUNICACIÓN ESCRITA EN LA EMPRESA

3. CLASES DE COMUNICACIÓN ESCRITA: MODELOS, ADAPTA­CIONES Y TRATAMIENTOS

4. LA CARTA: CONTENIDO, ESTRUCTURA Y DIFERENCIACIÓN EN LA FINALIDAD Y USO

4.1. Contenido

4.2. Estructura

4.3.Diferenciación según la finalidad y uso

5. TIPOS DE CARTAS, CIRCULARES, COMUNICACIONES BRE­VES, DE RÉGIMEN INTERNO Y EXTERNO

6. ABREVIATURAS COMERCIALES Y OFICIALES

BIBLIOGRAFÍA

EQUIPO DE El gran libro de la moderna correspondencia comercial. Editorial ECONOMISTAS DVE De VeCChi.

PINILLA, Francisco Procesos y fundamentos de administración y gestión. Editorial LÁZARO, Ma Isabel y MCGraw Hill.

MARTÍNEZ, J. Ignacio

– Prácticas de oficina FPI. Editorial Editex. – Prácticas de oficina FPII. Editorial Editex.

RUIZ, Eugenio y Prácticas administrativas. Editorial McGraw Hill. LÓPEZ, Soledad

EA LLANO, Fernando y Comunicación y Relaciones Profesionales. Ed. Editex.

LLAMAS, Marta

1. INTRODUCCIÓN

La comunicación escrita se basa en la trascripción de información por me­dio conjunto sistematizado de grafismos, denominados escritura.

Hoy, gracias a la comunicación escrita, podemos enviar un mensaje, po­nernos contacto con personas que están a muchos kilómetros de distancia a un bajo coste y constancia del mensaje que transmitimos. Este tipo de comunicación, normalmente, es diferi­da, siendo la carta la más conocida y empleada.

Es imprescindible respetar las normas de puntuación y de ortografía para conseguir una buena comunicación escrita.

Tampoco podemos olvidar los siguientes aspectos:

a) A quién escribimos. Para emplear el estilo apropiado, la redacción co­rrecta y la forma adecuada en función de la persona que reciba la informa­ción, para no dar origen a ningún tipo de confusiones.

b) Por qué escribimos. Qué pretendemos decir y cómo lo decimos, expo­niendo con claridad nuestra idea.

c) Para qué escribimos. Cuál es el motivo de la comunicación, sin alargar el contenido de la misma cuando pueda decirse con menos palabras.

d) Presentación limpia y ordenada.

2. LA COMUNICACIÓN ESCRITA EN LA EMPRESA

La comunicación escrita en la empresa no sólo abarca la relación empresa-cliente, también la relación empresa-trabajadores, que es realizada a través de comunicaciones escritas.

Ante todo, tenemos que escribir para comunicamos. Cuando escribimos pretendemos decir algo a alguien. Para que nos entiendan tenemos que escoger nuestras pa­labras con cuidado para que el receptor las entienda con rapidez y facilidad.

Las normas generales a tener en cuenta en la redacción de los textos es­critos, son, entre otras:

– Utilizar palabras expresivas.

– De gran capacidad semántica: conocidas, capaces de ser comprendidas fácilmente.

– Adecuadas al receptor que debe leerlas (atendiendo a la capacidad cultu­ral de decodificación).

– De uso frecuente.

– Procurar no repetir las mismas palabras.

– Utilizar frases cortas: ya que tienen mayor probabilidad de ser compren­didas que las frases largas. Hacen la lectura más clara y rápida.

– Respetar el orden normal de la frase: Este es el de sujeto, verbo y com­plemento (cuando las frases se desvían de este orden, resultan más difíci­les de asimilar con rapidez).

– Evitar los detalles excesivos: No incluir demasiadas ideas o detalles en una sola oración. Aunque se trate de ideas muy ligadas entre sí, no deben incluirse en una sola frase, si con ello puede confundirse al receptor.

– Construir oraciones que tengan unidad. Una oración no debería contener más de una idea principal. Una oración no tendrá unidad si incluye ideas que no están relacionadas entre sí.

– Utilizar oraciones positivas. Una oración positiva es la que destaca lo agradable en lugar de lo desagradable, lo favorable sobre lo desfavorable. – Escribir para decir alguna cosa y no para causar una mera impresión.

– Utilizar el estilo hablado.

– Preferir lo simple a lo complejo: se pueden decir las mismas cosas con frases simples y palabras de uso común.

En cuanto a la puntuación, hay que tener en cuenta que el punto indica una ruptura en el pensamiento. La coma señala una pausa. El punto y coma una pausa intermedia entre la coma y el punto. Los dos puntos son un intermedio entre el punto y coma y el punto y seguido.

Las ventajas de la comunicación escrita en la empresa son:

– Mejor que la comunicación verbal para transmitir hechos y opiniones.

– Mejor para mensajes difíciles o complicados. Permite ser revisada.

– Útil cuando se necesita llevar un registro al que hacer referencia en un momento posterior.

– Puede planificarse cuidadosamente y estudiarse antes de ser transmitida.

Los inconvenientes de la comunicación escrita en la empresa son:

– Es más costosa y hay que dedicarla más tiempo.

– No hay retroinformación o ésta tarda en llegar.

– Hay individuos a los que no les gusta leer.

– Nunca se puede estar seguro de que el mensaje se ha leído. – Carece de la parte afectiva que toda comunicación necesita.

3. CLASES DE COMUNICACIÓN ESCRITA: MODELOS, ADAPTACIONES Y TRATAMIENTO

Las dos grandes funciones que tiene la comunicación escrita en la empresa son:

– Transmitir información a otras personas o departamentos de la misma empresa.

– Poner en contacto a la empresa con el mundo que le rodea.

Estas dos funciones fundamentales, nos indican una primera clasificación de la comunicación escrita en la empresa, que aunque la más generalizada no es la única.

La clasificación de la comunicación escrita puede ser:

– Interna-externa. Si el escrito se envía dentro del mismo recinto o va al exterior.

– Ascendente-horizontal-descendente. Cuando los documentos se dirigen a personas de rango superior, de igual categoría o de rango inferior.

– Individual-colectiva. Si el escrito se remite a una sola persona o a un gru­po.

– Vigente o histórica en función del tiempo que se pueda utilizar.

– Carta, tarjeta postal, fax, telegrama, etc. Según su presentación y tama­ño.

– Normales o especiales. Si son realizadas en escritura, normal o utilizan sistemas como perforaciones, taquigrafía, etc.

– Manual o mecanografiada. Depende de los medios utilizados para su realización.

Atendiendo a la clasificación más generalizada de la comunicación escrita en la empresa (Interna-Externa), los modelos de comunicación escrita más utilizados son:

COMUNICACIONES Internas

– Avisos: Noticias de interés general a todo el personal.

– Boletines: Informaciones de ocio y culturales.

– Memorias: Conjunto de actividades realizadas durante un tiempo.

– Actas: Dan fe de lo sucedido en las reuniones.

– Memorandums: Notas entre los diferentes departamentos.

– Informes: Escritos que recogen informaciones, datos necesarios para la empresa.

– Circulares: Informaciones que se confeccionan en serie.

– Correo electrónico (e-mail): Comunicaciones, por medio de la informática, de ordenador a ordenador.

COMUNICACIONES EXTERNAS

– Anuncios.

– Saludas.

– Tarjetas.

– Memorandums de régimen exterior.

– Telegrama, Telefax, Télex.

– Carta Comercial.

– Carta Circular.

– Informes.

COMUNICACIONES MIXTAS

Comunicaciones que pueden ser internas o externas.

En función del destinatario que las reciba:

– Avisos, anuncios: Cuando se insertan en la prensa, diarios, etc., fuera del recinto empresarial.

– Memorias, Informes, Circulares: Si se envían a clientes o amigos.

– Memorandums: De régimen exterior.

El tratamiento de la información escrita en la empresa se realiza general­mente mediante la informática. La introducción de las aplicaciones informáticas ha facilitado en gran medida de las tareas administrativas de una empresa y el modo de tratar la información

en su fase de producción como en la de archivo, Este tratamiento se realiza a través de: los procesadores de textos, las hojas de cálculo, editores de gráficos y bases de datos.

Un procesador de textos es un tipo de programa que sirve principalmente para elaborar cualquier tipo de documento. Permite, entre otras funciones, cambiar el tamaño y tipo de letra, justificar automáticamente las líneas, establecer el formato de página o el tamaño del papel (A3, A4, etiquetas, sobres…), ofrecer una presentación preliminar sin necesidad de imprimir. Otra de las ventajas es poder crear modelos de carta, circulares, certificados, actas, de forma que sólo hay que introducir los datos de un documento concreto. Se pueden realizar modificaciones en un texto sin necesidad de volver a teclearlo desde el principio.

Las hojas de cálculo son ideales para realizar estudios de presupuestos, previsiones de ventas, análisis estadísticos, control de balances, análisis contable. Permiten calcular cualquier clase de operación fácilmente.

Los editores de gráficos se utilizan en el ámbito empresarial principalmente para elaborar gráficos con datos estadísticos. La presentación de estos datos se puede realizar mediante diversos diagramas: de barras, de tarta, de puntos, tridimensionales…

Las bases de datos constituyen un archivo de fichas que se pueden utilizar, por ejemplo, como expedientes de los clientes y proveedores a los que se puede acceder me­diante distintos campos, como: apellidos, direcciones, profesiones, provincias… Permiten gene­rar listados según estos campos e imprimir etiquetas con las direcciones que deseemos.

4. LA CARTA: CONTENIDO, ESTRUCTURA Y DIFERENCIA­CIÓN ENTRE LA FINALIDAD Y EL USO

Es el medio de comunicación escrita más usual entre los comerciantes para tratar de las particularidades de sus negocios. Tienen gran importancia por referirse en ellas a operaciones sobre la iniciación, desarrollo y terminación de determinados asuntos mercantiles, así como por ser el fiel reflejo de la personalidad de la empresa. La carta es la” imagen de 1a empresa en el exterior”.

la correspondencia comercial tiene un estilo propio, que la diferencia de la correspondencia familiar, literaria o social.

4.1. CONTENIDO

La organización de los contenidos es imprescindible para conseguir que la carta cum­pla con el fin para el cual se crea. El tipo de organización está determinado por la posible reac­ción que vaya a provocar el mensaje en el receptor.

Cuando se va a comunicar un mensaje agradable o interesante para el lector, es con­veniente comenzarla carta con la idea principal, luego se presentan los datos y se termina con una oración que recuerde la idea central.

Por el contrario, para comunicar malas noticias, conviene captar la atención del lector mediante la exposición de las razones que han llevado a tomar una solución negativa para él; presentar después los hechos y datos, exponer la idea central y terminar con una idea positiva.

Utilizaremos la misma técnica cuando se prevé que el receptor no tiene interés por el mensaje que se le va a transmitir. Primero hay que captar su atención, después presentarle el servicio o el producto, exponer sus ventajas, para posteriormente pedirle que lo acepte.

Su redacción debe ser

– Clara: Debe ser de lectura fácil y agradable sin que haya confusión y desorden en la expresión de ideas, que no haya que meditar sobre su contenido o se preste a inter­pretaciones erróneas o a malentendidos.

– Correcta: No debe tener faltas ortográficas.

– Concisa y precisa: Se debe expresar el máximo de ideas con el mínimo de palabras. La brevedad es una de sus características esenciales, huyendo de las frases largas y rebuscadas pero sin llegar a caer en la brevedad telegráfica. Se debe emplear la pala­bra o frase más idónea y que mejor se adjunte a lo que se quiere expresar.

– Formal: Debe ser seria pero no seca o cortante.

– Cortés: La cortesía es indispensable en toda relación comercial. Esto supone evitar la brusquedad, las frases ásperas y violentas, emplear un vocabulario adecuado cuando haya que demostrar disconformidad o formular alguna reclamación.

El vocabulario y el estilo tienen que estar de acuerdo con la preparación de la persona o personas que han de leer la carta.

La presentación de una carta tiene mucha importancia, al influir de forma decisiva en el que la recibe, además, la persona, empresa o entidad que la remite, está creando una determi­nada imagen de que puede repercutir en ésta y en futuras relaciones.

La presentación debe ser atractiva, tanto por el papel utilizado, como por el membrete y por el escrito, que ha de estar estéticamente bien distribuido, con márgenes adecuados y sepa­raciones establecidas según normas.

• Papel

De la gran variedad de papeles existentes en el mercado se elegirá el que sea más adecuado al tipo de carta que vamos a mecanografiar: alisado, satinado o estucado, con brillo o mate, etc.

En cuanto al color, es aconsejable, estando generalizado su uso, el color blanco.

Al elegir el tamaño del papel intentaremos ajustarnos al criterio de normalización inter­nacional, es decir DIN A4, evitando la utilización de papeles que como el folio o la holandesa están en desuso.

• Estética

Pueden escribirse a uno o dos espacios, empezando más arriba o más abajo, dejando más o menos margen, dependiendo de la extensión del escrito, con el fin de que en conjunto quede lo más estética posible.

La estética es fundamental a la hora de escribir y redactar una carta; ésta no puede presentar un aspecto sucio, con tachaduras, enmiendas o superposición de letras, que produ­cen sensación de rechazo al que las recibe. Se utilizan correctores de papel de polen, sintéti­cos, líquidos, lápices y gomas especiales, siempre que no sean excesivas las correcciones aplicadas sobre un mismo escrito, si la carta se realiza sin utilizar máquinas electrónicas y or­denadores; en éstos la corrección se efectúa en el display o pantalla antes de ser impreso el escrito.

• Márgenes

Los márgenes son los espacios que deben dejar en blanco alrededor de una página manuscrita o impresa.

El margen superior será desde el borde del papel hasta tres renglones más bajo del membrete, como mínimo.

El margen inferior no es aconsejable que tenga mucho espacio en blanco, aunque la firma no debe escribirse al borde final, porque sería incorrecto. Si la carta continúa en una se­gunda hoja, el margen inferior será de 2 cm, o a 8 espacios de palanca interlínea en máquina de escribir.

El margen izquierdo puede oscilar entre 3 y 5 cm, en máquina de escribir estaría a 16 0 19 espacios de barra espaciadora, con la finalidad de que la carta pueda ser taladrada para su posterior archivo. Uno o dos centímetros son las distancias recomendadas para el margen derecho; mecanográficamente son 6 0 9 espacios de barra espaciadora.

Este margen irá perfectamente alineado a lo largo del escrito. En máquinas de escribir manuales debe jugarse con los espacios con el fin de que todas las palabras encajen con una separación ortográfica correcta.

Las máquinas electrónicas y los ordenadores vienen provistos de instrucciones para justificar los márgenes, lo que permite una mayor rapidez.

• Sangría

Es el espacio que queda en blanco al comienzo de cada párrafo después de un punto y aparte. Las sangrías utilizadas en escritos mecanográficos son de 3, 5, 7, 10 espacios, depen­diendo de si el texto es muy corto o muy extenso.

La norma más generalizada es que las cartas se escriban a un espacio de separación entre renglones (uno de palanca interlínea en máquina de escribir); cuando la carta es muy pe­queña se aconseja que se haga a dos espacios y se utilicen sangrías de 10 espacios de barra espaciadora. Los puntos y aparte se harán a doble espaciado, si el cuerpo de la carta va a es­paciado sencillo (uno), y a tres de palanca interlínea si fuera doble.

Cuando la carta es muy extensa y no cabe en una página, es imprescindible usar otro folio, ya que se considera incorrecto escribir por el reverso del papel. Para indicar que continúa se pone al final de la primera hoja en la parte derecha el signo ./…; en la siguiente hoja se colo­ca en la parte izquierda …/., y al final de la última hoja del escrito el signo %, que significa fina­lización total.

Para segundas y sucesivas hojas, el papel será del mismo tamaño y clase que el utili­zado normalmente por la empresa, y tendrá impreso en el margen izquierdo, en letras de for­mato pequeño, el nombre de la empresa y, en la derecha, la palabra «hoja».

4.2. ESTRUCTURA

La carta comercial consta de tres partes:

– Encabezamiento. – Cuerpo.

– Pie o cierre.

A) Encabezamiento

El encabezamiento está compuesto por:

– Membrete: Es el nombre o título de una persona o empresa que, normalmente, figura impreso en la parte superior izquierda del papel o a lo largo de la cabecera. En el membrete se detallan el nombre y apellidos o razón social de quien escribe la carta, la dirección completa y el apartado de correos, número de teléfono o de fax, si lo tuviera. Actividad industrial que desempeña. Indicación de las sucursales.

Puede estar impreso en una sola tinta o varias. A veces lleva un anagrama comercial, logotipo de la empresa. Se confecciona de forma artística y agradable a la vista.

– Dirección: Como en su nombre se indica, figurará el nombre o razón social y el domi­cilio completo del destinatario de la carta. En la correspondencia normalizada está si­tuada en el ángulo superior derecho, inmediatamente debajo del membrete, es la más utilizada porque coincide con la ventanilla de los sobres. También puede ir colocada en el ángulo superior izquierdo, pero esta colocación, por lo ya dicho, tiende a desapare­cer.

– Asunto: En ella se detalla brevemente el motivo por el que se redacta la carta. Puede escribirse alineado al margen izquierdo, en el centro de la carta o en la parte derecha. Su posición correcta está entre la dirección del destinatario y el saludo.

– Referencias: Es un apartado muy importante para el control de la correspondencia, así como para establecer las posibles responsabilidades que se puedan derivar de la carta. Poner referencia está obligado en los escritos oficiales.

En la carta figuran dos clases de referencias:

• N/ref.: Se suelen poner las iniciales de quien ordena confeccionar la carta y de la persona que la mecanografía. Índica algún tipo de datos que puedan servir para el posterior archivo de la carta, así como para exigir las responsabilidades que el escrito pudiera originar.

• S/ref.: Se emplea cuando la carta es contestación a otra y se pondrán las siglas que figuraban en el apartado” N/ref:’.

– Fecha: índica el día, mes y año en que se ha escrito la carta. Su colocación en el pa­pel está relacionada con la que tenga el membrete, aunque generalmente suele poner­se en la parte superior derecha, empezando a escribir a partir de la mitad del folio hacia la derecha.

La fecha está formada por la población, nombre de la localidad desde donde se escri­be la carta. Puede omitirse cuando es la misma localidad la que figura en el membrete. El día se pone siempre en número y a continuación se escribe el mes, el cual no puede ir de forma abreviada y seria incorrecto utilizar letras mayúsculas. El año se escribe en números, sin utilizar el punto de separación de los miliares. Ejemplo: Madrid, 5 de junio de 1995.

– Saludo: Es la fórmula inicial de saludo. Deberá ser muy breve, agradable, sin exage­raciones, siendo las fórmulas más utilizadas “Estimado señor/señores”, una fórmula más moderna que las anteriores consiste en poner “Señor.” O “Señores:’.

No es correcto utilizar abreviaturas.

Se escribe debajo de la dirección del destinatario, dejando varias líneas en blanco.

B) Cuerpo

El cuerpo es la parte principal de la carta. En él se encuentra el contenido y el motivo fundamental de fa comunicación. Se empieza a escribir dos líneas por debajo del saludo.

Consta de tres partes:

1. Introducción, cuyo objeto es despertar el interés del destinatario o lector que la re­ciba. En la actualidad esta parte tiende a desaparecer, porque se persigue una exposi­ción clara y directa del asunto a tratar, evitando preámbulos.

2. Exposición, en la que narramos los hechos y la argumentación debida. Presenta­mos de una forma clara y concisa la idea o ideas fundamentales que son la razón de nuestra carta. Si aparecen cantidades se pondrán primero en número y a continuación en letra, entre paréntesis, para evitar confusiones.

3. La conclusión del cuerpo de la carta es el párrafo final que cierra nuestra exposición y, por tanto, debe ser una consecuencia lógica de lo expresado en el texto.

Ejemplos de frases comerciales que se utilizan en el cuerpo de las cartas:

• Al contestar su escrito de …

• Tenemos su amable carta del … • Acabamos de recibir su carta ,..

• La información que solicita en su carta …

• Agradecemos la atención que nos conce­den en la suya de …

• Correspondemos a su atta. carta del 19 del pasado mes …

• Nos referimos a su escrito del …

• Acusamos recibo de su escrito del … • Contestamos a su carta de fecha … • Contestando a su carta de …

• Tenemos su escrito del 22 de abril, al que gustosamente correspondemos …

• Hemos recibido su amable carta del…

• Por indicación de nuestro común amigo … • Les comunicamos…

• Les agradeceríamos nos informasen …

• Conforme a su atta. del 8 del actual, le informo de que …

• Informados debidamente de su atento escrito del 25 del mes pasado, le notifica­mos …

• Confirmamos nuestro telegrama de hoy … • El precio que le habíamos indicado en la nuestra del (…) regirá …

• Le informo …

• Confirmo las condiciones citadas en mi carta …

• En vista de que transcurrió bastante tiem­po sin recibir contestación a nuestra carta del 22 del mes pasada, les recordamos …

• Con agrado le comunico …

• Según carta del 10 de julio …

• Nos referimos a nuestra carta … • Con referencia a su carta de …

• Muy a nuestro pesar nos vemos obligados a

• Nos vemos obligados a comunicarles… • Estamos muy sorprendidos por …

• Sentimos mucho tener que …

• Con la presente dejo constancia que … • Considero un deber manifestarle …

• Confiamos en que a vuelta de correo … • No dudamos de que el asunto será …

• Esperamos que nuestro pedido sea acepta­do dentro del mes en curso …

• Esperamos merecer disculpas por … • Le pedimos excusa por …

• Reconocemos nuestro error y …

• Comprenderán que no podemos estar sa­tisfechos por su envío …

• Comprobamos que las mercancías vienen … • No comprendemos cómo ha podido …

• Es lamentable la falta de puntualidad …

• Creemos que es preciso que se decida, en su propio interés, antes del …

• Agradecemos por anticipado cuanta …

• Confiamos en que comprenderán nuestra posición …

• Estamos a su disposición para …

• Creemos que les hemos facilitado todos los datos …

• Para cualquier otra información …

• En consecuencia, les manifestamos nues­tros deseos de …

C) Pie o cierre

El cierre es independiente del contenido del escrito y constituye la parte final. Consta de: frase de despedida, antefirma, firma, posdata, anexo.

La frase de despedida debe reunir las mismas características de sencillez, brevedad, atención y respeto que el saludo, y concordar gramaticalmente con él. En la actualidad están en desuso las fórmulas largas y solemnes y se tiende a que sean concisas y sencillas. En mu­chas ocasiones se enlaza la despedida con el último párrafo de la carta.

Según la Real Academia Española se tendrán en cuenta las siguientes normas:

• Cuando no hay verbo, se pone coma (,) al final: cordialmente, afectuosamente, aten­tamente.

• Si hay verbo y está en 1 a persona, del singular o del plural, se escribe punto (.) al fi­nal: Le envío un cordial saludo. Quedamos a su entera disposición.

• Si el verbo está en 3a persona, del singular o del plural, no se pondrá ni punto ni co­ma: Les envían saludos. Le transmite cordialmente saludos.

Después de la frase de despedida figurará la firma, en la que se deja constancia ma­nuscrita de quien se responsabiliza del contenido de la carta. Es costumbre mecanografiar el nombre, debajo de la firma, sobre todo cuando ésta es ilegible. Cuando se trata de una empre­sa, la firma va precedida de la antefirma, en la que figura la empresa, o cargo del firmante, siendo sustituida en muchos casos por el sello de la empresa.

Si finalizada la carta, es necesario añadir algo más, se escribe la llamada postdata. Se inserta al pie del escrito, anteponiendo las siglas” P.D.”,P. S.” o “Nota”.

Cuando a la carta se adjunta documentos, catálogos, etc, se hace constar al pie, ante­poniendo la palabra” Anexo” .

La escritura a máquina de la carta comercial

La norma UNE 1081 indica las pautas a seguir para la ejecución de la correspondencia normalizada. Entre otras, señala:

– En la dirección el nombre de la vía pública, se escribirá en minúsculas, excepto la ini­cial, seguido del número del inmueble, no siendo necesario anteponer la abreviatura n°. Cuando no se trate de calle, sino de plaza, avenida, ronda, etc., se antepondrá al nombre de la vía pública la palabra correspondiente. La localidad se escribirá con letras mayúsculas.

– La fecha se consignará con el número del día, el nombre completo del mes y las ci­fras del año.

– En el espacio reservado al texto, se dejará sin mecanografiar un margen lateral iz­quierdo de 30 mm y otro en el lado derecho de 10 mm, que se procurará mantener lo más posible, sin rebasarlo.

– Los párrafos se distanciarán unos de otros por interlíneas de doble espacio al em­pleado en el escrito.

– Para evitar toda confusión, y principalmente en la correspondencia destinada al ex­tranjera, no se emplearán, en el texto, abreviaturas que no sean perfectamente conoci­das por el destinatario.

Normas mecanográficas de una carta comercial

Membrete

—————- ~ —–­fecha

DIRECCIóN

– DESTINATARIO .

1 4^,11 1,1% , ,, si

REFERENCIA

ASUNTO — –­

1 SALUDo

INTRODUCCION

………… ……… ….. …….. . ………………………….. 16019 -, -“, …………………………….

DESPEDIDA

ANTEFIRMA Y FIRMA

ÚNEA NOMBRE Del FIRMANTE

INICIALES:

POSTDATA 0 NOTA: ANEXO:

SIGLAS COPIA:

Modelo de Carta Comercial

CONSEAUTO, S.A.

– Agencia Oficial de SEAT –

San Antonio, 53 – 28003 MADRID – Teléfono 333 33 33 – CIF A-28401423

C®NTRANSA

P° Real, 28

8002 GRANADA

s/ref.:

n/ref.: JJ/rs

Asunto: SOLICITUD DE INFORMACIÓN Granada, 10 de febrero de 200X

Señores:

Rogamos a Uds. nos faciliten información acerca de su cliente D. Sera­fín Millán Rosal.

Se trata de conocer la solvencia real de este señor, y su fiabilidad a la hora de efectuar los pagos, ya que nos ha cursado un importante pedido.

Confiando en su pronta contestación, nos complace saludarles atentamente,

Fdo.: Rogelio Menéndez

Jefe de Ventas

Por la distribución de las partes que componen la carta comercial sobre el papel, po­demos clasificar los estilos mecanográficos en:

– Bloque total o extremo: Se caracterizan porque todas las líneas que componen la carta comienzan en el tope del margen izquierdo. Su confección es más rápida que la de cualquier otro estilo siendo el estilo más utilizado en la actualidad.

– Bloque modificado: Se diferencian del estilo bloque total en que las líneas de la fecha, despedida, antefirma y nombre, cargo del firmante y firma, parten del centro de la carta, hacia la derecha.

– Semibloque: Es igual que el bloque modificado pero los párrafos que componen la carta comienzan generalmente con una sangría de 5 espacios.

La lectura de estos escritos es mucho más fácil, las sangrías de cada párrafo ayudan a conseguirlo, al tiempo que la presentación resulta más agradable.

– Dentado colgante: Este estilo se utiliza principalmente cuando dentro de una misma carta se tratan asuntos diferentes. En él, la línea de la fecha puede escribirse a partir del centro o alineada con el margen izquierdo; las líneas de principio de párrafo, en muchas ocasiones en mayúsculas, parten del margen izquierdo y, el resto de las líneas del párrafo se escriben con sangría de cinco espacios; las líneas de despedida y cargo del firmante, van en el centro de la carta.

– Español: Es muy similar al estilo semibloque, diferenciándose de éste en que la línea con que comienza el cuerpo de la carta empieza en el punto en que terminó el saludo, pero dejando dos líneas en blanco.

4.3. DIFERENCIACIÓN SEGÚN LA FINALIDAD Y EL USO

1. De presentación y oferta

En las cartas de presentación y oferta hay diversidad de opiniones según los dife­rentes autores que tratan el tema. Puesto que los dos tipos de cartas suponen ofertas, debe­mos diferenciar el matiz y, por ello, utilizaremos la terminología de carta de presentación si tenemos que presentar a alguna persona (empleados, viajantes, nuevos directores, etc.) o si mostramos una empresa de nueva creación para que sea conocida en el mundo comercial.

Las cartas de oferta muestran, enseñan, ofertan artículos, precios o servicios que los empresarios ponen a disposición del público y entidades en general. Tienen como finalidad conseguir la venta de los productos de una empresa, motivando al lector para que los compre.

Su confección tiene que cuidarse mucho, puesto que es la «imagen de la empresa» en el exterior, y a los posibles compradores debe resultarles agradable: es obligatorio cuidar la estética y utilizar un lenguaje correcto y breve que se adapte a los destinatarios.

Es necesario conocer bien las cualidades de los artículos que se ofrecen para poder demostrar su calidad.

Es frecuente que este tipo de comunicación se acompañe de folletos informativos, ca­tálogos, muestras, etc., que figurarán en el correspondiente anexo.

2. De petición de catálogos

En muchas ocasiones es posible que sea el comprador el que inicie el contacto con el vendedor, del que solicita información de uno o más artículos mediante cartas de petición de catálogos, muestras, etc., a diferentes proveedores que puedan proporcionarle lo que nece­sita para el buen desarrollo de sus negocios.

Este tipo de cartas también pueden ser contestación por parte del comprador a la carta de oferta enviada por el proveedor, si ésta cumplió los objetivos para los que fue diseñada: despertar el interés y motivar al futuro cliente a pedir más información al respecto.

Estas cartas reúnen las siguientes características:

• Se pide información fundamental, incluidos precios, para decidirse o no a comprar.

• Se justifica la petición que se hace y las posibles molestias que inicialmente se oca­sionan.

• Se aconseja dar al escrito un tono cordial y de agradecimiento no reñido con su bre­vedad.

3. De pedido

Cuando un cliente posee la información necesaria sobre las ofertas de un proveedor, gracias a una carta de éste o a unas relaciones comerciales regulares entre ambos, se en­cuentra en condiciones de efectuar un pedido.

El pedido es un escrito mediante el cual se solícita a un proveedor el envío en firme de una mercancía o la prestación de un servicio, comprometiéndose el cliente por su parte a sa­tisfacer el pago de la mercancía y el precio acordado.

En realidad, un pedido supone un contrato de compraventa. Cualquier incumplimiento del mismo puede causar perjuicio a una o a ambas partes, por lo que es necesario respetarlo escrupulosamente, en cuanto a fechas de entrega, calidad elegida, etc.

El pedido es el encargo hecho por el comprador al vendedor. Es preciso tener mucho cuidado en la redacción de las cartas de pedido para evitar confusiones, debiendo tenerse en cuenta que el comerciante, al hacer un pedido, adquiere un compromiso, por lo que ha de puntualizar con claridad y exactitud las condiciones que desea.

Para evitar errores, la carta tiene que contener todos los datos que sean precisos, ex­puestos de forma sistemática, para que el proveedor o vendedor conozca exactamente lo que desea el cliente o comprador que realiza el pedido.

Para confeccionar una carta de pedido hay que tener presente que la redacción ha de ser clara y aportar el máximo de datos concretos, no pudiendo faltar los que se enumeran a continuación:

• Denominación de la mercancía. Clase de mercancía que quiere adquirir el compra­dor. Se describirá con toda claridad. Si la casa vendedora tiene catálogos explicativos, se denominará según aparezca en ellos.

• Cantidad de mercancía expresada en unidades de venta.

• Precio de coste, recargos sobre ese precio, gastos de transporte, bonificaciones y otros aspectos análogos. Se consignará el precio unitario y el precio total del pedido.

• Lugar donde se hará la entrega. Plaza a la que hay que servir la mercancía, tipo de embalaje, medio de transporte, contratación o no de seguro de transporte, y por cuenta y riesgo de quién corre el mismo.

• Fecha en que se realiza el envío, o fechas, si éste es fraccionado.

• Plazo de entrega del pedido.

• Penalización, si no se cumplen los plazos o por el motivo estipulado por el contrato de compraventa.

• Forma de pago: al contado, a 30, 60 0 90 días desde la fecha de la factura, etc.

• Al redactar el primer pedido, debe procurarse hacer referencia a las cartas anteriores que han posibilitado un acuerdo. Para los otros pedidos posteriores suelen utilizarse inicialmente frases como:

_ «Por la presente, les solicitamos…». – «Desearíamos recibir…».

– «Nos complace efectuarles el siguiente pedido…».

– «Les agradeceríamos nos enviasen…».

Si el cliente realiza por primera vez el pedido directamente a un proveedor, es aconse­jable acompañar los nombres de algunas entidades financieras, bancos, etcétera, para que la empresa vendedora pueda solicitar informes acerca del comprador. Dichos nombres pueden indicarse en el cuerpo de la carta o al pie de la misma.

Para facilitar la claridad y lectura de una carta de pedido es conveniente que los datos se pongan en columna, guardando un segundo margen.

Hay empresas que utilizan con frecuencia la carta de pedido para proveerse de los productos necesarios para su actividad comercial; en este caso usan impresos diseñados al respecto que en ocasiones se acompañan de una breve carta.

Clases de pedidos

1. Se llama pedido directo al que el comprador realiza sin ningún intermediario, es de­cir, por medio de una carta de pedido, telefónicamente, por telégrafo, télex, fax, etc.

2. El pedido es indirecto cuando entre el proveedor y el comprador existe un media­dor que cubre el pedido, representa a la casa vendedora y lo envía junto con una carta al proveedor, es decir, por mediación de un representante.

3. Se considera pedido en firme al contrato que cumple todas las condiciones con las que están de acuerdo el proveedor y el cliente sin esperar modificación alguna.

4. Pedido condicional es el que necesita en alguno de sus apartados una posterior aprobación.

El cliente, normalmente, en este tipo de pedidos expone una condición al proveedor, como por ejemplo: portes pagados, descuentos por pronto pago, rappel sobre ventas, etc. Si el vendedor se compromete a cumplir fa condición solicitada, el pedido se consi­dera en firme; en el caso contrario, sería nulo.

Aquí el proceso es más lento porque, además de la carta de pedido, interviene como mínimo otra carta de contestación aceptando o denegando la petición.

4. De denegación de pedido

No todos los pedidos que se cursan a los proveedores tienen resultado afirmativo; aun­que la política del vendedor es vender cada día más, hay algunas circunstancias que en un momento determinado impiden que esto se cumpla como, por ejemplo:

• Informes poco favorables sobre el comprador, entre los que puede figurar (a imposibi­lidad de poder pagar la deuda por diversos motivos, ya sea por no disponer de dinero efectivo, capital que le respalde o por su calidad de moroso, y por la poca seriedad con la que hace sus negocios, etcétera. En cualquiera de estas circunstancias no se le hará saber al comprador los motivos reales de la denegación, por lo que será menester em­plear términos utilizados en la cortesía comercial.

• Que los artículos que el cliente solicita no los posea el proveedor en stock ni los pue­da conseguir en una fecha prudencial, que hayan sido retirados de los muestrarios; en este caso se le comunicará esta circunstancia, al mismo tiempo que es aconsejable que se le indiquen los productos similares o más actualizados que podrían sustituirlos.

• Que las condiciones propuestas por el comprador no se ajusten a la normativa de ventas fijada por el proveedor.

Las cartas de denegación de pedido deben redactarse con mucho tacto, pensando en que el comprador si queda satisfecho con la respuesta podría ser un buen cliente en el futu­ro, cuando las circunstancias fuesen distintas a las actuales, lo cual no podría realizarse nunca si el comprador quedase molesto por las razones que se le exponen o por la forma de expre­sarlas.

5. De reclamación

Las cartas de reclamación son las que escribe el cliente al proveedor por incumpli­miento del contrato establecido mediante el pedido.

Una carta de reclamación debe redactarse denunciando con todo detalle lo que se re­clama y el porqué de la reclamación.

En este tipo de cartas el lenguaje tiene que ser correcto y ha de estudiarse con mucho cuidado, ya que fácilmente se pueden herir los sentimientos del destinatario de la carta. A ve­ces las circunstancias que provocan la reclamación no dependen del vendedor, sino de otras personas o entidades que intervienen en la negociación, por lo que un tono duro y excesiva­mente agresivo produciría situaciones desagradables, que no estarían justificadas posterior­mente.

Las causas que con más frecuencia dan origen a reclamaciones son las siguientes:

• Retraso en el cumplimiento de lo convenido.

• Envío de mercancías diferentes a las pedidas.

• Diferencia en la calidad y cantidad de los géneros.

• Mal estado de las mercancías enviadas.

• No cumplir con alguna de las condiciones del pedido.

• Falta de atención.

• Mal trato recibido.

• Errores en facturas, albaranes, etc.

En todas estas ocasiones, el cliente formulará una reclamación solicitando que se cumpla lo convenido aportando las pruebas pertinentes y la cantidad de pesetas que compense el daño sufrido.

Si esto fuera ya imposible (caso de los retrasos) exigirá una compensación o penaliza­ción, que incluso puede pactarse con anterioridad.

La reclamación no siempre puede tener como fin obtener soluciones concretas; su fun­ción, entonces será contribuir a evitar situaciones similares en el futuro.

Las reclamaciones por escrito gozan de una mayor seriedad, suministran el distancia­miento oportuno y permiten tener presente el texto al resolverlas.

6. De devolución

Las cartas de devolución se envían al fabricante o proveedor cuando, una vez anali­zada la mercancía recibida, se comprueba que no sirve para poner a la venta o para los fines que había sido pedida.

Las razones, entre otras, pueden ser por llegar fuera del plazo exigido; porque es de distinta calidad el articulo recibido al previamente solicitado; por modificación posterior de pre­cios sin comunicación previa por parte del proveedor…

El objeto fundamental de estas cartas es comunicar la devolución de la mercancía en­viada por el proveedor. El vendedor al recibir la carta suele mandar a casa del cliente a su re­presentante con el fin de mediar y comprobar los daños.

Estas cartas se redactan con lenguaje correcto, con descripción detallada del motivo real de la devolución.

5. TIPOS DE CARTAS, CIRCULARES, COMUNICACIONES BREVES, DE RÉGIMEN INTERNO Y EXTERNO

Como hemos señalado, las clasificaciones de la comunicación escrita en la empresa son muchas, pero independientemente de su clasificación los distintos modelos y sus características son las siguientes:

A) LA CARTA CIRCULAR

La carta circular es una carta comercial que se confecciona en serie y cuyo contenido se comunica a más de una persona o empresa.

Se utiliza un modelo único, que muchas veces se imprime a multicopista y también con ordenador. De este modo, solamente queda poner la dirección de cada persona o empresa a la que se envía.

Para facilitar este trabajo, las empresas bien organizadas cuentan con me­dios informáticos con los que, una vez corregido el original, se confeccionan las cartas en serie; a la hora de poner las direcciones se emplea la misma técnica, dando una imagen de cartas realizadas individualmente para cada destinatario, lo que hace que sean mejor recibidas que las circulares impresas en litografía o por sistemas de fotocopiado, que raramente son tomadas en cuenta.

En esta modalidad de carta no es aconsejable que la firma esté impresa, porque a primera vista se detectaría que es una circular y perdería interés. La firma manual, una a una, es la medida más apropiada, aunque resulte una tarea laboriosa, sobre todo si se trata de grandes cantidades; se aconseja poner el cuño auténtico de la empresa para darle una estética más personalizada.

Generalmente, una carta circular no requiere una contestación, a menos que fa persona a quien va destinada esté interesada en la oferta.

Si se tiene interés en que se preste atención a la circular, ésta debe ir en sobre cerrado en lugar de abierto, aunque esto depende de la importancia o reserva de la in­formación, y también hay que tener en cuenta que el franqueo como carta y no como impreso encarece el envío.

La redacción de una carta circular tiene que estar perfectamente pensada para el tipo de público al que va dirigida. Es conveniente evitar palabras que den lugar a equí­vocos o interpretaciones diferentes de lo que se quiere realmente expresar; por eso las ideas se presentarán de forma sencilla y clara, exponiéndolas organizadas secuencialmente para no originar confusión.

Si el tipo de comunicación que se transmite puede enviarse en diferentes épocas del año, la carta circular no lleva fecha. Si se trata de alguna campaña con duración de tiempo determinado, en la fecha se pone sólo el mes del que se trate (febrero, julio…).

La fórmula de saludo es más amplia y generalizada, puesto que va dirigida a personas muy diversas; debe tenerse en cuenta si su destinatario son personas físicas o jurí­dicas, o ambas a la vez.

Se utiliza papel con el membrete de la firma que emite la carta circular, de la misma forma que en la confección de cartas comerciales.

Clases de cartas circulares

Circulares interiores

Las cartas se denominan así cuando las personas que las reciben están en un ámbito reducido, es decir, pertenecen a la empresa o entidad que las emite.

• Dentro de esta clase de circulares, las informativas comunican noticias que interesan a todos o a la mayoría del personal.

• Las circulares administrativas regulan las normas que deben seguir los departamentos administrativos, tanto desde el punto de vista de la organi­zación como del trabajo en sí mismo.

• Las técnicas son circulares sobre el conjunto de normas específicas en una materia determinada de la empresa. Se requiere un(a) experto(a) que aconseje o explique el camino a seguir.

• Por último, las circulares de orientación contribuyen a instruir, guiar y ex­plicar maneras de hacer determinadas actividades para aunarlas.

Circulares exteriores

Este tipo de cartas son las que se remiten desde la empresa a destinatarios que están fuera de ella para informarles de los cambios, ampliaciones, inauguraciones, campa­ñas de lanzamiento de nuevos productos o publicitarias y de cualquier actividad que se consi­dere interesante para el desarrollo y buena marcha de la compañía.

Los asuntos tratados en las circulares exteriores pueden ser muy diversos, ya que éstas van dirigidas a destinatarios que no pertenecen a la empresa o entidad remitente.

Es conveniente que las circulares no se limiten a dar la noticia, sino que justifiquen las causas que aconsejaron la creación de la empresa, el cambio de domicilio, etc. También deben resaltarse las ventajas que el acontecimiento anunciado puede reportar al des­tinatario.

Las circulares que anuncian la creación de una empresa o el nombramiento de algún cargo directivo de la misma deben llevar al pie un modelo de las firmas de los cargos directivos de la compañía, para que en el futuro los que mantengan relaciones comerciales con ésta puedan juzgar si las firmas de las cartas o documentos son auténticas y a quién pertene­cen.

Cuando se traspasa un negocio deben enviarse dos circulares en un mismo sobre a las entidades con las que se mantienen relaciones comerciales. En la primera, los anti­guos propietarios anuncian la cesión del negocio, elogiando a los nuevos dueños y agrade­ciendo las atenciones recibidas a lo largo de su vida comercial. La segunda sirve de presenta-

ción de los compradores, al mismo tiempo que propone la continuación y mejora de los servi­cios que la antigua empresa ofrecía.

Circulares oficiales

Estas cartas son emitidas por funcionarios con cargo en la Administración para dar a conocer cualquier tipo de comunicación que consideren oportuna.

B) INFORMES

Los informes recogen los datos resultantes de una pequeña investigación o acopio de información, con el fin de que los utilicen una o varias personas interesadas.

Las empresas han de recibir las informaciones necesarias para desarrollar su actividad. El escrito que recoge todas estas informaciones se denomina informe.

Los informes se pueden obtener acudiendo a una agencia de información especializada, representantes, asesores, empresas o entidades de confianza, bancos, etcétera, lo que en cualquier caso se realiza por medio de una carta comercial.

Esta clase de correspondencia exige un léxico especializado, según sea el asunto tratado, por lo que es frecuente encontrar palabras técnicas en ellas.

En algunos informes es conveniente el uso de estadísticas y cuadros que demuestren las afirmaciones realizadas. El contenido ha de redactarse con suma discreción y ecuanimidad por los perjuicios que podrían ocasionarse, en el caso de que fueran inexactos, y siempre será justo e imparcial.

Los datos facilitados estarán basados en hechos conocidos por relaciones directas, pues debe hacerse constar expresamente, con el fin de salvar la responsabilidad de la empresa, que la información ha sido conocida a través de terceras personas, manifestando en cualquier caso la firme promesa de guardar en secreto el informe que se reciba. Es decir, esta­rá documentado.

Las cartas de contestación deben basarse siempre en la realidad, sin men­tiras ni grandes exageraciones. Si se desconoce algún dato es aconsejable dejarlo en blanco.

Las partes de un informe

• Título: Debe explicar claramente el tema.

• Introducción:

– Sitúa al lector en el asunto a tratar.

– Señala también el punto de vista del que parte.

• Exposición de los hechos:

– Nivel en que se encuentra la investigación.

– Situación actual del asunto.

– Exposición del tema.

– Estado de los estudios realizados.

• Reflexión:

– Valoración de lo expuesto.

– Crítica de la situación.

• Conclusiones: De acuerdo con lo establecido en los apartados anterio­res.

• Proyección futura:

– Posibles alternativas.

– Formas de abordar la cuestión en el futuro.

– Modo en que se va a seguir la investigación.

Clases de informes

Cuando a la vista de los informes negativos la empresa no quiere participar, o no cree conveniente comunicarlos, es preferible que se excuse a que oculte la verdad o fal­see los datos solicitados.

Las empresas que utilizan frecuentemente la petición de informes suelen tener unos impresos con este exclusivo fin en los que figuran los datos que les interesa cono­cer.

Los más utilizados por la empresa son:

a) Los informes propiamente dichos son comunicaciones escritas que la empresa pone en conocimiento de! personal, con la intención de dar a co­nocer algún hecho que, en determinados casos, no puede ser conocido de manera inmediata.

Este tipo de informes tiene por objeto suministrar ideas básicas, puntos de vista y elementos de juicio que permiten adoptar las actitudes y decisiones más acertadas.

Es de gran interés para los empresarios conocer la situación de los merca­dos en los que desean introducirse o trabajar, al igual que toda fa informa­ción necesaria al respecto, como:

• Número de empresas similares en la zona con las que pueda compe­tir.

• Precios de la competencia.

• Demanda del producto ofertado.

• Gustos del público.

• Posibilidades de venta en la zona.

• Forma de orientar la propaganda, conociendo la de la competencia.

b) Los informes personales, como su nombre indica, tratan de comunicar las características fundamentales de las personas acerca de las cuales se realizan.

La empresa los solicita cuando:

• Se contrata a un nuevo empleado.

• Un empresario desea iniciar relaciones comerciales mediante un pe­dido.

La seriedad, el carácter, la responsabilidad, la inteligencia, la experiencia y la preparación técnica de un trabajador son imprescindibles para la buena marcha de la empresa.

Los informes personales pueden referirse también a personas con las que haya que mantener una negociación. Es costumbre que una empresa, al efectuar su primer pedido a otra, indique nombres de casas comerciales con las que trabaja en la actualidad y a las que se puede pedir informes.

Las principales preguntas, en este caso, se refieren a:

• Morosidad en el pago.

• Devolución de pape! (letras de cambio).

• Créditos concedidos.

• Capacidad de endeudamiento.

• Seriedad y responsabilidad del empresario, etc.

En la carta de petición de informes el empresario que los solicita debe ofre­cer su colaboración para cuando se requiera, prometiendo guardar la dis­creción necesaria sobre los informes que reciba.

Las cartas de contestación deben responder a las preguntas solicitadas.

Si los informes personales son muy malos puede pedirse que la carta sea destruida una vez leída. Como medida de precaución en estos casos, suele enviarse la respuesta en papel sin timbrar y sin firma.

La mayoría de las entidades bancarias disponen de unos impresos espe­ciales para contestar en estos casos, aunque presenten cierta reserva si la solicitud no proviene de clientes con los que mantienen relaciones comer­ciales.

Las Agencias de Información efectúan, por medio de formularios impresos, tanto la solicitud de informes como la contestación, si bien el membrete y la distribución del impreso varían según la agencia.

c) Los informes comerciales pueden tener como fin facilitar el estudio so­bre los proveedores.

No sólo el proveedor puede necesitar información sobre el cliente para sa­ber si va a cobrar la mercancía enviada, sino que es normal, dependiendo del importe de la compra, calidad del artículo a comprar, etc., que el cliente quiera conocer, con vistas a asegurar la recepción del material pedido, la formalidad, seriedad, condiciones de venta y plazos establecidos, y si estos plazos son respetados por el vendedor, porque dependiendo de esto el cliente se expone a perder cantidades de dinero en las grandes partidas, lo cual podría evitarse en condiciones normales.

d) Otro tipo de informes comerciales se refieren a los avances de la técni­ca, a los productos que la competencia puede, en un momento determina­do, introducir en el mercado, y en este caso hay que estar preparados para poder competir.

Algunos informes comerciales, debido a sus características especificas, po­drían tranquilamente incluirse dentro de los informes técnicos, dependiendo siempre de la especialidad de que se trate.

C) SALUDA

Los saludas son comunicaciones breves para transmitir avisos, notificacio­nes, felicitaciones, invitaciones, etc., utilizadas por autoridades, directores de entidades y, en general, por aquellas personas cuyo cargo les obliga a saludar a otras de forma protocolaria.

El papel utilizado es el DIN A5 (14,8 x 21 cm) y debe ser grueso y de cali­dad, debido al tipo de personas que lo emplean.

La distribución está normalizada, adaptándose al modelo que se muestra.

Márgenes

• Izquierdo: Abarca 2 cm u 8 espacios de barra espaciadora, si se realiza mecanográficamente o en ordenador, hasta el comienzo del texto.

• Derecho: Igual que el anterior (2 cm).

• Superior e inferior: Dado que la introducción y la despedida, general­mente, van impresas en el documento, no es necesario fijar estos márge­nes.

El saluda consta de tres partes:

– Encabezamiento: En él va impreso el cargo o titulo de la persona que lo extiende, figurando a continuación, de forma muy destacada, la palabra “saluda”, en el centro del escrito. El encabezamiento, generalmente, está impreso en el encabezamiento.

– Cuerpo: Comienza con la preposición “a”, impresa en minúsculas, escri­biéndose a continuación el texto que motiva la comunicación.

– Pie: En él figura impreso el nombre y dos apellidos del remitente, una fórmula de cortesía y el nombre de la población, con espacios en blanco para consignar la fecha.

En la redacción mecanográfica del saluda se han de contemplar los si­guientes aspectos:

– Se escribe en tercera persona. – Debe ser formal y conciso.

– Ha de mecanografiarse a dos espacios y en sentido vertical. – No suele ponerse la dirección del destinatario.

– No se firma.

Modelo de Saluda

El Director Comercial de la Empresa Madrileña de Suministros, S.A.

SALUDA

a Da MARÍA TERESA ROMERO DEL CAMPO y le comu­nica que el próximo día 23 del presente, a las 14 horas, y en la Sala de Juntas del domicilio social de esta empresa, tendrá lugar la Reunión Anual de Delegados, en la que se presentará el Plan de Ventas para el ejercicio actual.

Antonio Salamanca Torres

aprovecha gustoso la ocasión para re itera ríe el tes­timonio de su consideración y estima.

Madrid, 7 de enero 1992

Las frases de cortesía utilizadas en saludas son:

• “Aprovecha esta oportunidad para ofrecerle sus respetos”.

• “Aprovecha gustoso esta ocasión para ofrecerle su consideración”.

• “Aprovecha esta oportunidad para ofrecerle el testimonio de su considera­ción más distinguida”.

• “Aprovecha gustoso la ocasión para hacerle presente el testimonio de su consideración más distinguida”.

D) INSTANCIA

La instancia es un escrito que tiene por finalidad formular una petición o re­clamación a una persona de rango superior, o bien a las autoridades, departamentos de la Ad­ministración o entidades.

Toda instancia recibe el nombre de solicitud, pero cuando va dirigida a determinadas autoridades se denomina:

• Memorial. Cuando se dirige a un monarca o príncipe, Jefe de Estado, Sumo Pontífice.

• Exposición. Si se envía al Parlamento o al Senado.

• Recurso. Se denomina así a la segunda instancia que se dirige a un mismo organismo, o a otro de categoría superior, por negarse a aceptar el firmante la proposición que considera injusta como respuesta a la petición que se había presentado previamente.

El papel utilizado para su presentación y realización es siempre de tamaño folio. En algunos organismos (Ayuntamientos, Delegaciones de Hacienda, Policía…) tienen instancias impresas para determinadas peticiones que se realizan con frecuencia, como solici­tudes de pasaportes, becas, DNI, etc., en las que el solicitante sólo rellena sus datos persona­les y cubre las líneas que aparecen en blanco.

Las instancias pueden escribirse a mano o a máquina y siempre en sentido vertical. Si se realiza de forma manual es aconsejable que la letra utilizada sea perfectamente legible para que no exista ninguna duda o mala interpretación sobre la petición que se expone.

Los márgenes aconsejados para una distribución correcta del escrito en

una instancia son:

• Superior: De 5 a 7 cm, es decir, entre 20 y 25 espacios de palanca inter­línea; el(la) mecanógrafo(a) elegirá los adecuados en función de fa exten­sión del texto.

• Inferior: Debe ir a 2 cm del borde del papel o a 8 espacios de palanca interlínea. El pie de la instancia se comenzará a escribir a 7 espacios de barra espaciadora a partir del extremo izquierdo del folio.

• Derecho: Se dejará siempre un espacio en blanco de 2 cm; con barra es­paciadora serán 7 u 8 espacios.

• Izquierdo: Desde el borde del papel se dejarán, antes de empezar a es­cribir, 28 espacios de barra espaciadora, lo que equivale a 1/3 del ancho del folio.

Sólo en instancias memorial se dejará la mitad del ancho del papel, como símbolo de mayor cortesía hacia la persona o entidad ante la que se pre­senta.

Las partes de una instancia son:

El encabezamiento

El conjunto de palabras con las que se comienza este tipo de escrito, consta de los datos personales del solicitante, que son los siguientes:

• Nombre y apellidos (se aconseja escribirlos en letras mayúsculas).

• Domicilio.

• Lugar de nacimiento.

• Profesión.

• Estado civil.

• N° Documento Nacional de Identidad (DNI).

• N° de Identificación Fiscal (NIF) en algunos casos.

Una instancia puede presentarse en nombre propio o en el de otra persona, organismo, institución o grupo de personas, en cuyo caso se hará constar en el encabeza­miento.

El cuerpo

Comienza a escribirse a continuación del membrete después de dejar doble espaciado. Comprende: exposición y solicitud.

1. La exposición está compuesta por todos aquellos datos y circunstancias que se considera necesario presentar con miras a obtener la solicitud, es decir, las razones sobre las que se fundamenta la instancia. Se inicia con la palabra «EXPONE»: acompañada siempre de dos puntos y escrita en letras mayúsculas, centrada en el cuerpo de la instancia o en el margen izquierdo a la altura de la primera línea de la exposición.

A continuación se pone siempre la palabra «Que» para comenzar a expo­ner los motivos de la petición. Si en el escrito incluimos diversos asuntos, o varias razones, éstos se detallarán de manera clara y concisa, utilizando para cada uno párrafos distintos que empiezan siempre por la palabra «Que» y terminando el último párrafo con la frase: «es por lo que…».

2. Solicitud. Después de dejar doble espaciado, se formula la petición que se quiere hacer, escribiendo la palabra «SOLICITA» siempre en letras ma­yúsculas. Ésta puede colocarse centrada en el cuerpo de la instancia se­guida de dos puntos (:) o en el margen izquierdo con punto y coma (;) o coma (,).

Este apartado resume las consecuencias de todo lo expuesto anteriormen­te, rogando que la instancia sea atendida en virtud de los derechos, pre­ceptos o requisitos en que se ampara el solicitante.

El cierre

A continuación viene el cierre del documento, después de haber dejado do­ble espaciado de palanca interlínea. Dicho cierre comprende estas partes:

• Una vez terminado el escrito, y después de punto y aparte, consignare­mos la plaza desde donde escribimos, es decir, la localidad, y en la misma línea pondremos la fecha en letra para determinar la validez del escrito y evitar cualquier rectificación.

También es válido escribir la fecha con cifras, lo que permite hacerlo más rápidamente; actualmente se tiende a incrementar el uso de este formato.

• Debajo de la fecha se pone la firma; el solicitante debe firmar y rubricar a mano en la forma habitual. No lleva antefirma.

• El pie comienza a escribirse a 7 espacios de barra espaciadora desde el borde izquierdo del folio y a 2 cm del final del papel.

El tratamiento a quien se eleva la instancia se pone en abreviatura (Sr., S.A.R., V.E.) y, al igual que el cargo completo y la localidad donde reside la autoridad a quien se dirige el documento, con letras mayúsculas, para evitar posibles errores de interpretación en la escritura.

La instancia se redacta en tercera persona, por eso las palabras son expo­ne y solicita en lugar de expongo y solicito; de esta forma se refleja mayor cortesía y conside­ración por parte del solicitante.

Los apartados «expone» y «solicita» expresan el contenido de la instancia. Al redactarlos es conveniente y necesario ser preciso, claro y breve, sin incurrir en el error de repetir los mismos conceptos en los dos apartados.

La exposición debe recoger los motivos que inducen a efectuar la solicitud, y esta última tiene que expresar simplemente la razón por la que se realiza la petición.

En la redacción de las instancias se utilizan palabras como: recurrente, exponente, suscribe, solicitante que forman parte del lenguaje específico de este tipo de do­cumentos.

Cuando el texto no cabe en el anverso se continúa en el reverso. Se puede escribir a uno o dos espacios de palanca interlínea, según aconseje la extensión del escrito, dejando doble espaciado en los puntos y aparte.

Si la instancia se dirige a una autoridad superior por medio de otra persona de categoría inferior, esta última tiene que informar a la primera. Este informe se escribe en el margen izquierdo, centrado respecto al texto.

Ejemplo:

«Este Departamento informa favorablemente esta solicitud»

Barcelona, 12-9-93

EL JEFE DELdpto de PERSONAL

Existen cantidad de ocasiones en las que es necesario presentar la solici­tud correspondiente para que se pueda ejecutar la petición. Algunos casos son:

• Para solicitar puesto de trabajo.

• En contratos de cualquier tipo.

• Para concursar en oposiciones.

• En la petición de certificaciones.

• Para solicitar reducción de plantilla de personal en una empresa.

• Como petición de anulación de una sanción de tráfico.

• Para pedir la instalación de un contador de agua, de luz,…

• En la empresa, para pedir declaración de quiebra, o suspensión de pagos.

• Cuando se quiere abrir una nueva industria para pedir autorización.

• Para realizar reformas, obras y ampliaciones.

• Para realizar la inscripción en el registro mercantil, etc.

En algunas ocasiones habrá que hacer constar en la instancia que se acompaña de los documentos que se exigen para la presentación y admisión de la misma sin cuyo requisito ésta será dada por no válida.

Cuando se entregan varios documentos importantes en una oficina de la Administración, se presenta también una instancia en la que se enumeran cada uno de los es­critos que allí quedan depositados. A la instancia se le pone el sello del registro que recibe la documentación, sirviendo así como justificante para la persona que deja los documentos; y en caso de extravío o pérdida de los mismos es el organismo el que se responsabiliza del hecho.

Los tratamientos utilizados en la instancia son:

En la línea de adecuar el lenguaje comercial a la realidad social, las nuevas tendencias apuntan a generalizar el tratamiento de las personas independientemente del cargo que tengan. En este sentido, se ha conseguido unificar criterios, en todos los cargos con cate­goría inferior a Director General, se aconseja tratamiento de Señor y se mantiene Ilmo. Sr., Excmo. y V.E. para altos cargos.

Ejemplo:

E) CERTIFICADO

El certificado es un documento mediante el cual se da fe de la veracidad de un hecho determinado para que surta efectos legales o administrativos.

La expedición de certificados es muy frecuente, ya que a través de ellos, se acreditan hechos tales como los estudios realizados, las retribuciones percibidas, el domicilio, etc., que son requisitos imprescindibles en determinados acontecimientos profesionales o per­sonales, como oposiciones, matriculas, solicitud de D.N.I., permiso de conducir, etc.

La persona que expide un certificado puede ser una autoridad de la Admi­nistración Pública, una empresa, un instituto, la universidad, etc.

Los certificados se realizarán a máquina o con ordenador, guardando los márgenes siguientes, siempre que no existan impresos con los datos consignados para tal efecto:

• Superior: De 8 a 10 espacios de palanca interlínea, 0 3 cm aproximada­mente.

• Interior: Este margen queda supeditado a la extensión del escrito, lo que depende del tipo de certificado que se precise.

• Derecho: Pueden utilizarse de 4 a 6 espacios de barra espaciadora, 1 cm aproximadamente.

• Izquierdo: Se utiliza 1/3 del papel como margen de cortesía, que equivale a 28 espacios de barra espaciadora.

El certificado consta de tres partes:

Principio.

– Cuerpo.

– Terminación.

Principio

Comprende los siguientes apartados:

– Membrete: En él figura la identificación del organismo o entidad que expi­de el certificado.

Generalmente va situado en el ángulo superior izquierdo del papel.

– Encabezamiento: Se incluyen el nombre y los apellidos de la persona que certifica, escritos en mayúsculas, así como el cargo en virtud del cual expi­de el certificado. Debe escribirse a 9 espacios de barra espaciadora del borde del papel en el lado izquierdo y a 5 espacios del borde derecho.

Cuerpo

Se inicia con la expresión “CERTIFICA:” o “CERTIFICO:”, escrita en ma­yúsculas (a 1/3 del ancho del papel), seguida de la palabra” Que?’, escribiendo a continuación el hecho que se certifica. Cuando son varios los asuntos que se certifican se escriben en párrafos aparte, empezando cada uno de elfos con la conjunción” Que?’.

Terminación

Contiene los siguientes apartados:

– Frase final, que se ajusta a fórmulas del tipo “Y para que conste, y a peti­ción del interesado, expido el presente certificado en..:”, “Y para que conste y surta los efectos oportunos, expido la presente certificación en…

– Fecha, enlazada con la frase final y escrita en letra en su totalidad.

– Firma y sello, que da validez al certificado. La firma irá debajo de la fecha y, junto a ella, se estampa el sello del organismo o empresa que expide el certificado.

– Visto bueno, que figura en la parte inferior izquierda, en los casos en que sea preciso, como, por ejemplo, en las certificaciones extendidas por los Organismos Públicos.

En el visto bueno, abreviado V°B°, debe constar la firma de la autoridad su­perior a quien extiende el certificado.

A la hora de redactar un certificado se han de tener en cuenta los siguien­tes aspectos:

• Claridad de expresión en el contenido.

• Cuando se certifiquen datos relativos a una persona o entidad, el nombre se pondrá siempre en letra mayúscula.

• Se escribe en tercera persona a no ser que el certificante sea una autori­dad superior.

• Cuando la certificación se hace en nombre de un superior, se escribirá: «CERTIFICO: Que por orden de » (nombre de la autoridad que lo ha orde­nado).

• La presentación de un certificado ha de ser correcta; no debe tener ta­chaduras, enmiendas o palabras intercaladas, puesto que sería declarado no válido, perdiendo toda la legalidad que se le exige.

• En ningún momento el contenido puede presentar dudas, en cuyo caso, también sería invalidado.

Modelo de Certificado

CONSEAUTO, S.A.

– Agencia Oficial de SEAT –

San Antonio, 53 – 28003 MADRID – Teléfono 333 33 33 – CIF. A-28401423

Da MARÍA DEL CARMEN SANTOS GOMAZ, DIRECTORA DEL DE­PARTAMENTO DE RÉGIMEN INTERNO DE CONSEAUTO, S.A.

CERTIFICA: Que D. MARIANO MENÉNDEZ GARCÍA, con D.N.I. n° 1.2340567, ha venido prestando sus servicios en esta empresa, como Jefe de la Sección de Ventas, durante 5 años, cesando en el día de la fecha a petición propia. Durante dicho tiempo se ha observado una intachable conducta.

Y para que conste, y a petición del interesado, expido la pre­sente certificación en Madrid, a veinte de marzo de mil novecientos noventa y dos.

María del Carmen Santos Gomaz

F) ACTAS

Son comunicaciones de régimen interior que sirven para dar fe de cuanto ha sucedido en una reunión. Recogen todos los acuerdos adoptados y un resumen de lo ma­nifestado por los concurrentes a la misma.

Las sociedades están obligadas a tener un libro de actas.

Las partes fundamentales de que consta el acta son las siguientes:

– Asistentes: En ella figura la relación de participantes. Se anotan en la parte derecha del escrito, por orden de categoría y con la especificación de sus cargos.

– Encabezamiento: Es la identificación del acta. Podrá comenzar con el número de acta o bien iniciarse directamente con una fórmula del tipo “En Madrid, a..:”, especificando la clase de reunión, es decir, Asamblea, Junta, Claustro, etc., e indicando si se trata de una reunión ordinaria o extraordina­ria.

Se hará constar el nombre de la entidad que celebra la reunión, así como la población, domicilio, día, mes, año y hora en que se lleva a cabo.

Se consignará el orden del día o si se ha dado lectura al mismo, y la perso­na que lo ha hecho.

– Cuerpo: En ella se detallan punto por punto los asuntos tratados y los acuerdos tomados, con brevedad y claridad.

– Despedida: Se inicia con una fórmula de despedida del estilo de “Y no habiendo más asuntos que tratar, se levanta la sesión a las … horas, en el lugar y fecha arriba indicados”. En el párrafo siguiente el secretario de la reunión da fe de lo expuesto en el acta.

– Firmas: El acta será firmada por el secretario y, en muchos casos, será necesaria también la firma (o el V°B°) del presidente, o/y la firma de los vo­cales.

G) OFICIO

Es la comunicación escrita empleada por la Administración Pública para comunicarse entre sí o con particulares.

Los oficios reciben distintos nombres según su aplicación. Así, se denomina comunicación al utilizado para que dos organismos se comuniquen entre si; notificación al oficio de contestación a una instancia, etcétera.

El oficio es el escrito que se emplea con más frecuencia en la Administra­cíon pública

La presentación del oficio se realiza en dos tipos de tamaño de papel, en folio o en cuartilla, dependiendo siempre de la extensión del texto, aunque es más usual utilizar el formato de cuartilla.

El papel que se utiliza es de tamaño UNE, suele llevar impreso en la parte superior izquierda el membrete del Organismo correspondiente.

Los márgenes se ajustarán a las siguientes medidas:

– Superior: De 5 a 6 cm.

– Inferior: Viene fijado por el pie del escrito.

– Derecho: Aproximadamente 1 cm.

– Izquierdo: Entre la mitad y la tercera parte del ancho del papel.

El oficio podemos dividirlo en tres partes:

• encabezamiento.

• Cuerpo.

• Cierre.

El encabezamiento consta de las siguientes partes o elementos:

• El membrete, que suele estar situado en el ángulo superior izquierdo del papel, impreso con los datos del remitente, es decir, el Organismo que lo envía, con su anagrama o logotipo correspondiente.

• Las referencias forman parte del encabezamiento, pudiendo situarse de­bajo del membrete o en la parte superior derecha.

• La referencia indica la Sección, Negociado o dependencia que se res­ponsabiliza del despacho del documento.

Cuando aparecen cuatro letras separadas por un trazo vertical, las dos pri­meras corresponden a la iniciales del funcionario que ha redactado el texto y las dos últimas al que lo ha mecanografiado.

• El número hace referencia al Registro de Salida de la dependencia, para su posterior localización, clasificación y archivo.

• El asunto resume en pocas palabras el texto que se trata en el oficio.

El cuerpo del oficio contiene el texto de la comunicación. Se empezará a escribir a 28 espacios de barra espaciadora, al lado izquierdo del papel, dejando 4 espacios en

el margen del lado derecho. En cuanto a las sangrías, o espacios en blanco, al principio del párrafo y después de punto y aparte se aconseja dejar 3 0 5 espacios de barra espaciadora.

Los oficios se escriben a máquina o con ordenador a un espacio de palanca interlínea; sólo en casos extremos, cuando la comunicación es muy breve puede hacerse a dos. En los puntos y aparte se pondrá doble espaciado. Estas normas son siempre fijas para la presentación de estos documentos.

Frases utilizadas en el cuerpo del certificado

El texto comienza con fórmulas de introducción como, por ejemplo:

• «En contestación al escrito n° …………….., referencia ……………………………. de fecha ………

. «Cúmpleme comunicarle que …………………………………………………………….

• «Tengo el honor de comunicarle que …………………………………………………. .

«Le comunico que ……………………………………………………………………………

«Con motivo de las fiestas patronales tengo el honor …………………………… .

«Sírvase disponer …………………………………………………………………………….

• «Me complace poner en su conocimiento que …………………………………….. .

«Para su conocimiento y oportunos efectos ………………………………………… .

«Tengo el gusto de adjuntar ……………………………………………………………… .

«pongo en su conocimiento ………………………………………………………………

• «Adjunto tengo el honor de remitir a usted …………………………………………..

• «En atención a lo solicitado en su escrito n° …… de fecha ………. se acompañan….

«Tengo el honor de informarle ………………………………………………………….. .

«En relación a su escrito n° …….. de fecha …………………. se acompaña ….

A continuación de la frase de introducción sigue una breve y clara exposi­ción del asunto que se desea comunicar.

Al final del texto, después de punto y aparte, suele indicarse la finalidad que se persigue con la remisión del oficio utilizando frases tales como:

• «Lo que le comunico para su traslado al interesado ……………………………..

• «Le ruego devolución del adjunto acuse de recibo ……………………………….

• « Lo que comunico a usted a los efectos oportunos ………………………………

El cierre.

A continuación con espaciado de punto y aparte, es decir, doble, se escribe la localidad donde se cursa el oficio y la fecha en una sola línea. El mes se pondrá con letras minúsculas, los días pueden escribirse con números o con letras, el año en números, siendo incorrecto poner el punto a los miles.

• La antefirma o cargo de la persona que firma se escribirá en letras ma­yúsculas a doble espaciado de la fecha y localidad. Todo oficio tiene que llevar consignado el cargo que desempeña el que lo firma.

• Para la firma se dejarán 4 0 5 espacios de palanca interlínea (un centí­metro y medio aproximadamente) de la antefirma. La firma debe estar ru­bricada.

En los escritos oficiales las firmas tienen un orden de categoría; así la per­sona de menos categoría firmará hacia la derecha y más arriba, escribiendo hacia la izquierda y más abajo la de mayor categoría e importancia.

El sello del Organismo que expide el oficio se estampa a la izquierda de la firma o firmas.

• El pie está formado por el nombre de la persona a quien va dirigido el ofi­cio; se pone en la parte inferior del mismo y se considera incluido en el cie­rre.

El margen izquierdo del pie se sitúa a 7 espacios de barra espaciadora del borde del papel para empezar a escribir, ocupando todo lo ancho de éste, el nombre, y si procede, el tratamiento, cargo de la persona a quien va diri­gido el oficio, y población, en letras mayúsculas y sin abreviar. La distancia desde el pie hasta el borde inferior del papel es de 2 cm (8 espacios de palanca interlínea).

La redacción de un oficio debe ser clara, concisa, formal, breve y sin for­malismos inútiles. Este documento se redactará en tercera persona, evitando expresiones co­mo «yo», «me», «mí».

Si el contenido del oficio es muy extenso y no cabe en el anverso de la ho­ja, se continúa en el reverso de la misma invirtiendo los márgenes.

Cuando sólo falta espacio para poner la localidad, fecha y firma se escribirá en la parte inferior derecha la primera sílaba seguida de puntos suspensivos y en el reverso se finaliza el renglón, colocando a continuación la antefirma y firma.

Si el oficio adjunta alguna documentación, enumeración o relación, éstas deberán escribirse al dorso del oficio y se indicará en el anverso.

Cuando aparezca en el texto del oficio el nombre de una persona, se escri­birá en letras mayúsculas.

Algunos Organismos disponen de impresos con espacios en blanco en los que los datos se van cubriendo secuencialmente y con mayor rapidez. Se imprimen cuando es necesario redactar los mismos textos con mucha frecuencia.

H) DECLARACIÓN JURADA

Es un certificado personal que extiende la misma persona que quiere decla­rar algo, afirmativa o negativamente, sobre su persona.

La persona que hace la declaración sobre un hecho falso comete un delito castigado por la Ley.

Puede escribirse indistintamente en folio o cuartilla y en sentido horizontal o

vertical.

Las declaraciones van encabezadas por los datos personales de quien for­mula la declaración y, a continuación, y precedido por la expresión “DECLARA, y jura (o pro­mete) por su honor”, se exponen las circunstancias que motivan el documento. Se terminan con una fórmula de despedida: “Y para que conste, firmo la presente declaración en..:”, la fecha y la firma del declarante.

Modelo de declaración jurada

ESTEBAN FRESNEDA LOZANO, con D.N.I. n^° 98.345.988, domici­liado en Sevilla, calle del Armador, 55, Director General de la Em­presa I.A.C.A., S.L., en su nombre y representación,

DECLARA, y promete por su honor, no estar incurso en ninguna de las incompatibilidades que determina el Artículo 234.5 del Real De­creto 1345/89 del 3 de noviembre de 1989.

Y para que conste y surta los efectos oportunos en la Sección de Concursos para la adjudicación del suministro de mobiliario a la Asociación Sevillana de Escaparatistas, expide y firma la presente en Sevilla, a veinticinco de abril de mil novecientos noventa y dos.

I) MEMORANDUMS

Esta palabra tiene su origen en el verbo latino memorare, que significa re­cordar; por tanto, memorándum es lo que se ha de recordar.

Los memorandums son escritos para comunicar hechos, transmitir órdenes, responder a alguna cuestión planteada, confirmar o recomendar algo, enviar documentos o informes a los diferentes departamentos de la empresa, etc.

Estos escritos son apuntes directos en los que se concentra el contenido. Se emplean como correspondencia dentro de la oficina y su información contribuye a la toma de decisiones por parte de los mandos superiores. Los utilizan por igual personas de rango su­perior, del mismo rango y de categoría laboral inferior, para transmitir informaciones.

Los memorandums, denominados también memorandos en castellano, son conocidos en el mundo comercial por el diminutivo «memos». Se consideran imprescindibles y esenciales en las grandes empresas para realizar operaciones y trabajos de forma rápida y efi­ciente.

En función del ámbito en el que se desenvuelven los memorandums puede

ser de dos tipos:

1. De régimen interior.

2. De régimen exterior.

• Los de régimen interior, como su nombre indica, se utilizan dentro de las diferentes secciones o departamentos de la empresa.

• Los memorandums de régimen exterior ponen en contacto a la empresa con clientes o personas ajenas a la entidad.

Este tipo de comunicación cada día se utiliza menos; tiene la estructura de una carta comercial y la mayoría de las empresas lo sustituyen por cartas impresas.

Memorándum de régimen interior

El memorándum de régimen interior se considera como un volante o nota de oficina que utilizan los jefes o departamentos entre si para hacer conocer instrucciones, pe­tición de informes, etc. Es una comunicación breve que transmite información entre personas de una misma empresa.

Se usan para ganar tiempo dentro de las oficinas. Así, las grandes compa­ñías utilizan esta comunicación a través del correo electrónico o del fax para conseguir una mayor rapidez en este tipo de correspondencia.

Su presentación se realiza en cuartilla de tamaño 16 x 22 cm, general­mente de color blanco. Las empresas y demás entidades poseen impresos adecuados, según sus necesidades, que pueden variar en función de la propia comunicación.

Si el comunicado es muy extenso se utiliza papel en tamaño UNE A-4 (21 x 29,7) y las segundas hojas del documento se encabezan con un membrete igual a las segun­das hojas de una carta comercial. Sin embargo, lo más frecuente es la utilización de comunica­ciones breves, para las cuales se usa el formato indicado anteriormente en tamaño cuartilla.

En cuanto al margen izquierdo, se recomienda empezar a escribir a 3 cm del borde del papel.

Por lo que se refiere al margen derecho, es aconsejable dejar un espacio en blanco de 2 cm

Los márgenes quedarán fijados a criterio del mecanógrafo, en función del texto que vaya a copiar, pero teniendo siempre en cuenta que la comunicación que va a trans­mitir debe quedar centrada en el papel de forma estética.

Las partes de un memorándum son:

• El encabezamiento. Comprende: el membrete, el nombre de la comuni­cación (memorándum), el nombre del departamento remitente y el nombre del departamento a quien se envía el asunto. El membrete va impreso en la parte superior con el nombre de la empresa o entidad.

A continuación figuran también impresas las palabras «DE»…, detrás de la cual se escribe el nombre de la persona o departamento que lo remite, y «A»… 0 «PARA»… (departamento o persona a quien se envía el memorán­dum).

En renglón aparte, normalmente se añade también la palabra ASUNTO, generalmente impresa, donde se reseña brevemente lo que se trata en el texto. Tiene que ser una corta descripción del contenido del memorándum que informe al lector sobre el asunto que va a leer en la comunicación. En algunos escritos de este tipo la fecha puede figurar en la parte superior, en cuyo caso formaría parte también del encabezamiento.

• El cuerpo. Se comienza a escribir a tres o cuatro espacios de palanca interlínea del encabezamiento, separando cada renglón del texto con un espacio de interlineado. En los puntos y aparte se deja doble espaciado.

El cuerpo es el espacio en el que se escribe la comunicación, siendo su principal misión el recordar un determinado asunto o negocio. Los memo­randums de régimen interior no llevan despedida. Tampoco se utiliza san­gría al comienzo de los párrafos, salvo en los que sustituyen a cartas co­merciales de régimen exterior.

• El cierre. Está formado por las iniciales del que envía el escrito, las iniciales de identificación (se escriben las de la persona que mecanogra­fía el escrito), el anexo, la copia carbón y la fecha si no figura en el mem­brete. En los memorandums se escriben las iniciales del remitente del es­crito, a doble espaciado del cuerpo para que las rubrique, y se deja espacio para que el destinatario firme la conformidad de haber recibido el mensaje (si éste no se hace a través de correo electrónico o fax), de ahí que se le dé más preponderancia a la firma de la persona que recibe la comunicación que a fa de la que fa envía. En muchos casos el emisor ni siquiera llega a firmarla.

Las iniciales de identificación se ponen como en la carta comercial, pero sólo figuran las de la persona que mecanografió el escrito para no repetir las siglas del remi­tente, que ya van rubricadas. Si no figuran éstas se pondrán las mismas iniciales, igual que en la carta comercial, para conocer la responsabilidad de quien dé la orden de redacción del es­crito y de la persona que la ejecuta (JP/LA).

Si el memorándum ¡o mecanografía Lourdes Ares Pérez, en el margen infe­rior izquierdo añadirá las iniciales de su nombre y primer apellido.

Si el memorándum va acompañado de algún escrito o documento tendrá que figurar el término anexo.

Al final del escrito, en el margen izquierdo, si acompaña a un informe esta­dístico figurará la palabra anexo y el nombre del mismo.

Generalmente se hacen tres copias de los memorandums, una para el des­tinatario y dos para el remitente (una firmada por el receptor del mensaje como justificante). Si además se envía copia a diferentes negociados o departamentos, hay que escribir en cada una las siglas c.c. (copia carbón), igual que en las cartas comerciales. Las empresas que utilizan muchas copias poseen impresos especiales con poder calcante en cada hoja, de forma que al escribir el original quedan impresas las réplicas correspondientes, normalmente en diferentes colores.

Si una copia se envía a la dirección de la empresa, se hará constar en la parte inferior del margen izquierdo.

La fecha forma parte del cierre, si no se escribió en el encabezamiento. Se utiliza indistintamente en la parte superior o inferior del memorándum. Cuando pertenece al cierre, su localización suele ir al final del escrito, hacia el margen derecho.

La redacción de los memorandums es fácil, directa, concisa, generalmente breve, por tratar un solo asunto o cuestión.

Se escriben con gran sentido de la cortesía, amabilidad o tacto, dependien­do del asunto a tratar y teniendo en cuenta que se transmite entre compañeros de la misma empresa. Los memorandums dirigidos a personas de la misma categoría profesional o inferior son menos formales que los expedidos a mandos superiores, en los que se utiliza una termi­nología más formal.

Por tanto, los memorandums se redactan en función del rango a quien se envía.

Modelo de Comunicado de Régimen Interior

CONSEAUTO, S.A.

– Agencia Oficial de SEAT –

De Jefe, del Departamento Comercial A Jefe Sección de Ventas

Asunto Estadísticas mes de marzo Fecha 5/abril/92

Rogamos cumplimenten a la mayor brevedad posible los

datos estadísticos que se acompañan, entregándolas en

este departamento.

Memorándum de régimen exterior

Se utiliza el memorándum de régimen exterior cuando entre el remitente y el destinatario existe una relación continuada y de mutua confianza, es decir, una relación co­mercial, para tratar un único asunto o enviar un mensaje corto.

Esta comunicación es igual a una carta comercial breve, con la misma dis­tribución, estilos y normas mecanográficas que los empleados en ésta.

Su redacción se realiza de forma escueta, sencilla, informando de alguna noticia breve con los datos imprescindibles. Lo que realmente interesa es el contenido del corto mensaje que se transmite.

Las grandes empresas, en las que este tipo de comunicaciones se repite con frecuencia, tienen cartas impresas con los diferentes textos que sustituyen a los memoran­dums de régimen exterior.

Los memorandums de régimen exterior se utilizan para informar de las si­guientes actividades:

• Anunciar vencimientos de giros.

• Confirmación de saldos.

• Peticiones de envío de mercancías.

• Confirmación de pedidos.

• Anuncio de llegada de remesas.

• Comunicar la puesta en circulación de un efecto.

J) AVISOS

Se denominan avisos a las comunicaciones que contienen instrucciones, aclaraciones y noticias de interés general con las que se pretende advertir, aconsejar o poner en conocimiento de todo el personal, sin restricciones, los acuerdos adoptados por la dirección de la empresa o por la autoridad competente.

Los avisos no se emiten personalmente, por lo que se colocan en lugar vi­sible para que puedan ser leídos por todo el personal. Generalmente existe en las empresas un lugar destinado a tal efecto denominado «Tablón de anuncios».

Es importante que este tipo de comunicación vaya firmada y sellada por la dirección o departamento que lo emite, y también debe ponerse la fecha, la cual figurará al co­mienzo del escrito o en la parte inferior del mismo.

Las Entidades Públicas (Ayuntamientos, Hacienda, Diputación, Seguridad Social, etc.) utilizan avisos publicados en la prensa diaria para contribuir a una mayor difusión de sus comunicados y favorecer de esta forma a las personas a quienes pudiera interesar.

La presentación se realiza en papel blanco cuyo tamaño depende de la extensión del comunicado, siendo habitual utilizar el tamaño cuartilla, de 16 cm de ancho por 22 cm de largo, u octavilla, cuyas dimensiones serían 11 cm de ancho por 16 cm de largo. En casos excepcionales podría utilizarse incluso folio.

Los avisos que aparecen en la prensa no se ajustan a medidas estándar, sino que se insertan en las páginas en función del espacio que quede libre al hacer la distribu­ción.

Los márgenes tampoco tienen una longitud determinada, si bien suele de­jarse más distancia en el margen izquierdo que en el derecho de forma que el escrito quede estéticamente centrado en el papel que tengamos que utilizar.

Las partes de un aviso son:

El encabezamiento está formado por el membrete de la empresa o entidad pública que lo emite y la fecha, si ésta se escribe, en la parte superior.

El cuerpo lo forma el texto con el comunicado que se quiere transmitir.

La redacción tiene que ser clara, sencilla, precisa, ordenada y breve, de forma que pueda ser entendida por todas las personas de la empresa o por aquéllas a las que vaya dirigido el aviso para no dar lugar a tergiversar su información.

K) MEMORIA

Memoria es una exposición escrita de un asunto o tema de estudio. Tam­bién podemos decir que es una relación escrita de las actividades que se han realizado durante un determinado periodo con intención de informar a alguien.

Empresas, organismos, profesionales, estudiantes, sea cual sea su activi­dad, al acabar un ciclo temporal o productivo elaboran una memoria, a modo de resumen, de las actividades llevadas a cabo para que quede constancia de ellas.

La ley obliga a determinadas empresas a presentar anualmente una memo­ria que resuma las actividades desarrolladas a lo largo del año con el fin de obtener una con­clusión de la gestión mediante la presentación anual del balance y de la cuenta de resultados de la compañía.

Estas memorias anuales son pequeños libros donde se condensa la ac­tuación industrial o comercial de la empresa en ese año. Los confeccionan y redactan los di­rectivos de la sociedad, y van dirigidos fundamentalmente a sus accionistas, aunque se envían a consejeros, autoridades locales, clientes, amigos y público en general.

La confección y presentación de estas memorias está muy cuidada y es de gran calidad, pues se trata de predisponer favorablemente a los accionistas y clientes hacia la sociedad, y ésta las utiliza, además, con fines publicitarios, de ahí que se incluyan gráficos y diagramas relativos a los datos numéricos, al igual que fotografías de la empresa y ampliacio­nes en fábrica utilizando papel de gran calidad.

En el índice de una memoria anual podemos encontrar:

• Evolución económica nacional e internacional del sector

• Expansión territorial de la empresa.

• Estudio de mercado al que pertenece la sociedad.

• Datos sobre personal.

• Datos sobre inversiones.

• Rentabilidad de las inversiones.

• Evolución del volumen de ventas.

• Nuevas fuentes de financiación (ampliaciones, obligaciones, créditos, etc.).

• Estructura de la cartera de valores.

• Cotas alcanzadas en el nivel de producción.

• Objetivos conseguidos desde el punto de vista económico.

• Cambios en los cargos directivos y de responsabilidad.

• Informaciones del Consejo de Administración.

• Balance y cuentas de resultados.

• Política que planea desarrollar la empresa.

• Obra social entre el personal y la empresa.

La finalidad más importante de la memoria está en la información completa que pone al alcance de las clases directivas de las empresas, puesto que es un medio de co­municación escrita entre éstas, consideradas como entidad, y sus figuras más representativas.

Además de las memorias anuales de empresas, existen diferentes clases de memorias en función del trabajo que se haya realizado, siendo éstas un resumen organiza­do de esa labor de forma diaria.

En las Universidades e Institutos tiene que realizarse una memoria al final del curso académico con todas las actividades pedagógicas, extraescolares, culturales o de carácter lúdico que se llevaron a cabo a lo largo de ese período.

Se da el nombre de memoria científica a un trabajo de investigación o estudio sobre algo determinado. El contenido dependerá del tema de que se trate, aunque ten­drá que reunir las condiciones de precisión, orden y exhaustividad propias de este tipo de es­critos.

Dependiendo de la clase de memoria así será su presentación. Las de em­presas se realizan en libros, las académicas pueden hacerse en folios, siendo aconsejable en­cuadernarlas, y las memorias de presentación de trabajos presentan una encuadernación más sencilla debido al coste que ello supone.

Los márgenes, si se utiliza papel A-4, serían:

• Izquierdo: 2 a 5 cm.

• Derecho: 1 0 2 cm.

Al finalizar la primera hoja se pondrá (si no se presenta en forma de libro) el símbolo ./… para indicar que continúa el trabajo. En la página siguiente aparecerá, en el ángulo superior izquierdo, el símbolo …/. y así sucesivamente a lo largo de todas las hojas hasta llegar a la página final, en la que se insertará, a la derecha del margen inferior, el signo % para indi­car que la memoria ha terminado.

Cuando se realiza un trabajo concreto y se plasma en una memoria, el nombre del autor debe figurar en una parte visible, generalmente al principio: en la portada, en la primera o en la segunda hoja.

Es importante añadir índice y número de página para encontrar los aparta­dos de que consta con mayor rapidez.

El índice puede aparecer al comienzo de la memoria, aunque en algunas ocasiones el(la) autor(a) prefiere que figure al final, en las últimas páginas.

L) BOLETINES

Se denomina boletines a las publicaciones que editan las empresas con Cierta regularidad para Comunicar a todo el personal de la entidad informaciones deportivas, culturales, sindicales, viajes, noticias económicas, pasatiempos, de ocio, etc.

También suelen reseñarse en los boletines las actividades que realizarán en un futuro próximo los trabajadores que participan en clubes de la misma empresa, en equi­pos deportivos, asociaciones culturales, economatos, etc.

Estas publicaciones sirven para conocer mejor las actividades realizadas

entre todos.

No tienen una estructura estándar o definida; el tamaño y formato depen­den del tipo de actividades que en ellos se reflejen.

Volumen, volúmenes. Venta.

RESUMEN

La comunicación escrita es transcribir la información por medio de un conjunto de gra­fismos: escritura, y ésta puede ser: interna-externa; ascendente-horizontal-descendente; indivi­dual-colectiva; vigente-histórica; carta-tarjeta postal-fax; normal-especial; manual-mecanogra­fiada.

La carta comercial es el medio de comunicación escrita más usual entre los comer­ciantes para tratar de las particularidades de sus negocios. Tienen gran importancia por referir­se en ellas a operaciones sobre la iniciación, desarrollo y terminación de determinados asuntos mercantiles, así como por ser el fiel reflejo de la personalidad de la empresa. La corresponden­cia comercial tiene un estilo propio, que la diferencia de la correspondencia familiar, literaria o social.

Su redacción debe ser clara, concisa y precisa, formal y cortés.

La presentación de una carta tiene mucha importancia, al influir de forma decisiva en el que la recibe, además, la persona, empresa o entidad que la remite, está creando una determi­nada imagen de que puede repercutir en ésta y en futuras relaciones.

Pueden escribirse a uno o dos espacios, empezando más arriba o más abajo, dejando más o menos margen, dependiendo de la extensión del escrito, con el fin de que en conjunto quede lo más estética posible. No obstante, existe una norma UNE de escritura a máquina de la correspondencia normalizada, que entre otras cosas, fija los márgenes a utilizar.

La carta comercial consta de tres partes: encabezamiento, cuerpo y pie.

– El encabezamiento está compuesto por: membrete, dirección, asunto, referencias, fe­cha y saludo.

– El cuerpo constituye el contenido de la carta propiamente dicho.

– El pie constituye el final del escrito, independientemente del contenido del mismo.

Si finalizada la carta, es necesario añadir algo más, se escribe la llamada postdata.

La norma UNE 1081 indica las pautas a seguir para fa ejecución de la correspondencia normalizada.

Por la distribución de las partes que componen la carta comercial sobre el papel, po­demos clasificar los estilos mecanográficos en:

– Bloque total – Bloque modificado – Semibloque – Dentado colgante – Español

Existen diversas cartas comerciales:

• Cartas de presentación: Ayudan a conocer nuevas empresas o personas.

• Cartas de oferta: Motivar al lector para que compre o demande servicios.

• Cartas de petición catálogos: Se pide información sobre los artículos para decidirse o no a comprar.

• Cartas de pedido: Solicitan el envío de mercancía al proveedor.

• Cartas de denegación de pedido: Comunican al comprador que no se le envía la mercancía pedida.

• Cartas de reclamación: El cliente comunica al proveedor el incumplimiento de con­trato y expone sus quejas.

• Cartas de devolución: Con ellas se notifica al proveedor que la mercancía no sirve para poner a la venta y fa fecha en que se le envía.

La carta circular es una carta comercial que se confecciona en serie y cuyo contenido se comunica a más de una persona o empresa.

Clases de cartas circulares:

• Circulares interiores:

– Informativas –> Interesan a todos o a la mayoría.

– Administrativas -> Regulan normas de departamentos administrativos. – Técnicas -> Normas específicas de una materia.

– De orientación -4 Maneras de hacer determinadas actividades. • Circulares exteriores: Desde la Empresa al exterior.

• Circulares oficiales: Desde la Administración.

El informe es un escrito que recoge informaciones necesarias para desarrollar la activi­dad de la empresa.

Los informes más utilizados en la empresa son:

1. Los propiamente dichos: comunicaciones que la empresa pone en conocimiento del personal.

2. Los de mercados.

3. Los técnicos.

4. Los personales: comunican las características fundamentales de las personas acer­ca de las cuales se realizan.

5. Los comerciales: pueden tener como fin facilitar el estudio sobre los proveedores.

Los saludas son comunicaciones breves utilizadas por autoridades, directores de enti­dades y, en general, por aquellas personas cuyo cargo les obliga a saludar a otras de forma protocolaria. En su redacción es interesante resaltar las siguientes observaciones: se escribe en tercera persona, con un estilo formal y conciso, se mecanografía en sentido vertical y no se firma.

La instancia es un documento mediante el cual una persona se dirige a otra de rango superior, o bien a una entidad u organismo, con el fin de realizar una petición.

Se escriben en papel de tamaño folio, escrito en sentido vertical, ajustándose los már­genes a las siguientes medidas, aproximadamente: superior: de 5 a 7 cm, inferior: viene fijado por el pie del escrito, derecho: de 1 a 2 cm e izquierdo: aproximadamente, la tercera parte del ancho del papel.

La instancia consta de encabezamiento, cuerpo y pie. Es de destacar en este docu­mento la utilización de una serie de expresiones como “EXPONE’, “SOLICITA”, “QUE’, etc.

En las instancias es obligatoria la identificación nominativa del firmante, que debe reali­zarse consignando el nombre y apellidos al pie de la firma y rúbrica correspondiente.

En el pie es el único lugar donde se especifica el tratamiento, si procede, y el cargo de la autoridad a quien va dirigida la instancia. Se escribe con mayúsculas, sin margen y en la parte inferior del folio.

El certificado es un documento mediante el cual se da fe de ta veracidad de un hecho. La expedición de certificados es muy frecuente. En su presentación el tamaño del papel variará dependiendo de la extensión del certificado, pero siempre en sentido vertical.

El certificado consta de tres partes: principio, cuerpo y terminación.

Los oficios son la comunicación escrita empleada por la Administración Pública para comunicarse entre si o con particulares. Se utiliza en su redacción, preferentemente papel de tamaño cuartilla (DIN A-5), aunque también puede emplearse tamaño folio, siendo los márge­nes superior: de 5 a 6 cm; inferior: viene fijado por el pie del escrito; derecho: aproximadamente 1 cm e izquierdo: entre la mitad y fa tercera parte del ancho del papel.

El oficio consta de encabezamiento, cuerpo y cierre.

La declaración jurada es un certificado personal que extiende la misma persona que quiere declarar algo, afirmativa o negativamente, sobre su persona. La persona que hace la declaración sobre un hecho falso comete un delito castigado por la Ley.

Puede escribirse indistintamente en folio o cuartilla y en sentido horizontal o vertical.

El acta es un documento mediante el cual se da constancia de lo acontecido y de los acuerdos tomados en una reunión.

Las partes fundamentales de que consta el acta son: asistentes, encabezamiento, cuerpo, despedida y firmas.

El memorándum es un escrito para comunicar hechos, transmitir órdenes, etc. a los di­ferentes departamentos de la empresa.

Puede ser de régimen interior (secciones y departamentos de la empresa) y de régimen exterior (empresa se pone en contacto con personas ajenas).

Consta de tres partes: encabezamiento, cuerpo y cierre.

Los avisos contienen instrucciones, noticias, aclaraciones…, etc., de interés general que se colocan en lugar visible para que puedan ser leídos por todo el personal.

Constan de dos partes: encabezamiento y cuerpo.

La memoria es una exposición escrita de un asunto o de un estudio.

Los boletines son publicaciones que editan las empresas, regularmente, para comuni­car al personal informaciones deportivas, culturales…, etc.