1.-CLASES DE EXISTENCIAS
Las mercancías que tiene almacenadas una empresa pueden ser de muy diversa índole, según la actividad a la que se dedique (véase Figura 16.1). Entre las mercancías que se pueden encontrar en los almacenes de una empresa cabe destacar las que aparecen en la Tabla 16.1.
Fig. 1 6.1. Labores básicas que se realizan en un almacén
Bienes adquiridos por la empresa para revenderlos sin ser sometidos a ninguna transformación
Mercaderías
Materias primas
Repuestos
Envases
Embalajes
Productos que se someten a un proceso de transformación con el fin de obtener los artículos terminados
Piezas destinadas a ser montadas en instalaciones, equipos o máquinas en sustitución de otras semejantes
Recipientes, recuperables o no, destinados a contener los productos terminados
Son envolturas, generalmente irrecuperables, con el fin de guardar los productos terminados
Material de oficina Es el destinado a la finalidad que indica su denominación
Productos semiterminados: Productos fabricados por la empresa y que no se destinan a la venta hasta que sean objeto de elaboración, incorporación o transformación posterior
Productos terminados: Artículos fabricados por la empresa, destinados al consumo de particulares o su utilización por otras empresas
Productos en curso : Productos que se encuentran en fase de elaboración al cierre del ejercicio
Subproductos : Tienen la consideración de subproductos aquellos cuya importancia es secundaria en relación con la actividad principal de la empresa
Residuos : Los productos que se obtienen como consecuencia de la fabricación de los productos principales de la empresa, y que pueden ser utilizados o vendidos
2.-Valoración de las existencias
Los bienes comprendidos en las «existencias» (grupo 3 del Plan General de Contabilidad de 1990} deben valorarse al precio de adquisición, si han sido compradas por la empresa, o a su coste de producción si han sido fabricadas por ésta.
Para conocer el valor de las existencias hay que tener en cuenta los siguientes conceptos (véase Figura 16.2):
• E) precio de adquisición: comprenderá el consignado en factura más todos los gastos adicionales que se produzcan hasta que los bienes se hallen en almacén, tales como transportes, aduana, seguros, etc. El importe de los impuestos indirectos (por ejemplo, IVA) que gravan la adquisición de las existencias sólo se incluirá en el precio de adquisición cuando dicho importe no sea recuperable directamente de la Hacienda Pública.
• El coste de producción se determinará al añadir al precio de adquisición el de las materias primas y otras materias consumibles imputables al producto, así como la parte que razonablemente corresponda de los costes indirectamente imputables a los productos de que se trate, si tales costes corresponden al periodo de fabricación.
Si el valor de mercado de un bien, o cualquier otro valor que le corresponda, es inferior a su precio de adquisición o a su coste de producción, procederá efectuar correcciones valorativas.
A. Principales criterios de valoración
Cuando se trate de bienes cuyos precios de adquisición o coste de producción no sean identificables de modo individualizado, se adoptará el método del coste medio o coste medio ponderado. Los métodos FIFO, LIFO u otros análogos son aceptables y pueden adoptarse si la empresa los considera más convenientes para su gestión.
Los principales criterios de valoración son:
• Precio medio. Se determina mediante la suma de los diversos precios de entrada, dividido por el número de precios partícipes.
• Precio medio ponderado. Consiste en valorar las existencias al precio resultante de dividir la suma de las diversas cantidades adquiridas, multiplicadas por su precio de adquisición, entre la suma de las cantidades.
• FIFO {First In, First Out, que significa «primera entrada, primera salida»). Se da salida del almacén a las mercancías en el mismo orden en que se compraron.
• LIFO (Lost In, First Out, que significa «última entrada, pri- mera salida»). Mediante este criterio se da salida a las mercancías en orden inverso al de compra.
B. Criterios de contabilización y su eliminación
No podrán modificarse los criterios de contabilización de un ejercicio a otro, salvo casos excepcionales que se indicarán y Justificarán en la memoria, y siempre dentro de los criterios autorizados.
SÍ se cambia el criterio de valoración de existencias, se considerará realizado al inicio del ejercicio y se incluirá como resultado extraordinario en la cuenta de pérdidas y ganancias.
Determinación del precio de adquisición
La compra de mercancías conllevo una serie de gastos derivados como seguros, portes, embalajes, envases, aranceles, cargo y descarga, etc.
En el momento de determinar el precio unitario de adquisición, se plantea el problema de cómo imputar esos gastos a la mercancía si proporcionalmente a los precios por unidades, al peso, al volumen, etc.
El criterio más generalizado es el de imputar los gastos proporcionalmente al precio total de las diferentes unidades de mercancías adquiridas. La imputación de los transportes puede hacerse en relación con el peso, si la facturación de los portes ha sido por peso; los seguros al valor de las mercancías, si éstas se aseguran por su valor.
El IVA no se considera gasto, puesto que la empresa lo puede deducir en sus declaraciones-liquidaciones salvo que no sea deducible, en cuyo caso sí que se consideraría como un gasto a incluir en el precio de adquisición (véase Caso práctico 1).
Las fichas de almacén
El control administrativo de las mercaderías almacenadas se realiza a través de un documento denominado ficha de almacén cuyo formato varía en función de las necesidades de cada empresa.
Se ha de llevar una ficha de almacén por cada artículo y clase o variedad del mismo, no se deben mezclar distintos productos en una sola ficha, ni tampoco distintas clases del mismo producto.
En el modelo de ficha de almacén que se va a utilizar en esta unidad cabe distinguir dos partes: el encabezamiento y el cuerpo.
Encabezamiento
Es la parte del impreso en que figuran los datos relativos a la empresa, el criterio utilizado para el control de las existencias, el nombre de la mercadería, su referencia numérica o alfanumérica que le ha otorgado la empresa, el proveedor que lo suministra, así como los siguientes datos:
• Plazo de entrega.
• Stock de seguridad.
• Punto de pedido.
Cuerpo
En el cuerpo de la ficha de almacén figuran varios aportados que reflejan los siguientes conceptos:
• Fecha en la que se realiza la operación.
• Proveedor/cliente. Se menciona a la persono o empresa que suministra la mercancía y aquélla a la cual se entrega, así como de la factura o documento justificativo de la venta o dé la compra.
• Compras/entradas. Se indica el número de unidades físicas adquiridas, el precio de adquisición y el importe
total de la operación.
• Ventas/salidas. Se anotan las salidas que se producen en el almacén. Las salidas se anotan a precios diferentes
según el criterio utilizado para el control.
• Existencias. Se refleja el número de unidades y los precios a los que están valoradas las que quedan en el almacén, así como el importe total invertido en ese artículo.
Criterio del Precio Medio Ponderado
Realización de fichas de almacén por el criterio del Precio Medio Ponderado
La realización de fichas por este criterio presenta la característica de que las entradas se anotan al precio de adquisición o de coste, y las salidas al Precio Medio Ponderado que figure en la anotación anterior.
El Precio Medio Ponderado (PMP) se define como la suma de las cantidades multiplicada por sus diferentes precios de adquisición, dividida entre la suma de las cantidades. De esta forma se obtiene un precio único de valoración de todas las mercancías de la misma clase que se tengan en el almacén.
Este criterio se utiliza cuando para un mismo artículo existen distintos precios de adquisición. Su objeto es calcular un precio al cual queden valoradas todas las unidades de ese artículo, aunque hayan sido adquiridos a distintos precios.
Criterio FIFO
El término FIFO es la abreviatura de la expresión inglesa F¡rst In, First Out, cuyo traducción es «Primera Entrado, Primera Salida», por lo que también se puede denominar PEPS.
Por este criterio la valoración de fas entradas a¡ almacén se realiza a precio de coste, de las más antiguas a las más nuevas. Las salidas se realizan considerando que la primera unidad que sale es la primera que entró, aunque en unidades físicas esto no suceda puesto que todas son iguales, se considera de este modo a efectos de su valoración.
Realización de fichas de almacén por el criterio del método FIFO
Se utiliza el mismo modelo de impreso que para el PMP, pero a diferencia de lo que sucedía en éste donde se mezclaban precios y unidades, en el FIFO se diferenciarán las distintas unidades vendidas según sus diferentes precios de adquisición y el orden en que fueron adquiridas.
3. ORGANIZACIÓN DE LOS ALMACENES
La organización de los almacenes se basa en los siguientes principios.
a) Elección de locales apropiados, con amplitud suficiente y situados lo más cerca posible del punto de utilización de los materiales, a fin de reducir los costes de traslado.
b) División de los almacenes en secciones, de acuerdo con las distintas clases de materiales: según su peso, volumen, condiciones especiales de conservación, etc.
c) Almacenamiento de los materiales correspondientes a cada sección. valiéndose de las instalaciones apropiadas: estanterías, baldas, cajones…
d) Estandarización de los diferentes tipos de estanterías, cajones, etc. indicando en cada uno de ellos, de forma perfectamente visible, el número. letra o signo convencional del material que contiene; a veces se añaden las principales características: serie, calidad, peso, dimensión, resistencia…
e) Identificación de cada clase de material, por medio de un número, una letra o signo convencional nemotécnico. Por lo general se recomienda la clasificación decimal, de acuerdo con el número atribuido en el Plan de cuentas para el inventario permanente.
f) Colocación de los materiales en los compartimientos que previamente se han señalado, por el orden previsto.
g) Teneduría de las fichas de stocks en cantidad, reflejando las entradas, salidas y existencias; hay otros datos fijos que el jefe de almacén debe conocer y controlar: stock máximo y mínimo, punto de pedido, etc.
h) Conservación de los justificantes de entradas y salidas (vales de recepción, entrega y devolución), debidamente numerados y ordenados.
i) Puede haber otros aspectos muy diversos: prevención de robos, material para la extinción de incendios, oficina de recepción y verificación del material…
Para seleccionar la fuente de suministros más interesante para cada ciase de material, deberemos conocer las condiciones de los diferentes proveedores; a este respecto, deberá existir un fichero completo, que se deberá enriquecer y actualizar con todos los datos que se reciban sobre precios, descuentos, plazos de entrega, forma de envío, embalajes…
4. TIPOS DE ALMACÉN
Hemos hablado de diferentes clases de almacenes, éstos pueden clasificarse atendiendo a diferentes criterios:
– Atendiendo a la naturaleza de los productos: La existencia de almacenes dependerá del tipo de empresa y de los productos que fabriquen, tanto en caso de empresas industriales o como se trate de empresas comerciales.
– Atendiendo a la función realizada por los stocks dentro del proceso, tendremos:
• Almacén de materias primas.
• Almacén de material de consumo y reposición.
• Almacén de repuestos.
• Almacén de productos semideterminados.
• Almacén de embalajes y envases.
• Almacén central de productos terminados.
• Almacén local de productos terminados.
En los almacenes existen dos tipos de componentes: el denominado “stock activo”, llamado también “stock cíclico”, y el “stock de seguridad” o “stock de protección”.
El “stock de seguridad” es el número de unidades en exceso que se tiene en el almacén para atender las posibles rupturas de stock, como consecuencia de una demora en los proveedores, o para atender unas demandas elevadas, fuera de lo normal, por parte de los clientes. No será preciso este tipo de stock cuando el tiempo de entrega por parte de los proveedores sea nulo y cuando es conocida perfectamente la demanda de los clientes.
El otro tipo de inventario es el “stock activo”: es aquél constituido para hacer frente a la demanda habitual de los clientes o a las necesidades del proceso productivo. Este stock es el que va consumiéndose en un período de tiempo, más o menos largo, alcanzando su valor máximo cuando llegan al almacén las remesas procedentes de los proveedores.
5. VARIABLE DEL ALMACENAMIENTO
La empresa a la hora de programar los almacenes debe tener en cuenta dos tipos de variables aleatorias fundamentales:
– La demanda de sus clientes.
– Los plazos de entrega de los productos.
Estas magnitudes no son conocidas completamente la mayoría de las veces, o se desconocen totalmente en algunas ocasiones. Por ello, deben ser conocidas en términos de probabilidad.
Como consecuencia de las posibles oscilaciones de estas variables, La empresa necesita de los almacenes para regular y equilibrar los flujos de entradas con los flujos de salidas.
Además de la función de regulador de entradas con salidas, el almacén presenta otras ventajas económicas: los proveedores conceden descuentos cuando se les hacen pedidos grandes (el denominado “rappeis” sobre compras).
Será aconsejable tener almacenes, económicamente hablando, cuando los descuentos obtenidos de los proveedores sean mayores que los costos variables de almacén ocasionados por mantener esos stocks.
6. COSTE DE ALMACÉN
Como hemos visto al principio, los inventarios tienen un coste. A continuación vamos a ver los componentes más importantes del coste de los inventarios o coste de almacén.
6,1, COSTE DE ADQUISICIÓN DEL PRODUCTO
A este coste algunos autores le denominan “coste de aprovisionamiento”.
Se trata del coste de los productos, precio unitario de! producto por unidades que incorporamos al almacén. Vendrá determinado por la contabilidad financiera si adquirimos el producto del exterior, debiendo descontar los descuentos comerciales.
Cuando los productos provienen de la misma empresa, este coste vendrá determinado por la contabilidad analítica y su valor será igual a la suma de los costes adicionados por cada sección. Es un coste bastante complejo y subjetivo, como consecuencia de las valoraciones, subjetivas, hechas de los costes adicionales.
6.2. COSTE DE PEDIDO O COSTE DE RENOVACIÓN
En este componente Incluiremos un porcentaje de los gastos comerciales y administrativos en los que incurre la empresa al efectuar el pedido.
-COSTE DE POSESIÓN DE STOCK
Aparece este coste como consecuencia de tener los productos almacenados en la empresa. Son elementos de este coste:
– El interés por la inmovilización financiera.
– El alquiler de los almacenes (cuando éstos sean alquilados).
– E! coste de almacenamiento.
– La manipulación de los productos.
– Los seguros.
– Las pérdidas por obsolescencia.
– Las roturas o normas de productos.
7. MÉTODOS DE CONTROL DE STOCKS
El control de inventarios consiste en definir reglas de reaprovisionamiento, de tal forma que no se produzcan con demasiada frecuencia faltas de mercancías en stock y que el coste de la gestión sea mínimo.
Para realizar el control de los stocks debemos tener en cuenta, fundamentalmente, los elementos que a continuación detallamos:
– La demanda de los artículos, que es en general aleatoria, pero que también puede ser conocida.
– La existencia de los stocks, los cuales se agotan y deberán ser repuestos para complacer a la demanda.
– El coste asociado a estos procesos.
– Los objetivos a alcanzar o restricciones que intervienen en razón de la naturaleza misma del problema.
Un factor que debemos tener en cuenta a la hora de controlar los inventarios es la imposibilidad de optimizar todos los almacenes de la empresa. Por lo tanto, debemos buscar los almacenes con mayores costes para optimizar, por lo menos, esos almacenes.
Siguiendo esos criterios se utilizan deferentes técnicas de control, siendo (os más utilizados el criterio ABC y la ley 80/20.
7.1, CRITERIO ABC DE SELECCIÓN DE ALMACÉN
Esta técnica se debe a Rambaux. La selección de almacenes se hace en función del número de artículos y del valor invertido en ellos, estableciendo tres grupos de productos para darles diferentes tratamientos a cada uno de ellos, según su mayor o menor importancia.
La curva ABC basa su lógica en que en una planta o almacén, una gran parte del valor de los productos almacenados corresponde a un pequeño número de piezas.
Es un sistema de gestión de almacén basado en los principios de que sólo interesa un control minucioso de los productos más importantes, mientras que para los que tienen menor relevancia bastará con una vigilancia menos rigurosa.
S¡ se utiliza este sistema, es recomendable clasificar los artículos según la Inversión que se realiza en ellos y según la importancia que cada artículo tiene en el conjunto total; si bien, se pueden establecer clasificaciones según otras características.
El método ABC parte de la clasificación del total de los stocks en tres grupos (A, B y C para aplicar un tratamiento diferente a cada uno de ellos.
Los resultados del análisis ABC se representan en un gráfico denominado curva de Pareto-Lorenz. En el eje de abscisas se representan los porcentajes acumulados de articulos, y en el de ordenadas los porcentajes acumulados del importe de la inversión.
Grupo A. Productos almacenados que suponen una mayor inversión de capital. La inversión en los productos del grupo
A supone el 75 % del total de la Inversión, y suelen representar un 20 % de los artículos almacenados.
Grupo B. Productos que crean una inversión media de capital de en torno al 20 % del total invertido en el almacén, y representan el 30 % de los productos almacenados.
El stock se renueva según el ritmo previsto, y se puede calcular el Índice de rotación que seno/o cuántas veces se ha renovado e/stock o lo largo de un año. Esta cantidad se obtiene al dividir e! importe total de las salidas anuales entre el valor anual medio de las existencias.
El índice de rotación se puede calcular a su vez;
• Para cada artículo.
• Para el conjunto de los artículos.
S¡ el valor del índice de rotación es muy ba¡o, significa que la inversión que se ha realizado no es productiva y los artículos se mueven poco.
Sí el índice de rotación es muy elevado significa que las existencias están en un continuo movimiento, por lo que se deberá prestar atención al stock de seguridad para evitar que no se produzca su ruptura.
Se conoce como inventarios al volumen de productos o materias almacenadas que están esperando para ser incorporados al proceso productivo o para ser vendidos.
Por tanto, los inventarios son la relación de existencias físicas obtenidas como consecuencia de un recuento de los stocks del almacén. Este recuento constituye una obligación legal de, al menos, una vez al año, aunque a lo largo del ejercicio económico se realizan varios inventarios parciales, mensuales, trimestrales, semestrales, etc., para saber, en todo momento, las diferencias y desviaciones que puedan existir y, en su caso, contabilizarlas.
La implantación de un sistema de gestión de inventarios implica un esfuerzo considerable y dedicación de recursos, por lo que debe planificarse cuidadosamente. como aparece en
Caso prácico 4
Calculo el índice de rotación de un artículo durante un año, teniendo en cuenta que el valor de las salidas durante el año ascienden a 180 000 €, y las existencias en los doce meses del año, ascienden a 480 000 €.
Solución
Para realizar una apreciación correcta es necesario tener en cuenta las existencias en los doce meses del año.
180000
índice de rotación = ——————— = 4,5
480000/12
Al analizar el Caso práctico 4 es evidente que, en un almacén donde el Índice de rotación es de 4,5, funciona perfectamente con referencia a otro que contiene los mismos artículos y cuyo Índice de rotación es de 1, es decir, que sólo se renueva una vez cada año.
Se ha calculado el índice de rotación de un artículo, pero también se puede calcular para el conjunto de todos los artículos depositados en el almacén.
La comparación del Índice de rotación de un ejercicio con otro permite observar si se ha mejorado, permanecido estacionarios o empeorado en la gestión del almacén. liquidación de los artículos
Existen circunstancias en que las mercancías deben ser vendidas dentro de ciertos plazos impuestos por el clima, la moda, efe.; por ello, cuando se acerca la fecha en que el producto puede dejar de ser atractivo para el consumidor, las ventas deben acelerarse, por lo que se incentivan con rebajas y liquidaciones. Aunque los beneficios que se obtengan sean menores que si se vendieran al precio original, así se eliminan artículos que tendrían difícil salida en otra temporada, o se evita que los gastos de almacenamiento sean elevados con relación al beneficio que se pretende obtener con su venta.
Stock activo. Es ei stock que se genera para hacer frente a la demanda normal de los clientes y evoluciona entre un máximo y un mínimo. El máximo lo marca la capacidad del almacén o el capital acumulado en ese almacén, y el mínimo lo marca la probabilidad de carecer de existencias y que no se puedan ofender los pedidos de los clientes.
Rotura de stock. Se produce cuando en un almacén no hay existencias suficientes para atender a los pedidos de los clientes. Esto puede suceder porque en un momento determinado haya un pedido imprevisto superior a lo esperado, o porque los proveedores tarden mas tiempo del habitual en reponer las mercancías.
Stock de seguridad. Surge para evitar las roturas de los stocks y hacer frente a las demandas anormales de los clientes o a las demoras en el plazo de entrega.
Stock óptimo. Permite cubrir las previsiones óptimas de ventos, consiguiendo una mejor rentabilidad del capital invertido en el almacén.
Punto de pedido. Es el número de unidades necesarias para cubrir ¡a previsión de ventas durante ei plazo de entre-ga del proveedor. Al punto de pedido se le suma el stock de seguridad para evitar las roturas de stock.
Plazo de entrega. Es el periodo de tiempo que los proveedores tardan en suministrar las mercancías solicitadas.
Lote Económico de Pedido. Es la cantidad que hay que solicitar a los proveedores para minimizar los costes variables o indirectos asociados a un pedido.
Análisis ABC. Es un método que consiste en gestionar el almacén al dividir las mercancías en tres grupos: A, 6 y C Se fundamenta en que hay que prestar mayor atención y esfuerzo a la gestión de las mercancías que suponen una mayor inversión en el almacén (grupo A).
Rotación de existencias. El stock se renueva según el ritmo previsto, y se llega al Índice al rotación que señala cuántas veces se ha renovado e! stock a lo largo de un año. Se obtienen dividiendo el importe total de las salidas anuales por el valor medio de los stocks.
Inventarios. Es la relación de existencias físicas obtenidas como consecuencia del recuento de los sfocks del almacén.
8.-INVENTARIOS
8.1.- CONCEPTO
El Inventario es una relación detallada y valorada del patrimonio de una empresa.
8.2. CLASIFICACIÓN
a) Por el momento en que se realiza
La contabilidad comienza midiendo el patrimonio inicial de una empresa; a continuación interpreta, representa y mide todas las vertientes que se produzcan en este patrimonio inicia!. A la operación de medir el valor inicial del patrimonio se la conoce como formular el inventario de una empresa en una fecha concreta. Es el Inventario inicial.
En dicho inventario están recogidos todos los bienes y derechos y obligaciones de pago de la empresa en el momento en que el ejercicio económico comienza.
A lo largo de dicho ejercicio el sistema contable irá estudiando, interpretando y valorando las distintas operaciones (operaciones con el exterior: compras, ventas, cobros, pagos y operaciones internas de transformación de valores: transformación de unos factores de producción en productos terminados dispuestos para la venta).
En algunos casos interpretar y valorar estas operaciones no presentará problemas; por ejemplo, una compra de mercaderías o el pago de un recibo. En otros casos habrá que establecer previamente hipótesis sobre las que interpretar y valorar los hechos económicos; como por ejemplo el consumo de los elementos del inmovilizado durante un ejercicio o el valor de las existencias finales de producto (materias primas, productos en curso, productos terminados) en almacén.
Pueden realizarse inventarios en cualquier momento, con el fin de ir controlando periódicamente la situación real del patrimonio. Es el Inventario periódico.
Cuando concluya el ejercicio económico, se determinará el resultado de la gestión, procediendo a la regularización contable. Para ello habrá que ordenar la información del período, verificar la información (mediante el balance de comprobación), periodificar (delimitar los gastos e ingresos que corresponden al período cuyos resultados queremos conocer) y establecer hipótesis sobre los aspectos en los que puedan darse diversas interpretaciones (riesgosm por créditos incobrables, valoración de existencias finales de productos de almacén, etc.). Se obtiene para esa fecha el balance de situación de la empresa; a este balance se le denomina Inventario fínal y nos ofrece información sobre:
a) El valor y la composición del patrimonio de la empresa en esa fecha.
b) El beneficio o pérdida conseguida a lo largo del ejercicio y sobre su distribución.
Este balance de situación es el Inventario de apertura o inicial de la contabilidad en e! ejercicio siguiente.
En el Inventario tenemos puesta la relación ordenada, detallada y valorada sobre los elementos que componen el patrimonio de la empresa por grupos económicos.
Existe también el Inventario de cierre que es el que se efectúa en el caso de cierre del negocio con el fin de hacer una valoración detallada de todos los elementos que constituyen en ese momento el patrimonio.
b) Por su extensión
– Generales: Incluyen todo el patrimonio.
– Parciales: Comprenden solamente algún elemento patrimonial.
8.3. PARTES QUE COMPONEN EL INVENTARIO
– Activo: relación de bienes y derechos.
– Pasivo: relación de obligaciones.
– Neto Patrimonial: diferencia entre Activo y Pasivo.
8.4. LIBRO DE INVENTARIOS Y CUENTAS ANUALES
Recoge los siguientes documentos:
– Balance inicial de la empresa.
– Balance de sumas y saldos de cada trimestre.
– El Inventario al cierre del ejercicio.
– Las cuentas anuales.