1.-INSCRIPCIÓN DE LAS EMPRESAS
El empresario, persona física o ¡uridica, pública o privada, que por primera vez vaya a emplear a personas incluidas en el campo de aplicación de la Seguridad Social, deberá lolicitar su propia inscripción.
La inscripción es un requisito previo e indispensable a la iniciación de las actividades, que se ha de realizar en la Tesorería Territorial de la Seguridad Social de la provincia en la que radique el domicilio del empresario, o en el que esté situado el centro de trabajo; también puede efectuarse en las administraciones o agencias de la Seguridad Social de la provincia.
La inscripción es única para todo el Estado español y válida durante toda la existencia de la empresa.
A.Documentación necesaria
Para inscribir la nueva empresa deben presentarse los siguientes documentos:
1. Impreso de inscripción por triplicado.
2. Si et empresario es persona física, habrá de adjuntar fotocopia del Número de Identificación Fiscal (NIF), o pasaporte, o documento que los sustituya, si es extranjero.
Si es persona Jurídica, se adjuntará fotocopia de la escritura de constitución y NIF del representante legal de la misma.
3. Póliza de accidentes de trabajo, concertada con el INSS o con cualquier mutualidad de accidentes de trabajo, por triplicado.
4. Alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE).
5. Altas en la Seguridad Social de los trabajadores contratados.
¿Quién debe inscribirse?
Toda persona natural o jurídica, pública o privada, que contrate trabajadores
Cuándo?
Antes del inicio de la actividad
¿Dónde?
En las oficinas de la Seg. Social
Documentos que debe presentar
Impreso de inscripción
Póliza de accidentes de trabajo
IAE
NIF
Alta de los trabajadores
B. Código de cuenta de negociación
Tras la inscripción de la empresa, la Tesorería de la Seguridad Social le asigna el «código de cuenta de cotización» para su identificación numérica, que consta de diez cifras divididas en tres partes:
1. Número de orden de la provincia (dos cifras).
2. Número correspondiente a la empresa (seis cifras, si es preciso se completa con ceros a la izquierda).
3. Código de control (dos cifras).
Código provincial | Nombre de inscripción | Código de Control |
28 | 00022 | 02 |
C.Variación de datos y cese de la actividad de la empresa
Las empresas deberán comunicar cualquier variación que se produzca en los datos que comunicaron a la Tesorería Territorial de la Seguridad Social en el plazo de seis días naturales, contados a partir de la fecha en que se realice dicha voriacióñpCuando se cambie la entidad con la que se tienen cubiertas las contingencias de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, se notificará con diez días de antelación a la fecha en que surta efectos.
Asimismo, los empresarios han de comunicar a la Dirección Provincial de la Tesorería General de la Seguridad Social, o a la agencia de la Tesorería Territorial que corresponda, el cese de su actividad, temporal o definitivo, dentro de los seis días naturales siguientes a la fecha en que se produzca.
La comunicación del cese en la actividad debe ir acompañada de los partes de baja de los trabajadores.
2.-INSCRIPCIÓN DE TRABAJADORES AUTÓNOMOS
Deberán inscribirse en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos de la Seguridad Social todos los trabajadores por cuenta propia que realicen de forma habitual una actividad económica a título lucrativo sin sujeción a contrato de trabajo, independientemente de que contraten a otros trabajadores (véase Tabla 9.2).
¿Quíén?
Es obligatoria para los empresarios individuales y las comunidades de bienes, y opcional para trabajado- res de Cooperativas
¿Cuándo?
La afiliación y el alta se llevarán a cabo en los treinta días siguientes al inicio de la actividad
¿Dónde?
En las agencias y oficinas de la Seguridad Social
Documento a aportar
• Fotocopia del IAE
• Fotocopia del NIF del solicitante
• Para cooperativas: certificado del Registro General de Cooperativas
• Para profesionales: certificado del colegio oficial
• Para autónomos de la agricultura: certificado de la cámara agraria.
El número de cuenta de cotización asignado al trabajador por cuenta propia o autónomo deberá coincidir con su número de la Seguridad Social o, en su defecto, con el número de afiliación a la Seguridad Social que se le asigne.
3.-APERTURA DEL CENTRO DE TRABAJO
La apertura de un centro de trabajo debe comunicarla el empresario a la Dirección Provincial del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales de la provincia donde radique el nuevo centro.
La comunicación se efectuará dentro de los treinta días siguientes a la apertura del centro de trabajo o a la reanudación de la actividad.
Si la comunicación recibida no reúne los datos exigidos, se pondrá en conocimiento del interesado para que subsane los defectos en el plazo de diez días, pues, en caso contrario, se entenderá como no efectuada la comunicación (véase Tabla 9.3).
En las oficinas de la Seg. Social
¿Quién debe efectuarla?
El empresario
¿Cuándo?
Dentro de los treinta días siguientes al inicio de la actividad
¿Dónde?
Dirección Provincial del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales
Documentos a aportar
• Datos de la empresa
• Datos del centro de trabajo
• Datos de la plantilla
• Actividad que desarrollo
Tabla 9,3, Trámites para la apertura del centro de trabajo o reanudación de la actividad
4.-AFILIACIÓN Y ALTA DE LOS TRABAJADORES
Los empresarios están obligados a inscribir en el sistema de la Seguridad Social a todos los trabajadores que contraten.
La afiliación de los trabajadores es obligatoria para todo el personal dentro del campo de aplicación de la Seguridad ( Social y única para toda la vida de los trabajadores, sin perjuicio de las bajas, altas y demás variaciones que puedan producirse con posterioridad a su afiliación.
La afiliación se formaliza en el impreso oficial correspondiente, y la efectuará la Dirección Provincial de la TGSS o su administración en la provincia en que esté domiciliada la empresa. En cuanto al plazo, la afiliación debe solicitarse antes de la prestación de servicios de la persona trabajadora.
A. Formas de realizar la afiliación
La afiliación de las personas trabajadoras debe realizarla obligatoriamente la empresa; no obstante, si ésta no lo hiciese, existen otras formas de afiliación.
Afiliación a petición de la empresa
Los empresarios deben solicitar la afiliación de las personas que contraten, a no ser que ya estuviesen afiliadas.
La afiliación se realiza a nombre del trabajador en la Tesorería de la Seguridad Social que corresponda al centro de trabajo, y ha de realizarse antes de iniciar la relación laboral.
La Tesorería de la Seguridad Social entrega un documento en el que consta el número de afiliación asignado.
Cada beneficiario dispondrá de una tarjeta individual con sus datos y con el número que se le haya asignado.
Afiliación a instancia de las personas trabajadoras
Cuando un empresario incumpla con la obligación de afiliar a algunos de los trabajadores, éstos podrán solicitar directamente su afiliación en la Tesorería de la Seguridad Social de la provincia donde radique su centro de trabajo.
Afiliación de oficio
Se efectuará cuando la Inspección de Trabajo compruebe que no se ha cumplido con la obligación de solicitar la inscripción de los trabajadores.
B.Altas, bajas y variaciones de datos de las personas trabajadoras
Los empresarios deben comunicar las altas de las personas contratadas y las bajas de los trabajadores que hayan interrumpido su relación con la empresa, así como las variaciones que se produzcan en los datos de los empleados.
Altas
La afiliación inicial de ia persona trabajadora implicas su alta en la Seguridad Social. Las altas se presentarán antes de iniciar la relación laboral; cuando la solicitud se realice fuera de plazo, tendrá efecto desde el día de su presentación.
La afiliación y el alta se formalizarán a nombre de cada trabajador, bien mediante la presentación personal en las oficinas de la Seguridad Social, o bien mediante el envío de la documentación por cualquier procedimiento informático o telemático, por ejemplo, fax.
En el parte de alta y en el de variación de datos constarán las firmas del empresario y trabajador.
En el parte de baja sólo constará la del empresario.
La Seguridad Social asigna a cada trabajador un número De afiliación, que consta de once cifras; las dos primeras corresponden a la provincia donde se afilie el trabajador, las siete siguientes a la afiliación/ y las dos últimas son de control.
Ejemplo de un número de un trabajador que se afilia en Zaragoza.
Código Provincial | Número de Inscripción | Código de control |
50 | 1234567 | 05 |
Los trabajadores deberán ser dados de alta cada vez que comiencen una nueva relación laboral, ya sea con lo misma o con diferente empresa.
B.Bajas y variaciones de datos
Cada vez que un trabajador finlice una relación laboral deberá ser dado de baja.
Las bajas de los trabajadores así como las variaciones que se produzcan en sus datos, se deben comunicar a la Seguridad Social dentro del plazo de los seis días naturales siguientes al cese en el trabajo.
Tabla 9.4. Requisitos para la a afiliación y alta de trabajadores
Quién?
El empresario o, en su defecto, los trabajadores o la inspección de trabajo.
Cuándo?
Con anterioridad a la iniciación de la actividad laboral.
Dónde?
En las direcciones provinciales de la Tesorería General de la Seguridad Social.
Qué gastos supone al empresario?
Los pagos patronales de la cuota patronal a la Seguridad Social por cada empleado
Tabla 9.5. Plazo de presentación de aftas, ba;’as y variaciones
REGIMEN ALTAS BAJAS Y VARIACIONES
General Previa . 6 días
Autónomos 30 días 6 días
Agrario 6 dias 6 días
E. Hogar . 6 días 6 días
Min. Carbón Previa 6 días
Mar • Previa, salvo 6 días
excepción •
D. Numero de la Seguridod Sotiol
La Tesorería General de la Seguridad Social asignará ui número a cada ciudadano para identificarlo en sus relacio nes con la Seguridad Social como afiliado en alta en cual quiera de los regímenes, bien como trabajador por cuenti propia, ajena o asimilado.
Asimismo, será obligatorio solicitar el número de Segurido Social en caso de beneficiarios de pensiones o de otro prestaciones del sistema, tanto en su modalidad contributivi como no contributiva.
E. Validez de la tarjeta de la Segundad Sociol
La tarjeta definitiva de la Seguridad Social será válida par acreditar los datos del titular en todo el Estado, en las ent dades gestoras de la Seguridad Social, Tesorería General demás Administraciones Pública^Además, esta tarjeta pe mitirá a su titular realizar, en los terminales automáticos de información y gestión, las operaciones sobre datos de afiliación e historia laboral, de cotización y prestaciones ecnómicas, entre otras.
9.5.-LIBROS LABORALES
El empresario, una vez haya procedido a la inscripción en la Seguridad Social y haya comunicado la apertura del centro de trabajo, deberá adquirir y diligenciar el libro de visitas, cuya llevanza es obligatoria, con el fin de que la inspección de trabajo en el ejercicio de su-función realice las anotaciones oportunas.
A. Libro de visitas
Cada centro de trabajo, ocupe o no a trabajadores por cuenta ajena, está obligado a tener un libro para que los inspectores de trabajo efectúen las diligencias necesarias en sus visitas. Dicha obligación alcanza, además de a las empresas, a los trabajadores por cuenta propia y a los titulares de centros o establecimientos, con independencia del régimen de la Seguridad Social que les sea aplicable.
Este libro lo diligenciará en la primera hoja el jefe de la Inspección de Trabajo, que sellará todas sus hojas.
Los empresarios deben conservar los libros de visitas durante un plazo mínimo de cuatro anos a partir de la fecha de la última diligencia, una vez agotado el mismo.
La carencia del libro, la no presentación a los inspectores o la no conservación durante el plazo fijado será motivo de sanción.
B. Libro de Matrícula
La Dirección Provincial del Ministerio de Trabajo pone a disposición del empresario un libro de matrícula del personal con el fin de facilitar la labor de comprobación de la Inspección de Trabajo.
Cada centro de trabajo puede llevar un libro en el que se inscribirá a todas las personas trabajadoras en el momento de iniciar su relación laboral, y se hará constar el nombre, apellidos, fecha y lugar de nacimiento, número de afiliación a la Seguridad Social, tarifa de cotización, fecha de alta en la empresa, así como el número de matrícula que le corresponda. El trabajador firmará para aprobar los datos consignados en la inscripción.
En caso de cambio de categoría profesional, se procede o realizar una nueva inscripción, donde debe constar el número de matricula anterior y el nuevo número asignado. Las variaciones también han de ser firmadas por los trabajadores.
Asimismo, en este libro se anotan las bajas de los trabajadores y debe constar la fecha de la baja, la de inscripción o la del último cambio de categoría.
La Dirección General de la Inspección podrá autorizar la sustitución del libro por otro sistema de documentación que ofrezca las mismas garantías.
Desde el 1 de enero de 2002 quedó suprimida !a obligación de los empresarios de llevar este libro de matrícula de personal y, como consecuencia de ello, no se sanciona por no disponer o no llevarlo al día. Sin embargo, la supresión de la obligación empresarial no implica la eliminación del deber de la empresa de mantener y suministrar los mismos datos e información que hasta ahora proporcionaba el libro de matrícula.
6.-CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Las empresas deben conservar durante cuatro años los documentos de inscripción de la asociación para la protección de accidentes y enfermedades profesionales, los documentos de afiliación de los trabajadores y los partes de altas, bajas y comunicaciones de variación de datos. También tienen derecho a reducción de su jornada de trabajo, pero con ta reducción proporcional del salario, las personas que tengan a su cuidado a algún menor de seis años o un disminuido psíquico o físico que no trabaje.
7.-EL CALENDARIO LABORAL Y LAS FIESTAS LABORALES
las empresas deben elaborar un calendario de los días in biles a efectos laborales, retribuidos y no recuperables,que estará de acuerdo con la regulación que anualmente realiza el Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales, y con lo establecido por las comunidades autónomas y los ayuntamientos.
El calendario laboral anual debe estar expuesto en cada centro de trabajo, y comprenderá las horas de trabajo diarios y anuales, los domingos y días de descanso semanales, las fiestas que coincidan con jornada laborable, las vacaciones anuales y las fechas de disfrute, e! horario de trabajo, los turnos, la distribución de la jornada según las estaciones del año, las pausas, etc. Para elaborar el calendario laboral se consultará a los representantes de los trabajadores-
Las fiestas laborales de carácter retribuido y no recuperables no podrán exceder de catorce.al año/ de las cuales dos serán locales. Las fiestas se distribuyen de la siguiente forma:
a) Fiestas de carácter cívico:
– 12 de octubre (Fiesta Nacional de España).
– ó de diciembre (día de la Constitución española).
b) Fiestas fijadas en el Estatuto de ¡os Trabajadores:
– 1 de enero (Año^uevo).
– 1 de mayo (Fiesta del Trabajo).
– 25 de diciembre (Natividad del Señor).
c) Fiestas en cumplimiento del acuerdo con la Santa Sede:
– ó de enero (Epifanía del Señor).
– 19 de marzo (San José), o 25 de Julio (Santiago Apóstol).
– 15 de agosto (Asunción de la Virgen).
– 1 de noviembre (Todos los Santos).
~ 8 de diciembre (Inmaculada Concepción).
– Jueves Santo.
– Viernes Santo.
Las comunidades autónomas pueden optar por celebrar la fiesta de San José o la de Santiago Apóstol.
Asimismo, las distintas autonomías pueden sustituir los días ó de enero, 19 de marzo (San José), 25 de julio (Santiago) y Jueves Santo por fiestas que por tradición le sean propias.
A las doce fiestas nacionales se sumarán las dos fiestas de carácter local, con las que se completan las catorce establecidas en el Estatuto de los Trabajadores.
El Gobierno puede trasladar al lunes inmediatamente posterior las fiestas de ámbito nacional que tengan lugar entre semana. Esta facultad también la tienen las comunidades autónomas dentro de su ámbito.