TEMA 9. Medios y equipos de comunicación, transmisión y elaboración de documentación e información escrita interna y externa.

LA MÁQUINA DE ESCRIBIR ELÉCTRICA-ELECTRÓNICA, EL ORDENADOR; EL FAX: FINALIDAD, USO Y LIMITACIONES. RECEPCIÓN Y DESPACHO DE LA CORRESPONDENCIA EN LA EMPRESA. EL CORREO ELECTRÓNICO.

1. INTRODUCCIÓN.

2. MEDIOS Y EQUIPOS DE COMUNICACIÓN, TRANSMISIÓN Y ELABORACIÓN DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN ESCRITA INTERNA Y EXTERNA.

3. LA MÁQUINA DE ESCRIBIR ELÉCTRICA-ELECTRÓNICA.

3.1. ANTECEDENTES HISTÓRICOS.

3.2. LA MÁQUINA DE ESCRIBIR EN LA EXPRESA.

3.3. CLASES DE MÁQUINAS.

4. EL ORDENADOR.

4.1. EL ORDENADOR EN LA EMPRESA.

4.2. EL PROCESAMIENTO DE TEXTOS.

4.3. LA COMUNICACIÓN ENTRE ORDENADORES.

5. EL FAX: FINALIDAD, USO Y LIMITACIONES.

5.1. EMISION DE UN FAX.

5.2. RECEPCIÓN DE UN FAX.

53 . SERVICIO Burofax

6- RECEPCIÓN Y DESPACHO DE LA CORRESPONDENCIA EN LA

EMPRESA.

6.1. ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA.

6.2. SELECCIÓN, REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN.

6.3. SALIDAS DE LA CORRESPONDENCIA.

7. EL CORREO ELECTRÓNICO.

• BIBLIOGRAFÍA:

Servicios Auxiliares de Oficina. P.G.S. Ed. Mc-GrawHill. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria de Teclados. Ciclo Formativo de Grado Medio de Gestión Administrativa. Ed. Santillana.

Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria de Teclados. Ciclo Formativo de Grado Superior de Administración y Finanzas. Ed. Mc-GrawHill y Editex.

1. INTRODUCCIÓN

En una oficina organizada se confeccionan y elaboran gran cantidad de documentos que son leídos, clasificados y ordenados.

Para elaborar estos documentos se utilizan en la actualidad medios como las máquinas de escribir (manuales, eléctricas o electrónicas) y los ordenadores, que actualmente son los medíos más utilizados en la elaboración de todo tipo de documentación en la empresa.

De igual forma, también son muy importantes los medios utilizados para que la correspondencia llegue de la mejor forma posible a sus destinatarios. Uno de estos medios es el FAX, que ha supuesto un gran avance en las comunicaciones, pues permite que la copia de un escrito llegue de inmediato a su destinatario. Otro medio muy utilizado y muy rápido es el correo electrónico, que ha venido a sustituir en parte al correo tradicional (o a complementar).

También es importante el buen control de la correspondencia en la empresa, reflejando siempre las entradas y salidas en los correspondientes libros registros.

2. MEDIOS Y EQUIPOS DE COMUNICACIÓN, TRANSMISIÓN Y ELABORACIÓN DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN ESCRITA INTERNA Y EXTERNA.

Las personas o empresas que facilitan la información no siempre están cerca de quien la precisa. Por ello, resulta de gran ayuda contar con elementos y equipos que posibiliten el contacto, aunque el emisor y el receptor de la comunicación se encuentren a miles de kilómetros.

Los equipos y elementos materiales que permiten la comunicación a distancia reciben el nombre de telecomunicaciones. Algunos de estos equipos y elementos son: el teléfono, el fax, correo electrónico, módem, redes informáticas, Télex, el ordenador, etc.

Con los equipos de telecomunicaciones podemos reproducir y transmitir mensajes y documentos, por lo que se hace necesario conocer algunos detalles de tales elementos.

Pero junto con ellos, también debemos hablar de la máquina de escribir, aunque ha perdido funcionalidad y utilidad con relación a otros medios como el ordenador. A lo largo del tema vamos a desarrollar algunos de estos equipos y medios de comunicación, como la máquina de escribir, el ordenador y el fax, así como, el correo electrónico.

3. LA MÁQUINA DE ESCRIBIR ELÉCTRICA – ELECTRÓNICA.

3.1.ANTECEDENTES HISTÓRICOS.

La primera máquina de escribir fue patentada por Henry Mill en 1714, y se trataba de un aparato muy rudimentario. Los modelos se fueron sucediendo hasta que, en 1857, S.W. Francis patentó un prototipo provisto de varillas con los tipos dispuesto en círculo que imprimían por accionamiento

C.L. Sholes creó en 1867 una máquina de escribir, que una vez perfeccionada, estuvo preparada para su lanzamiento en el mercado. Esta patente fue adquirida por Remington Sons, empresa norteamericana dedicada a la fabricación de armamento, que en 1874 comenzó su fabricación en serie bajo el nombre de Remington modelo 1. este modelo sólo imprimía mayúsculas.

La separación de mayúsculas y minúsculas se debe a un ingeniero norteamericano, y aparece por primera vez en el mercado en 1878, bajo el nombre de Remington modelo 2.

La estructura de estas primeras máquinas impedía visualizar la escritura mientras se realizaba. La primera máquina que permitió la escritura visible fue la Underwood en 1897, verdadero antecedente de las actuales.

En 1935 aparece la primera máquina eléctrica en el mercado.

3.2. LA MÁQUINA DE ESCRIBIR EN LA EMPRESA

La máquina de escribir es un aparato fundamental en el ámbito empresarial para la realización de todo tipo de textos escritos: cartas, informes, cumplimentación de impresos, etc.

A pesar de los avances que ha supuesto para estos trabajos la aparición de tratamiento de textos para su aplicación al ordenador, con las consiguientes ventajas sobre la máquina de escribir, no se ha llegado al extremo de hacerla innecesaria.

La mayoría de las empresas, así como los organismos públicos utilizan habitualmente estos aparatos para determinadas funciones en las que resultan más operativos que la impresora del ordenador. La máquina de escribir se hace especialmente útil en aquellas tareas breves y de poca incidencia en la empresa que no precisan de un tratamiento especial del texto a imprimir, como pueden ser las notas breves o la cumplimentación de algún impreso previamente formateado.

3.3. CLASES DE MÁQUINAS

En el mercado existen multitud de modelos y tipos de máquinas de escribir. Según sus prestaciones o características, podríamos clasificarlos en­

– Máquinas de escribir manuales: sólo realizan su labor de escritura de forma mecánica por impulsos de nuestros dedos.

– Máquinas de escribir eléctricas: ofrecen más velocidad en la impresión de la escritura, mayor uniformidad y menor esfuerzo a la hora de pulsar las teclas, que las manuales.

– Máquinas de escribir electrónicas: son de funcionarniento parecido a las eléctricas. Pueden almacenar datos, ya que suelen disponer de memoria y, además disponen de pantalla, que nos permite ver e1 texto antes de escribirlo sobre el papel.

4. EL ORDENADOR

4.1. EL ORDENADOR

La creación y comercialización de programas específicos para cada área de la empresa ha extendido el uso de los ordenadores en el medio laboral, convirtiéndolos en imprescindibles herramientas de trabajo.

Las ventajas que ofrece la utilización de ordenadores frente a cualquier otra forma de trabajo son, fundamentalmente las siguientes:

– Rapidez: la velocidad con que un ordenador puede procesar todo tipo de información y dar soluciones a problemas es muy superior a la que puede alcanzar cualquier ser humano.

– Exactitud: un ordenador correctamente programado, al que se le facilitan los datos exactos, no se equivoca nunca (salvo errores técnicos).

– Memoria: la capacidad de almacenar datos en un reducido espacio, así como de tenerlos disponibles en cualquier momento, no es comparable a la ofrecida por otros sistemas de archivo de información.

Las aplicaciones de la informática a la empresa son muy numerosas (confección de nóminas y S.S., fichero de trabajadores, estadísticas de absentismo y accidentes laborales, control de stock, preparación de envíos y confección de albaranes, contabilidad, facturación, fiscalidad, control de cobros y pagos, ficheros de proveedores y tarifas de precios,…).

4.2. EL PROCESAMIENTO DE TEXTOS

Una de las aplicaciones más extendidas del ordenador consiste en la utilización de programas específicos para el tratamiento de textos. Los más utilizados son Word Perfect en sus distintas versiones, así como, Word (97,2000,…) para Windows. Las ventajas fundamentales de la utilización de estos programas frente a las máquinas de escribir son las siguientes:

– La capacidad de almacenamiento de datos.

– Posibilidad de cambio automático de tipo de letra.

– Modificación de un texto archivado antes de proceder a su impresión, mediante visualización en pantalla de su contenido (suprimir, mover, intercalar.).

– Elaboración de gráficos e impresos.

– Interrupción de un trabajo para la realización de otro, sin perjudicar ninguno de los dos.

– Revisión ortográfica de los documentos,…

4.3 LA COMUNICACIÓN ENTRE ORDENADORES

Es un medio muy eficaz para compartir información y programas de una forma rápida.

Esta comunicación se puede realizar de distintas formas: a través del teléfono, de ondas de radio, de satélites… No obstante, 1a forma más extendida es el teléfono. El problema que se plantea es la necesidad de transformar las señales utilizadas por el ordenador en señales adaptadas a la transmisión telefónica, es decir, las señales digitales en analógicas. Esta transformación se consigue mediante la instalación de un módem.

Las aplicaciones de la comunicación entre ordenadores son muy numerosas, pero, por su utilidad para las empresas, cabe destacar las siguientes:

– Las bases de datos: a través del ordenador y mediante un módem y un programa informático adecuado, se puede acceder a multitud de bases de datos que contienen almacenado todo tipo de información de utilidad para las empresas. Proporcionan información estadística, económica, comercial, cotizaciones en bolsa, prensa, B.O.E., etc.

Publicidad: las empresas pueden instalar mensajes publicitarios a través de tablones de anuncios electrónicos, que pueden ser leídos en la pantalla de un P.C. por cualquier persona que acceda a ellos. También pueden publicitarse a través de las páginas amarillas electrónicas, que es un servicio similar a las páginas amarillas convencionales, al que se accede a través del ordenador. Este servicio es de gran utilidad para localizar clientes y proveedores, ya que las empresas pueden incluir mayor cantidad de datos relativos a su actividad y delegaciones que n las guías impresas.

Servicios comerciales: la posibilidad de establecer comunicación con los clientes a través de ordenador ha animado a muchas empresas a ofrecer el acceso a sus servicios y productos utilizando este sistema. Los bancos han entrado en este mercado permitiendo la realización de consultas y operaciones por medio del ordenador; algunos grandes almacenes han adoptado este sistema ara facilitar las compras de sus clientes, utilizando como forma de pago tarjetas de crédito o las propias de su establecimiento; y las agencias de viaje permiten la formalización de reservas de vuelos y otros medios de transporte, así como de hoteles o recorridos turísticos.

El correo electrónico: lo veremos en el punto 7 del tema.

5. EL FAX.

Es un aparato que sirve para transmitir y recibir copia de todo tipo de información escrita, a partir de un original en DIN-4. El canal de transmisión es la línea telefónica, lo que permite enviar copias a un terminal en movimiento.

5.1. EMISIÓN DE UN FAX

Los pasos a seguir para la emisión de un fax son los siguientes:

l. Conectar el aparato a la línea telefónica en caso de no disponer de una línea exclusiva para esta función.

2. Situar el original a enviar en la entrada del aparato destinado a este fin.

3. Marcar el número telefónico al que está conectado el aparato receptor.

4. Pulsar la tecla de inicio. Si la línea está ocupada, el aparato corta la comunicación, restableciéndola pasados unos minutos. Esta operación la realizará de forma automática tantas veces como sea preciso asta encontrar la línea disponible. Para saber si ha llegado a su destino, nos sacará un papel impreso indicándolo (Transmisión OK).

5.2. RECEPCIÓN DE UN FAX

Si el telefax dispone de una línea exclusiva para este servicio, la recepción se realizará de forma automática. En caso de utilizar la misma línea que un aparato telefónico, se deberá conectar el telefax para recibir la copia.

La mayoría de los telefax llevan incorporado un discriminador de llamadas, que activa la función de copiado en recepción de telefax, pasando el resto de llamadas al aparato telefónico.

La calidad de copia en recepción de documentos depende fundamentalmente del papel que se utilicen la recepción:

– Algunos telefax funcionan con papel normal, siendo la copia de la misma calidad que la obtenida con una fotocopiadora.

– Otros utilizan papel térmico, que se comercializa en rollos de tamaño de la cavidad en que se alojan. La calidad de este papel es muy inferior y conviene fotocopiarlos para su archivo, ya que la impresión se pierde con facilidad. El telefax en el local puede ser utilizado como fotocopiadora.

5.3. SERVICIO BUROFAX

Las empresas que no disponen de aparato telefax pueden efectuar sus envíos de fax a través de las oficinas de Correos y Telégrafos, que disponen de servicio burofax. La copia puede ser enviada directamente al destinatario, en caso de disponer de este aparato, o a una oficina de Correos próxima a su domicilio, ocupándose un funcionario de hacérsela llegar.

6. RECEPCIÓN Y DESPACHO DE LA CORRESPONDENCIA EN LA

EMPRESA.

6.1. ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA.

Entendemos por entrada de la correspondencia la recepción de documentos que son recibidos mediante correo, fax, telégrafos, mensajería, etc.

Una vez que estos documentos están en nuestro poder (proceso de recepción) podemos iniciar su selección, registro y distribución.

6.2. SELECCIÓN, REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN­

Para realizar esta tarea tendremos que llevar a cabo:

a) Apertura, selección y comprobación:

Abriremos los sobres y, tras leer la información que contienen, los seleccionaremos y clasificaremos.

Una vez registrado su contenido, podrán ser distribuidos a las secciones o departamentos a los que van destinados.

Si en un sobre aparecen expresiones como privado, confidencial, reservado, personal, a la atención de …, o expresiones similares, no se abrirá, sino que se entregará cerrado a la persona a la que va dirigida.

Comprobaremos también que dentro del sobre se adjunto aquello que se indica en el documento. Por ejemplo, si una carta dice, adjunto remito cheque, o adjunto remito factura, nuestro envío de catálogos, envío de muestras, etc., debemos comprobar si se han adjuntado tales documentos para anotarlos como anexos en el registro o, en caso contrario, reclamarlos.

Si los datos del remitente figuran únicamente en el sobre se guardará también.

b) Registro.

E1 registro de la correspondencia es una tarea voluntaria para las empresas privadas, y obligatoria si se trata de organismos públicos. Esta labor consiste en:

I . Numerar y poner fecha de recepción en un sello que estamparemos en el documento, normalmente en la parte superior del mismo. Si la correspondencia es personal, confidencial o reservada, no se registrará, ya que no la abriremos.

2. Anotar el número y fecha que hemos puesto en el sello, así como un extracto de su información y del destinatario en el registro de entrada de correspondencia.

REGISTRO DE ENTRADA HOJA N°

Fecha

Remitente

Clase

Anexos

Asunto

Observaciones

Registro

Nombre

Localidad

de

Envío

c)Distribución

La distribución de la correspondencia consiste en hacerla llegar al departamento 0 persona correspondiente una vez que ha sido registrado.

Hemos de saber que, si un sobre llega con carácter de urgente, o si se trata de un telegrama, inmediatamente será entregado al interesado o al departamento al que vaya destinado.

6-3. SALIDAS DE CORRESPONDENCIA

Si la entrada de correspondencia, es la que nos llega a nosotros, por salida de correspondencia entendemos la que desde nuestra empresa o centro de trabajo es enviada para comunicarnos con otras personas o empresas.

En este proceso podemos diferenciar los siguientes pasos:

a) La confección de la correspondencia.

Consiste en redactar los escritos oportunos, mecanografiarlos o utilizar un procesador de textos (y adjuntar cuantos documentos procedan, si ese es el objeto de la correspondencia que preparamos) y, finalmente, firmarlos y poner el sello de la empresa u organismo.

La confección de la correspondencia es algo que nos pueden encargar a nosotros, o bien se nos dará confeccionada, para que sólo procedamos a su registro y envío.

b) El registro

Cuando enviemos información escrita al exterior tendremos que anotarla en el registro de salida de la correspondencia.

Antes de realizar el registro estamparemos un sello, en el que se indica el número de salida correspondiente y la fecha y envío.

Posteriormente registraremos las salidas en el libro registro de salidas de correspondencia.

Las hojas de registro de salida pueden ser semejantes al siguiente modelo:

REGISTRO DE SALIDA DE CORRESPONDENCIA HOJA N°

Fecha

Destinatario

Clase

Anexos

Asunto

Observaciones

Registro

Nombre

Localidad

de

Envío

I

I

I

I

I

I

– _l

(Es igual que el registro entrada pero cambiando remitente por destinatario) Haremos tantas copias del escrito como sean necesarias, a fin de poder archivarlas en el registro general de salidas y, también, si está organizado, en el depósito que lo envía.

c) Envío.

Una vez que la correspondencia ha sido confeccionada y registrada procederemos a su envío. Antes comprobaremos que está firmada y nos aseguraremos de que se adjunta lo que en la misma se indica (si es que se trata de adjuntar algo)

Para que la correspondencia sea enviada correctamente procederemos a cerrar los sobres, franquearlos de acuerdo con sus características de tamaño y peso y, finalmente entregarla al servicio de Correos o empresa de mensajería.

Es posible que la empresa u organismo tenga concertado el franqueo con el servicio de Correos; en este caso seguiremos las instrucciones precisas.

Nos aseguraremos de que en todas las direcciones, al indicar la localidad, se indique el código postal.

7. EL CORREO ELEC’TRÓNICO

El correo electrónico es una telecomunicación que presenta una ventaja sobre el servicio de correos tradicional: su velocidad.

Desde el punto de vista empresarial, el correo electrónico hace posible el envío de información a uno o varios miembros de la empresa, o transferirla a determinadas personas ajenas a nuestro equipo.

El receptor de un correo electrónico verá el mensaje en su carpeta de entrada, en la que se indicará si, además de un mensaje, ha recibido un documento anexo al mismo, un fichero de datos, una imagen, un programa, etc.

Una vez que el receptor de un correo electrónico ha recibido un mensaje al que acompaña un impreso o documento, basta con imprimirlo para que dicho impreso 0 documento sea reproducido tal y como su original.

Veamos a continuación cómo se crea una cuenta personal de coreo electrónico. Para ello es necesario conocer, aunque sea elementalmente las distintas pantallas que el entorno Windows nos ofrece para tal fin.

Para crear una cuenta de correo electrónico, una vez metido en Internet, debemos situarnos en la dirección del portal URL, donde queramos tener la cuenta de correos. Encontraremos una opción para registrarnos.

Pinchamos en el ratón y aparecerá un formulario que debemos rellenar, en el que debemos indicar un NICK o identificador (nombre que le queremos dar a nuestra dirección de coreos), y una contraseña que es personal y que nos permitirá acceder a nuestro buzón de correo y leer el contenido de los mensajes recibidos, además de enviar los nuestros a otra dirección de correo electrónico.

El sistema o programa de correo electrónico más utilizado habitualmente es Microsoft Outlook Express ( en sus distintas versiones)

Publicado: febrero 24, 2015 por Santiago

Etiquetas: tema 9 gestión administrativa