Tema 9B – Medios y equipos de comunicación, transmisión y elaboración de documentación e información escrita interna y externa. La máquina de escribir eléctrica-electrónica, el ordenador; el fax: finalidad, uso y limitaciones. Recepción y despacho de la correspondencia en la empresa. El correo electrónico.

• Plotter

Existen también los trazadores de líneas o de gráficos, denominados «Plotter». Son dispositivos periféricos que permiten imprimir, en soporte papel desde tamaño A4, con alimentador de hojas, hasta el AO, con alimentador de rollo, o incluso hasta 1,25 metros de ancho por 25 metros de largo, con una gran calidad y precisión en planos y gráficos en los trabajos técnicos que así lo requieran, sobre todo en arquitectura, ingeniería y construcción. Para ello se utilizan plumas o rotuladores de calidad, que se intercambian para realizar los diferentes trazos.

Impresora HP de inyección de tinta Se utilizan dos sistemas para la fijación de la tinta: por medio de impulsos electrónicos, que hacen que la tinta de un tubo de material piezo-eléctrico salga proyectada hacia el papel, o o través del calentamiento de la tinta, que al llegar al punto de ebullición y recibir el impulso eléctrico hace que salgo expulsado del depósito a través de una boquilla hacia el papel, enfriándose al llegar a éste.

Láser. En este tipo de impresoras el tambor, que está cargado electrostática o magnéticamente, recibe un haz de luz, el láser, consiguiendo que el rodillo con polvillo del tóner quede adherido o aquél a través de unas partículas que son «imprimidas» en el papel al aumentar rápidamente la temperatura.

B. Equipo de gestión empresarial

Se trata de los equipos utilizados de forma habitual por los profesionales y empresas para la transmisión y recepción de todos aquellos documentos e imágenes que surgen de la actividad comercial. Estos equipos se dividen en autónomos/multifuncionales.

Los equipos autónomos realizan su cometido de forma independiente, sin estar asociados a otros medios o periféricos.

Los más importantes son:

• Módem

Se trata de un aparato que transforma las señales digitales; del ordenador en analógicas para posteriormente invertirle proceso al llegar al módem destino, es decir, convertir las seña-

De agujas

De inyección

Láser

Ventajas

• Su baja calidad de impresión, sobre todo para las imágenes.

• Elevado ruido al imprimir.

• Lentitud en la impresión.

• Coste alto por página y aún más elevado si se trato de impresión a color.

• Imposibilidad de conseguir copias a la vez que el original.

• Bajo coste de mantenimiento.

• Posibilidad de realizar copias al confeccionar el original si se dispone de papel autocopiativo.

• Buena calidad de impresión.

• Precio razonable,

• Más silenciosas que las matriciales.

• Impresión en cualquier clase de papel.

• Posibilidad de imprimir con calidad fotográfica.

• Son rápidas y muy silenciosas.

• Precio elevado.

• Imposibilidad de conseguir copias a la vez que el original

• Alta calidad de impresión.

• El coste por página es más bien bajo.

• Posibilidad, según modelos y marcas, de no utilizar

• Elevado coste de la impresión a color 

Cable en la transmisión de datos, pues cuentan con un puerto de royos infrarrojos.

Cuadro comparativo de tos distintos tipos de impresoras les analógicas en digitales, comprensibles para el software del ordenador. La línea utilizada es la del teléfono –dos hilos de cobre- y obedece a las siglas RTC (Red Telefónica Conmutada).

Los primeros módem transmitían datos de 300 baudios o bits por segundo (baudios para el teléfono -analógico-, bits paro el ordenador-digital-). A medida que el uso del ordenador personal aumentaba también lo hacía la velocidad de los módem, que llegaron incluso a ser más potentes que los ordenadores a los que servían. Los módem actuales ofrecen una velocidad desde los 14400 bps, bit/baudio por segundo, que es la unidad que mide la velocidad de los módem, hasta los 56 000 bps.

Los módem se clasifican en dos tipos:

– Internos: se instalan dentro del ordenador. Es una tarjeta, parecida por ejemplo a las de sonido, que se aloja en una de las ranuras o conectores, tipos ISA o PCI.

– Externos: se sitúan en el exterior del equipo, y se conectan a éste a través de un puerto o conexión (tipo RS-232C) que está situado en la parte posterior.

Todos los módem que se comercializan poseen la opción de fax.

• Adaptadores digitales

La actual velocidad de los módem y el aumento del volumen de información que tratan las empresas, los fabricantes y las operadoras telefónicas ha hecho que se lancen al mercado dos grandes productos que utilizan la línea telefónica digital: los adaptadores RDSI (Red Digital de Servicios Integrados, cuya velocidad de acceso es de hasta 128 kbps, y la línea ADSL (Asymmetric Digital Suscriber Une -Línea de abonado digital asimétrica-) con velocidades diferentes para la entrado y la salida en la transmisión de datos, de ahí el nombre de asimétrica. La velocidad de transmisión de entrada de datos oscila entre los 256 Kbps y los 2 Mgps; la de salida entre los 128 y los SOOKbps.

Como novedad, existen conexiones llevadas a cabo por medio de fibra óptica -por cable- que superan con creces las velocidades de transmisión de datos.

• Fax

Es conocido en el mundo empresarial también con el nombre de facsímil. Se trata de un sistema autónomo que transmite datos por medio de impulsos eléctricos a través de la red telefónico. La máquina emisora, el fax emisor, «lee» el documento o imagen y lo convierte en impulsos eléctricos que viajan por el hilo telefónico hasta la máquina receptora, el fax receptor, que ha de estar en activo, y que invierte el proceso, es decir, los pulsos eléctricos los convierte en texto que se imprime en el papel, ya sea térmico o termosensible, en rollos de treinta a cincuenta metros o bien en hojas sueltas, obteniendo asi una copia o telecopia.

Si el uso del fax es mayoritario en una empresa, es aconsejable que se proceda a instalar una linea de teléfono independiente, para ganar un tiempo de espera. Ahora bien, si su uso no es extendido, con la propia línea de teléfono será suficiente.

Los elementos y características funcionales más importantes del fax son:

– Bandeja de papel: evita que el facsímil recibido «ruede» por el suelo.

– Envío automático: una vez que el fox detecte el soporte físico, el papel o documento, y establezca conexión con el fax receptor, la transmisión se hace automática, sin pulsar ningún botón o tecla de envío.

– Posibilidad de programar la transmisión: es una opción muy útil paro ahorrar costes en transmisiones internacionales. El fax almacena el texto y es transmitido a una hora predeterminada por el usuario. Hay que tener presente la discriminación horaria en las tarifas telefónicas y la diferencia horaria con los países con que mantengamos relaciones comerciales.

– Llamada a distancias: resulto útil cuando una oficina o empresa tiene que enviar el mismo fax o documento a varios destinatarios, ya sean agencias, sucursales, etc. Con esta posibilidad son los destinatarios quienes «piden» el fax al emisor, con lo que éste se ahorra el coste de las llamadas. Supongamos que se desea enviar un fax a treinta destinatarios, pues en este caso en lugar de pagar el emisor la treintena de comunicaciones, es cada destinatario quien paga la suya.

– Marcación automática: el fax memoriza un número determinado de marcaciones abreviadas, así como una marcación codificada para programar números de teléfono, con lo que se consigue un ahorro de tiempo.

– Función anticurveo: mediante esta función el fax imprime el documento sin la visión curvada que se pudiera obtener en el texto.

– Impresión de calidad: los sistemas actuales de impresión, aparte del térmico de baja calidad, son por medio de inyección de burbuja o por láser, igual que las impresoras, con lo que se puede utilizar papel normal.

– Mensaje de confirmación: es una especie de informe justificante que emite el propio fax cuando la transmisión ha sido efectiva o correcta. Es práctica común graparla al documento telecopiado, es decir, al original.

Al enviar los faxes o comunicaciones, las empresas utilizan la carátula o máscara para la primera página, que es una hoja donde aparecen impresos la razón social, el domicilio/ el teléfono, el número de fax, el número de hojas telecopiadas el espacio para añadir; el fax de destino, la persona o el departamento que envía el fax, el destinatario, el asunto y el texto o mensaje. Si hubiese dos o más hojas, se utilizarán hojas normales, pues el propio fax se encarga de imprimir en la parte superior las referencias, es decir, la fecha, la razón social, el número del fax origen, el número de hoja y el número de páginas total. En la Figura 11,5 tienes un ejemplo de carátula.

• Escáner

Se trata de un periférico mediante el cual se realiza una captura de imágenes o textos para ser tratados posteriormente o manejados por medio de las aplicaciones instaladas en el ordenador, o simplemente ser reproducidas mediante la impresión. La exploración o «lectura» de los datos se realiza básicamente por las pasadas o el desplazamiento de su cabezal, unos sensores fotoeléctricos y una lámpara fluorescente.

Los equipos multifuncionales son máquinas incluidas o incorporadas en un mismo dispositivo periférico. Los más importantes en la actualidad son el fax-módem, el escáner-impresora, la copiadora-impresora-escáner, el fax-Pcfax-escáner-copiadoro-impresora y el fax-Pcfax-copiadora-impresora-teléfono, cuyo funcionamiento vamos a explicar a continuación.

• Fax-módem

Por medio de los fax-módem los ordenadores personales se pueden utilizar para enviar y/o recepcionar faxes o documentos.

El documento o fax a enviar es confeccionado mediante el software de un ordenador. El fax-módem se encargará de «dígita I Iza rio» para posteriormente ser enviado a un fax simple o a un ordenador con fax módem.

Los mensajes a enviar o ya enviados pueden quedar grabados en el disco duro de nuestro ordenador u otro soporte, con lo que nos ahorramos el empleo de papel, su archivo, etc.

Lo mismo ocurre con el fax-módem receptor, pues el mensaje recibido, si lo deseamos, puede ser visualizado en el monitor, grabado en soporte magnético o ser impreso- Ahora bien, el ordenador receptor tiene que estar conectado y el software del fax-módem en activo. Tienes un ejemplo en la Figura 11,6.

– Escáner-impresora

Se trato de un periférico que, como su nombre indica, pose la opción de impresión y de escanear o digitalizar documento archivarlos y, si se desea, imprimirlos.

– Copiadora-impresora-escáner

Se trata de un sistema de reproducción de documentos e imágenes que en uno sola máquina comprende fotocopiadora escáner e impresora. Funcionan independientemente, pen integrados en un solo aparato. Con la fotocopiadora si pueden obtener copias, tanto en blanco y negro como en color de un original. Mediante el escáner podremos digitalizar textos y gráficos y, por último, con la impresora imprimiremos aquellos trabajos que estén escaneados o confeccionados con el ordenador.

– Fax-Pcfax-escáner-copiadora-impresora

Se trata de un periférico que combina las siguientes prestaciones de las máquinas a las que hace referencia:

– Con el fax disponemos de la máquina de facsímil autónoma con lo que podemos enviar y recibir documentos cuando nuestro ordenador esté desconectado o apagado.

– Con el Pcfax podremos enviar faxes desde la pantalla di nuestro ordenador a un fax autónomo o a otro Pcfax. Tank los faxes enviados como los recibidos podrán ser archivados en el disco duro del ordenador, con lo que nos araremos tiempo y popel, así como espacio físico.

– Con el escáner tendremos la posibilidad de digitaliza el documento gráfico colocado en la máquina por medio del lector óptico. Una vez escaneado el documento, ya sea carta, letra de cambio, gráficos, fotografías, informes, etc., puede ser impreso o archivado en el disco duro del ordenador.

– Con la copiadora disponemos de una fotocopiadora en nuestra oficina, con todas las ventajas que ello conllevo.

– Con la impresora podemos imprimir los documentos escritos originados por los diferentes programas instalados en el ordenador y por el resto de periféricos. ;

– Fax-Pcfax-escáner-copiadora-impresora teléfono

Se trata de una máquina periférica que, además de las fui clones de la anterior, se puede conectar un teléfono, con que se amplían sus prestaciones. Aporte de los usos normalice! teléfono, podremos utilizar el ordenador, con el softwre necesario, como una agenda o directorio telefónico.

Todo este conjunto de periféricos nos do una ¡dea de sus características y múltiples usos, así como del alto rendimiento que se puede obtener de ellos (Figura 11 -7).

Merece mención aparte el estudio de la telemática debido al auge con que esta ciencia está haciendo su aparición en las oficinas.

Dependiendo de la distancia existente entre el lugar de origen y el lugar de destino del documento, podemos clasificar los medios de transmisión de datos en:

Cercanas Cinta transportadora

Próximas Transporte neumático de documentos

Distantes Teletipos, teletex, telemática

Cercanas: el medio de este tipo más utilizado es la cinta transportadora. Son útiles para el transporte de documentos en oficinas o dependencias que ocupan una misma superficie. Los documentos suelen ¡r acompañados de pestañas de color para identificar el departamento o sección de destino.

Próximas; en este apartado citamos el transporte neumático de documentos. Como su nombre indica, es un tubo en el cual a través de una ventanilla introduciremos un cilindro donde previamente habremos puesto los documentos a transportar y mediante un impulso de aire, este depósito cilindrico es llevado hasta el lugar de destino elegido.

Distantes: lo que se traslada es el contenido del documento, pues al llegar a su destino se plasmará en papel.

Los principales medios distantes son los teletipos, el telex y la telemática.

Los teletipos son aparatos para transmitir textos a través de impulsos eléctricos previamente codificados. El sistema está basado en el del telégrafo, que cuenta con un aparato transmisor y otro receptor. Cada teletipo o télex contiene una clave con el nombre de la empresa y una serie de números que pueden coincidir o no con los de su teléfono.

El telex es un sistema de comunicación internacional a través de la línea telefónica.

El término telemática proviene de la unión de parte de las palabras TELEcomunicación e inforMATICA. La palabra informática procede de la unión de las palabras INFORmación autoMÁTICA.

La telemática consiste en la transmisión de datos entre ordenadores, generalmente a través del cableado. Estos cables pueden instalarse de forma privada en cuanto a su tecnología e infraestructura se refiere, ya que va a ser utilizada por una sola empresa que es su propietaria. Es lo que conocemos en el argot Informático como Redes de Área Local(LAN). Estas redes van a permitir compartir programas, software, y periféricos, impresoras, plotters, etc., en una sala, oficinas o dependencias de una mismo empresa. Los ordenadores estarán conectados por un cable (existen varios en el mercado, como el de par trenzado con protección o sin protección, el coaxial y el cable de fibra óptica), pero no tendrán salida al exterior.

Si deseásemos entablar conexión con otras redes, por ejemplo dentro de la misma ciudad, tendríamos que utilizar la tecnología de las redes MAN (Metropoíitan Área Nefworks) y si quisiéramos llegar aún más lejos, es decir, salir de la ciudad, tendríamos que acudir o las redes denominadas WAN (Wicie Área Networks).

La forma de expansión puede efectuarse por medio de lo compra, por parte de la empresa, del sistema de cableado.

También existe la opción de alquilarlo. Esta último posibilidad es aconsejable para la WAN por su altísimo coste, en el supuesto de que se tuviese que cablear.

La invención del módem ha hecho posible la utilización de las redes telefónicas para transmitir información procesado en ordenador. Este aparato traduce la información que proporciona el ordenador del formato digital al formato analógico de la línea telefónica y al revés. El desarrollo de las redes telefónicas digitales eliminará la necesidad del módem.

La telemática posibilita la gestión de las empresas y permite establecer comunicación entre personas que trabajan en un mismo proyecto, asunto o tarea, y que no necesariamente han de pertenecer a una misma empresa.

Equipos para plasmar datos

Máquina de escribir convencional

Máquina eléctrica

Máquina electrónica

Ordenador personal

Impresoras

Plotter

Ofimática

Gestión empresarial

Autónomos

Multifuncionales

Módem (RTC)

Adaptadores digitales (RDSI y ADSL)

Fax

Escáner

Fax-Módem

Escáner-impresora

Copladora-escáner-impresora

Fax-Pcfax-escáner-copiadora-impresora

Fax-Pcfax-escáner-copiadoro-impresora-

teléfono

Grupos de trabajo

Correo electrónico

Correo de mensajería

Videoconferencia

Telemática

Equipos de comunicación sin cable

A. di-upo! de trabajo

Son servicios de información que realizan su trabajo con grandes ordenadores, ofreciendo a los clientes o usuarios la posibilidad de disponer de esa información y/o de participar en ella. Una derivación de estos grupos son los llamados «foros» o boletines electrónicos, a través de los que se intercambian mensajes e información de temas de actualidad, etc., con cualquier parte del mundo.

• Correo electrónico (e-mail)

Es un sistema de comunicación electrónico que almacena los mensajes enviados por el remitente al destinatario, recibiéndolos éste cuando asi lo desee. Las utilidades del correo electrónico están perfiladas para el envío, en su mayoría, de notas o mensajes breves, pasando a un segundo término los editores de texto propios. También permite enviar ficheros de imágenes, música, programas, etc.

Los poseedores de este sistema de comunicación disponen de un buzón electrónico a su nombre con una dirección electrónica única para cada cliente o usuario.

No obstante, y debido a las posibilidades que ofrecen los programas clientes de software del correo electrónico, lo mayoría de las principales suites o paquetes integrados (Office 2000, XP, Corel, Wordperfect…} ofrecen en sus respectivos tratamientos de textos la opción de, una vez confeccionado un documento (carta, certificado, etc.), poder remitirlo vía e-mail.

-• de: Alemania

– dk: Dinamarca

– es: España

– f¡: Finlandia

– fr: Francia

– ¡t: Italia

– ¡p: Japón

– kw: Kuwait

– li: Licchtenstein

– ni: Países Bajos

– no: Noruega

– nz: Nueva Zelanda

– pe: Perú

– pt: Portugal

– pr: Puerto Rico

– ru: Federación Rusa

– se: Suecia

– si: Eslovenio

– us: Estados Unidos

– Correo de mensajería

Los clientes y/o usuarios envían su correo electrónico, con la particularidad de que el envío o mensaje se puede hacer a las oficinas que disponen de este sistema, imprimiendo la carta y enviándose a su destinatario por correo ordinario o bien por mensajería, que son empresas privadas de correo, ya que el receptor no posee una dirección electrónico, como sí ocurre en el apartado anterior. Las principales compañías que ofertan este servicio de correo son, entre otras MECÍ, ATT y CompuServe.

Como complemento al correo electrónico utilizado por los organizaciones ha surgido una mensajería electrónica consistente en una cuenta de e-mail gratuita basada en la Web, que se obtiene dándose de alta o través de Internet o Infovía.

Al ser un servicio gratuito, la mayoría de los mensajes recibidos son publicitarios. De todas formas es una opción enfocada a un uso doméstico y no hacia el empresariado y los profesionales.

• La videoconferencia

Es un sistema de telecomunicación que permite a un grupo de personas situadas en lugares distantes transmitir y recibir información audiovisual en tiempo real.

Con la videoconferencia se pueden obtener todas las opciones de intercambio de información que se puedan llevara cabo en reuniones colectivas que tengan lugar entre distintos grupos de personas (apoyo y formación al personal, así el correo electrónico

Comunicación sin cables como para su selección, planificación de estrategias empresariales, coordinación de marketing, trabajo en grupo de departamentos situados en zonas geográficas distintas/ aplicación de conocimientos en centros sanitarios, universidades, declaraciones en Juicios, etc.).

La videoconferencia ha experimentado un importante crecimiento en su utilización debido a que existen empresas especializadas en la prestación de este servicio, bien mediante alquiler de salas de videoconferencia dotadas con todos los medios tecnológicos necesarios, así como también el alquiler o venta del propio equipo o kit de videoconferencia a un precio razonable.

Las ventajas que presenta este sistema son:

Mayor rendimiento en la organización.

Mejoras en la realización de proyectos.

Precios de venta más competitivos.

Ahorro de tiempo por los directivos de la empresa.

Mejora la coordinación o comunicación entre los departamentos distantes geográfica mente.

El trabajo se realizo de una forma simultánea.

Se reducen costes al ahorrar los gastos por desplazamientos y estancias,

No tienen que realizar desplazamientos largos.

Una vez finalizado la reunión se puede posar seguidamente a la toma de decisiones.

Da la sensación de que el evento se ha desarrollado teniendo contacto personal o presencial.

La videoconferencía se divide, básicamente, en dos grandes áreas:

• Videoconferencia individual o punto a punto.

• Multlconferencia.

La videoconferencia individual o punto a punto. Mediante este sistema se pueden conectar simultáneamente dos personas o bien dos pequeños grupos de individuos 

También recibe el nombre de videoconferencia escritorio-escritorio. Un ejemplo de este tipo de video conferencia es el intercambio de opiniones entre los jefes de departamento de determinada empresa, situados en Madrid y Amsterdam.

Multiconferencia. Se trata de un equipo específico que permite establecer videoconferencia o reuniones en más de dos puntos, simultáneamente. Ejemplo: se establece una conexión unísona entre los miembros de un determinado departamento de una gran empresa que tiene delegaciones abiertas en Hamburgo, Madrid, Oslo, París y Zurich.

Los elementos básicos para llevar a cabo una video conferencia son:

– Un CODEC (aparato que sirve para la COmpresión y DECompresión de la señal de vídeo).

– Un ordenador multimedia.

– Tarjeta y software de videoconferencia.

Micrófonos y altavoces.

Mando por infrarrojos.

Puede parecer que red es sinónimo de un entramado de cables o hilos, como si de una gran telo de araña se tratase. Pues bien, no todo está tan enredado, ya que existen las redes sin cables.

Estas redes sin hilos están pensadas para los usuarios que, por ejemplo, tienen la necesidad de estar conectados con sus empresas en los desplazamientos por motivos de trabajo, de una forma inmediata, desde el/la agente comercial al alto/a ejecutivo/a, que con este sistema ganan tiempo. Con él es posible anticiparse a la competencia, solicitar muestras, informes impresos, etc., en una palabra, información, tan importante en los transacciones económicas.

Estos sistemas utilizan la tecnología de los teléfonos celulares.

El ordenador portátil dispone de una antena, bien interior o exterior, que se comunica con su central mediante las ondas emitidas y que son recepcionadas por las torres de radio, que las transmiten a la red central por medio de transmisores. Si la comunicación es a nivel mundial, las ondas son transmitidas a través de los satélites de telecomunicaciones hasta llegar a su destino.

Por otra parte, como novedad en la transmisión de mensajes inalámbricos, el correo electrónico o «e-mail» de nuestro ordenador se puede enviar o reenviar a través de ondas, vía Internet, a un buscapersonas. Este recibe los mensajes de! correo electrónico de forma directa, con la posibilidad de comunicación en tiempo real o bien diferida, es decir, archivar o guardar los mensajes recibidos para visualizarlos cuando así se requiera (Figura 11.11by11.11c).

MH Recepción del correo

Una vez recibido el correo, el departamento de correspondencia comercial procederá a comprobar lo siguiente:

– Remitente.

– Contenido.

– Anexos, si los hubiese.

– Departamento o persona destinatario.

Después de comprobar las operaciones anteriores, se procede a anotarla en el libro de registro de entrada de correspondencia y se realizan tantas copias como fuesen necesarias.

• Libro de registro de entrada del correo

Cada empresa tendrá el libro con el rayado que mejor se adapte a sus necesidades. En el mercado existen una gran variedad de estos libros, de los cuales un ejemplo puede ser el que te presentamos en las.

Recibimos la correspondencia

Seleccionamos

Abrimos y comprobamos el contenido de la correspondencia

Registramos en el libro de registro de entrada de correspondencia

Fig. 7.1. La recepción de¡ correo en ¡a empresa. [Iconos tomados del programa Corel Word Perfect)

Fig. 7,2, Rayado para registro de entrada de correo

| 1.010 ‘• 02/04/0

\ 1.011 : : 02/04/0

\ 1.012 . 02/04/0

| 1.013 ; 02/04/0

AGROJARDÍN de Salamanca Carta

LORIA, S.A.; de Torrasa Impresos

PUBLIMAK, S.L, de Oviedo Paquete

A. Pérez de Madrid Carta

Certificado

Catálogo

Video

Cheque

Pedido

Oferta temporada verano

Campaña publicidad

Pago Fra n.° 345

Ventas

Compras

Publicidad

Contabilidad

Fig. 7,3. Ejemplo de libro de registro de entrada de correspondencia

Este libro consta de las siguientes columnas:

– N.° de orden: número de orden correlativo, que será el mismo que se escribe en el sello de registro.

– Fecha: fecha de recepción del documento registrado, en algunos casos se suele incluir la hora.

– Remitente: nombre, razón social u organismo y localidad de quien envía el documento.

— Clase: clase de documento recibido, ya sea carta, telegrama, paquete, etc. Se suele usar la inicial del mismo:

C = Carta

TP = Tarjeta postal

TL == Telegrama

PP = Paquete postal

No son siglas normalizadas, sino que cada empresa puede utilizar las que estime oportunas.

– Anexos: indicaremos si la carta viene acompañada de algún otro documento, como por ejemplo cheques, letras de cambio/ etc.

– Extracto de su contenido: escribiremos el motivo de la comunicación y podemos utilizar el propio asunto de la carta.

– Departamento que recibe la comunicación: especificaremos el nombre del departamento destinatario, o en su defecto de la persona o cargo que recibe la comunicación. SÍ son varios los departamentos destinatarios, se pueden indicar.

Observa el siguiente ejemplo:

La empresa Industrias Solans, S.A-, recibe el día 2 de abril de 200_ como parte de su correspondencia los siguientes documentos:

– Corta de la empresa AGROJARDIN de Salamanca en la que realiza un pedido.

– Catálogo de productos para la próxima temporada de verana de LOIRA, S.A,, de Tarrasa-

– Paquete de la empresa PUBLIMAK, S.L., de Oviedo, que contiene un vídeo con la campaña de publicidad.

– Carta certificada de A. Pérez de Madrid, que contiene cheque por el pago de la factura n.° 345.

En la Figura 7.3 te presentamos el rayado y anotación que le corresponde.

En muchas empresas no sólo se registra y anota la correspondencia, sino que se estampa en la misma un sello de caucho con un encasillado que imprime los siguientes datos: número de registro, fecha de llegada, departamento que lo recibe y fecha de contestación (Figura 7.4).

N.°: Fecha de recepción:

Departa mento/s:

Fecha contestación:

Fig. 7.4, Sello registro de entrada

Los apartados N.°, fecha de recepción y departamentos/s deberán coincidir con los anotados en el libro de registro.

El apartado fecha de contestación se cumplimentará en las ocasiones en que se deba dejar constancia del día de la respuesta, para en un futuro poder utilizar la fecha de contestación como referencia n/escrífo.

Cuando una carta o documento pueda afectar a más de un departamento, se deberá realizar una fotocopia para cada uno de ellos, repartiendo el original al departamento destinatario y las fotocopias al resto.

Los distintos departamentos enviarán al departamento de correspondencia todas aquellas cartas o documentos que desean enviar a sus clientes/ proveedores, etc. Uno vez recibida, se procederá a comprobar si están debidamente firmadas y si acompañan los documentos que figuran en el anexo de la misma, Tras la comprobación se procede a su franqueo.

En la Figura 7.6 puedes ver un ejemplo de rayado de libro de registro de salida de la correspondencia.

Una de las tareas que deben hacer las personas encargadas de registrar la salida de la correspondencia consiste en realizar fotocopias de las cartas y documentos enviados. Por este motivo, para futuras reclamaciones o consultas debemo; dejar constancia de lo que enviamos.

A la hora de franquear la correspondencia debemos tener presente el importe de las tarifas postales y telegráficas.

Para ello es conveniente «tener a mano» el cuadro de tarifas que facilita Correos y Telégrafos.

Recogemos el correo a enviar

Comprobamos si está firmada y le acompañan los anexos que figuran en la misma

Efectuamos las copias necesarias, registramos y franqueamos

Entregamos o depositamos en la empresa de mensajería

Fig. 7.5. Ei proceso de salida de ia correspondencia. (Iconos tomados del programa Corel Word Perfect) Fecha Destinatario Clase Anexos Observaciones

Fig, 7.6. Rayado poro registro de salida de ta correspondencia

– Libro registro de salida de correspondencia

El libro consta de las siguientes columnas:

– N.° de orden: número de orden correlativo de salida.

– Fecha: fecha de salida.

– Destinatario: nombre, razón social u organismo a quien se envía/n el/los documento/s y localidad.

– Clase: clase de documento enviado, ya sea carta, telegrama, paquete, etc. Se suele usar lo inicial del mismo:

C = Corta

TP = Tarjeta postal

TL = Telegrama

PP = Paquete postal

– Anexos: especificaremos si la carta va acompañada de algún otro documento.

– Observaciones: indicaremos si la carta es certificada, urgente, etc.

Fíjate en el siguiente ejemplo de libro de registro de salida de correspondencia (Figuro 7.7).

400/0_

: 1401/0_

1402/0_

1403/0

•/. Destínatono Cfeise

11 /Oó/0_ Mopy, S.L., de Cúrense C

11 /Oó/0_ Mercurio, S.A., de Teruel C

12/06/0_ J. Vara Alonso de Santander C

12/06/0 A. Torio Hernández de Huesca PP

Anexos :

— Certificada

Catálogos

Factura Se envía la mercancía por Transnor

Fig. 7.7. Registro de salida de correspondencia

– Con fecha 11/0ó/0_ envía a la empresa Mapy, S.L. de

Cúrense carta certificada.

– Con fecha 11 /Oó/0_ envía a la empresa Mercurio, S.A. de Teruel carta acompañada de catálogos.

– Con fecha 12/0ó/0_ envía a J. Vara Alonso de Santander carta acompañada de factura n.Q 450.

– Con fecha 12/0ó/0_ envía a A. Torio Hernández de Huesca un paquete con muestra de colonias.

– Libro de registro de entrada de fax

En este libro anotaremos todos aquellos fax que reciba la empresa, así como un pequeño resumen de su contenido y el departamento que lo recibe. Es conveniente que la persona que lo reciba firme en la hoja de control (Figura 7.8],

– Libro registro de salida de fax

En este libro anotaremos la fecha/ la hora de envió, el destinatario, un pequeño resumen de su contenido y el departamento que lo envía (Figura 7.9).

– Registro del correo electrónico «e-mail»

Al recibir el correo electrónico, al igual que en el correo ordinario, lo primero que debemos hacer es realizar una primera clasificación, eliminar toda aquella información que no sea importante para la actividad empresarial e imprimir la que consideremos útil o necesaria (Figura 7.10).

No es recomendable mantener almacenada durante mucho tiempo la información que con el paso de los días deja de ser útil, por ello el tiempo máximo de almacenamiento del correo electrónico debe estar comprendido entre diez y quince días.

Al imprimir el e-mail recibido, y con objeto de dejar constancia de su recepción, debemos anotarlo en el libro de registro de correo electrónico.

Circulación interna del correo

Los sistemas de reparto de correo/ como podemos ver a continuación varían en función del tamaño de la empresa.

En una empresa pequeña-mediana la persona encargada de recibir el correo será la responsable de abrir la correspondencia, registrarla, hacer las copias necesarias y, por último, entregarla en mano a su destinatario. Cuando la función es la del franqueo o envío de la correspondencia, recibirá en mano el correo generado en los distintos departamentos/ lo revisará, registrará y procederá a su envío.

17

17

17

17

11:05

11:45

12:10

16:20

N°th

Remitente S, Vela seo

OPECASA, S.A,

CEFEYMA, S.L.

M. MARTÍN (Notario)

Resumen de contenido

Pedido

Condiciones venta

Copia contrato de trabajo

Copia escritura préstamo

hipotecario

Ventas

Ventas

Personal

Financiero

Fdo.: A. Silva Pérez

Fdo.: A. Silva Pérez

Fdo.: R. Gallego Prieto

Fdo,: G. Ruiz Canto

Fig, 7.8. Registro de entrada de fax

24 9:00 1

24 9:30 2

24 10:50 3

24 11:45 4

Destinatario

Viñuela Hermanos

LIMOT, S,A.

A. Tejedor

AGROPAL, S.A.

Resumen ael confeswío ;;

Pedido Compras

Fra. n.” 96 Ventas

Letra de cambio Financiero

Alborán, 120 Almacén

Fig, 7.9, Registro de salida de hx (oso prodito).

La empresa Cremagar, S.L, recibe por correo electrónico los siguientes mensajes:

A las 18:25 horas del dia 29 de mayo de 2 00_, correo de J. Gres Martín de Cúrense (jgres@pmv.es), realizando un pedido.

A los 18:55 horas del día 29 de mayo de 2 00_, correo de SOLMAR, SL. de Jaca (Huesca) (solma12@redtlet.es)/ solicitando catálogos de nuestros productos.

A las 10:23 horas del 30 de mayo de 2 00_, correo de Publix, CB de Badajoz (publi@net.es). Comunicándonos la devolución de parte de los géneros del pedido no 1 20/2.00_

A las 10:45 horas del 30 de mayo de 2 00_, correo de Retesa, SA, de Parla (Madrid) (reso@telf.es), solicitando presupuesto.

Solución:

N.1

Fecha Hora de recepción

347/0 29/05/0_ 18:25 horas

348/0 29/05/0 18:25 horas

349/0 30/05/0 10:23 horas

350/0 30/05/0_ 10:45 horas

Remitente

Localidad

J. Gres

Martín Cúrense

SOLMAR, S.L,

Joca (Huesca)

PUBLIX, CB

Badajoz

RETESA, S.A,

Parla (Madrid)

Dirección electrónica

¡gres@pmv.es

solma 12@redtlet.es

publi@net.es

resa@telf.es

Asunto

Pedido

Departamento/’s o persona/s o destinatarios

Ventas

Solicitud catálogos Ventas/Publicidad

Devolución géneros Contabilidad/ Almacén/Ventas

Presupuesto

Compras

Fig. 7.10. Libro de registro de correo electrónico

Las empresas grandes suelen disponer de una o varias personas encargadas del despacho del correo y cuentan con sistemas o medios mecánicos de transporte que impulsan los escritos o través de circuitos de comunicaciones, tales como cintas transportadoras/ tubos neumáticos, etc. Los departamentos disponen de bandejas para que el responsable del reparto deposite en ellas los documentos recibidos y recoja el correo a expedir.

Cuando la empresa dispone de un apartado de correos y las oficinas se encuentran en lo misma ciudad, la recogida de la correspondencia se suele hacer varias veces al día, dependiendo del personal disponible. Su distribución podría ser la siguiente:

– El primer despacho o recogida se efectuará o primera hora de la mañana. Suele coincidir con el inicio de la actividad empresarial. Encontraremos toda lo correspondencia que ha llegado o la oficina de Correos desde la última recogida del día anterior hasta la primera hora de la mañana.

1. ¿Cuándo se hace necesario la creación del departamento de correspondencia?

2. ¿Qué debemos desechar al abrir la correspondencia?

5. ¿Se puede utilizar el correo electrónico paro la entrega de telegramas? Razona la respuesta.

6. Completa la siguiente frase: «A la hora de abrir el correo debemos comprobar…»

7. ¿Qué se suele anotar en la columna de anexos en el libro de registro de entrada de correspondencia?

3. Cita los distintos medios o canales que podemos utilizar a la hora de enviar o recibir la correspondencia.

4. ¿Qué medio utilizamos para las entregas urgentes en una gran ciudad?

8. ¿Se suelen realizar fotocopias de las cartas a la hora de enviar la correspondencia? ¿Por qué?

En el caso de entregas urgentes, se les dará preferencia y se realizarán lo más rápido posible. Una vez realizada la entrega urgente se continuará con el recorrido establecido.

La segunda recogida se realizará a media mañana.

Recibiremos la correspondencia que ha llegado a la oficina de Correos a lo largo de la mañana.

El tercer y último despacho se efectuará una hora antes de cerrar la empresa, generalmente sólo se recibirán avisos de cartas urgentes, certificadas, etc.

El ordenanza

El sistema de la distribución o reparto de la correspondencia en el interior de la empresa variará en función de si la documentación a repartir tiene que circular dentro de una misma oficina/ o por el contrario debe pasar de una a otra planta de la empresa.

Cuando la correspondencia o escrito se produce dentro de un mismo departamento, es evidente que lo persona que confecciona el documento puede encargarse de su entrega al personal responsable de su franqueo.

Cuando las distancias aumentan, es conveniente utilizar para la distribución de la correspondencia a personas distintas a las que lo generan o reciben, es decir, personas especializadas únicamente en el reparto del correo u ordenanzas.

Para que las funciones desempeñadas por los ordenanzas en una gran empresa resulten eficaces se deberán tener presentes las siguientes reglas o normas:

– Definir los recorridos, especificando el «punto», es decir despachos/ dependencias/ etc., que deben visitar codo vez que se reparta o recoja el correo.

– Durante el recorrido se deben visitar todos los puestos de trabajo definidos.

– Se deben limitar a la recogida y reparto del correo y evitar efectuar recados innecesarios/ tales como ir a buscar café, tabaco/ etc.

– Cada punto del recorrido deberá tener al menos dos bandejas portapapeles, una pora la correspondencia de salida y otra para la que se recibe.

– Se tiene que clasificar la correspondencia recibida según su destinatario, entregarla, y recoger aquella que se encuentre en las bandejas de salida

Servidos prenado a las empresas en los circuitos de 111 en injería

Las empresas utilizan diferentes servicios de mensajería para enviar la documentación que emiten o tramiten/ tal como facturas/ letras de cambio, contratos, impresos, catálogos, pasaportes. valijas, etc. Los servicios de mensajería son ofertados por los dos sectores siguientes:

– Público.

– Privado.

Servício del motor público

Este sector presta sus servicios o productos a través de lo red de la Sociedad Estatal Correos y Telégrafos S.A. (Correos), y pueden ser de varios tipos:

• Básicos

Este servicio está integrado por envíos de carácter personal cuya función es la de cubrir las necesidades básicas de comunicación de los ciudadanos. Tienen prioridad en el tratamiento postal y su característica más importante es la regularidad en el plazo de entrega.

Se entregan siempre en el domicilio del destinatario.

Entre ellos destacamos los siguientes:

• Carta

Nos permite enviar documentos y mercancías hasta un máximo de 2 Kg de peso, como envíos cerrados, en el ámbito nocional e internacional. Su entrega se efectúa en la dirección que figura en su cubierta. Podemos señalar varios tipos de envíos:

– Normal u ordinaria.

– Certificada: nos entregarán un resguardo en el momento de su admisión y su entrega al destinatario bajo firma.

Fig. 7,1 ], Impresos para enviar una carta certificada con acuse de recibo (!as dos caras ¿ei documento)

– Corta certificada con aviso de recibo: Permite probar su entrega, quién y cuándo recibió la carta, mediante la devolución al remitente de una impreso firmado por el destinatario

– Carta certificada con valor declarado: nos permite asegurar el envío de objetos de valor.

– Carta certificada contra reembolso: el destinatario, al recibir la carta, nos abonará una cantidad de dinero, el cual se nos entregará mediante un giro postal.

• Tarjetas postales

Cuando deseamos enviar un mensaje breve y que no sea de tipo confidencial, utilizaremos las tarjetas postales.

Circulan al descubierto (sin sobres). El peso máximo de las mismas no puede ser superior a 20 g. Se entregan en el domicilio del destinatario.

• Urgentes

Comprende los servicios cuya característica principal es la calidad y tratamiento de preferencia para los envíos de correspondencia, documentos o mercancías, para aquellas necesidades de comunicación y transporte más urgente:

• Postal exprés nacional: servicio con entrega en el domicilio del destinatario dentro del territorio nacional, hasta un límite de 20 kg de peso. Podemos realizar un seguimiento informotizado, pudiendo consultar vía Internet o telefónicamente; entrega bajo firma, y compromiso de entrega garantizado.

• Postal exprés internacional, EMS: se utiliza para envíos de documentos o mercancías de hasta 20 kg de peso a las ciudades más importantes del mundo, con las máximas garantías de seguridad y rapidez. Podemos realizar su seguimiento y control informatizado a través del código de barras, mediante consulta telefónica o vía internet.

• Correo urgente internacional: cuando deseemos enviar documentos o comunicaciones escritas con carácter urgente en un plazo medio de entrega de dos días a las principales ciudades europeas, con seguimiento informatizado y entrega domiciliaria.

• Carta urgente: nos permite el envió de documentos o mercancías, tanto a nivel nacional como internacional, hasta un máximo de 2 kg.

Para una mayor seguridad se puede enviar certificado, efectuándose la entrega bajo la firma del destinatario.

También la podemos enviar con aviso de recibo para tener constancia de la fecha y la firma de la persona a quien se realizó la entrega.

• Servicio de valijas: es utilizado para el correo interno urgente de las empresas, o entre ellas y sus delegaciones, sucursales, concesionarios, etc. Permite la recogida, transporte y entrega domiciliaria urgente.

• Paquetería

Cuando deseamos enviar paquetes cuyo peso no sobrepase los 20 kg.

• Paquete azul: se entrega en el domicilio del destinatario e. incluso, en caso de ausencia de éste, se puede concertar por teléfono un segundo reparto. Nos lo pueden pasar a recoger a nuestra empresa o domicilio previo acuerdo contractual.

Siempre circulo certificado, lo que garantizo su seguridad y cuenta con los servicios adicionales de reembolso seguro y av/so de recibo con la fecha y firma de la persono que lo recibe.

• Paquete postal internacional: servicio que nos permite enviar documentos o mercancías, con carácter certifica-

do, es decir, con la seguridad de que su paquete circula registrado y se entrega ba¡o firma. El peso máximo es de 15 o 20 kg (según país de destino) y puede ir por vía aérea o superficie.

• Financieros

Es la forma más rápida, sencilla y segura de enviar dinero tanto a las empresas como a los domicilios particulares.

La amplia red de oficinas postales, así como el extenso número de países con los que Correos y Telégrafos mantiene acuerdos, posibilita su llegada a los lugares más diversos y distantes del mundo.

• Giro nacional

Nos permite la entrega de dinero a cualquier persona o entidad de la misma o distinta localidad, dentro del territorio nacional, y entrega domiciliaria.

Los giros nacionales pueden llevar una comunicación privada de un máximo de quince palabras sin cargo alguno, además podrán cursarse con acuse de recibo, para tener constancia de entrega.

Con las modalidades de:

• Giro ordinario, el importe enviado lo puede recibir el destinatario en metálico, mediante cheque o ingreso en c/c del BBVA.

• Giro urgente, se cursa vía telegráfica, se abona en cuestión de horas y tiene preferencia absoluta en curso y pago.

• Giro internacional

Cuando deseemos ordenar pagos a personas o entidades en las localidades de los países que mantengan acuerdo de prestación del servicio. Se garantiza que el importe girado es abonado en la moneda del país de destino.

FN METÁLICO -7′

ORDEN DE PAGO (1) – – -———\——

————————————— CKEQUt FOETAl. I

IMPORT& (en cifras) …..,….9.?.2.i.,34.

IMPORTE (en letr.s)——nov9cientos Veintidós eLL&OS

con treinta y cuatro céntimos – – –

Págase a o …. IXÜÜSTRIAS..AYALA,, ,SL..,…,..,.,,, .,.,……,..„..„..

c/, fiará.6. nal… Ce ryan.t.e a,…„…..„..,„.„.„. M°…1.2…. piso .„. „..

LMaiMaa,….Seyilla,.,,,.,,……………………,……..,..,.,,,..,.,c.p4,ÍQ08,..

Provincia ( „,Ssyl•l.:L•a….„..„…,.. „.„..„.,.,.„„„…,„.,.„..„..„„.„…..,… |

TALQliPARA^DESTINATAflIQ

IMPORiE ..,.., .9.22,, ,,3,4…… „„

REMITE D GOMBRCIAL,

..,ES™A,.,SA,,,,,,…

c/. ….Ro.a.a

N. .7.6..

Localidad

Provincia

OFICINA PAGADORA GIRÓN.”

Fig. 7.1 2. Giro enviado por Comercial Regina, S.A. (/e Cádiz, a Industrias Ayo/a, S.L., de Sevilla, por importe de 922,34 euros, como anticipo a las compras del mes de junio

• Ejemplo cíe giro telegráfico urgente enviado por Turner, S.A., de Denia (Alicante] a Industrias Andreu e Hijos, 5.L, de Llucmajor (Baleares), por un importe de 288,49 euros como pago del cincuenta por ciento de ta factura número 3Á7/0_

Modalidades:

– Giro-libranza o giro ordinario.

– Giro telegráfico o urgente.

– Eurogíro.

El Eurogiro es un giro Internacional cursado por vía electrónica para países de la Unión Europea y Japón (según acuerdos). Para su remisión se utiliza la combinación de las vías postal y electrónica. Admite una comunicación escrita gratuita no superior o 140 caracteres.

• Dinero en minutos

Gracias al acuerdo de colaboración firmado entre Correos y la entidad financiera Western Unión, y en aproximadamente 10 minutos, se puede enviar dinero por transferencia electrónica prácticamente a cualquier lugar del mundo (más de 180 paises)

• Telecomunicación

Desde el telegrama tradicional hasta el burofax o fax público, Correos y Telégrafos ofrece una gama de posibilidadesamplia para hacer llegar nuestros mensajes a cualquier rincón del mundo.

• Telegramas: son comunicaciones breves de carácter urgente. Se entregan en un plazo de 4 a ó horas. Pueden ponerse por teléfono o personalmente en cualquier oficina de Correos.

Ejemplo de telegrama enviado por Secorsa, 5.A. de A Coruna a Anselmo Muriel de MelHla, comunicándole a un cliente que no dispone de teléfono, que e! próximo día 24 de octubre de 2003, a las 18:00 horas pasara el personal dei servicio técnico para repararla averia que se ha producido en el generador de la turbina

A la hora de realizar una comunicación por medio de telegrama, utilizaremos el menor número de palabras posibles, procurando que las mismas transmitan de una forma clara el motivo del mismo.

Podemos tener servicios adicionales:

– Aviso de recibo.

– Copias y certificaciones con valor legal.

– Entrega del texto a través de télex o fax.

– Comunicación telefónica del mensaje.

– Entrega en propia mano.

• Burofax: el servicio de burofax permite el envió de mensajes por facsímiles desde las oficinas de Correos a cualquier empresa o usuario que no disponga de fax.

Las posibilidades que ofrece este sercicio son las siguientes:

– Conexión con el servicio de telefax de las empresas de telefonía.

– Certificación con validez legal de los mensajes o documentos.

– Acuse de recibo para conocer la hora exacta de entrega.

• Télex: permite comunicaciones nacionales e internacionales mediante terminales instaladas en el domicilio de sus abonados. Entre los modalidades ofertadas por el servicio de Correos y Telégrafos podemos destacar: fonotélex, que permite enviar mensajes por télex, usando el teléfono; el radiotélex, con el que se pueden enviar mensajes escritos a una estación móvil, y el Inmasat para conexiones mediante satélites entre estaciones móviles.

B. Semcm del mior privado

El sector privado presta sus servicios por medio de las agencias o compañías de mensajería y paquetería.

Los servicios de envió de la documentación que realizan las agencias de mensajería, tales como Nacex/MRW/Seur, etc., se dividen generalmente en tres grandes grupos:

– Servicio nacional.

– Servicio internacional.

– Servicios complementarios.

– Servicio nacional

Prácticamente todas las agencias de mensajería y paquetería ofertan sus servicios o productos dentro del territorio nacional y hacen referencia a su formo de llevarlo a cabo:

entregas urgentes/ preferentes, la hora límite de entrega, etc.

En la Figura 7.15 te presentamos los principales productos o servicios ofertados.

Clase de Denominación del servicio servicio urgente De hoy para hoy Mismo día.

Prestaciones

Entrega del envió al destinatario el mismo día que se remite.

Por regla general, los servicios hacen referencia a la hora límite de entrega del envío al destinatario.

Día Servicio 10-1 3: Antes siguiente de las 10 horas o de las 1 3 horas del dio siguiente.

Urgente A primera hora del nocfurno día siguiente.

Preferente Preferente: antes de las 10 horas.

Urgente: antes de las 1 3 horas.

La entrega se hace a lo largo del día siguiente a su contratación. Esta clase de producto suele tener un horario flexible en las horas de recepción del envío.

Día Servicio veinticuatro siguiente horas.

La entrega del sobre o documentación se hace el día de la semana indicado.

Día de la Entregar lunes, semana martes, miércoles,

Fig. 7.15. Principa/es servicios c/e mensajería privada nadona!

Respecto a los servicios ultramarinos y/o insulares, el plazo de entrega oscila de uno hasta diez días, aproximadamente, dependiendo del medio de transporte contratado, ya sea éste aéreo o marítimo, como por ejemplo a Baleares, Canarias, Ceuta o Melilla.

• Servicio internacional

Las agencias agrupan a los países por zonas, describiéndolas o enumerándolas alfabéticamente (Zona A, Zona B, etc.) o numéricamente (Zona 1, Zona 2, etc.), y así establecen uno información para el cliente respecto o las tarifas a cobrar y el plazo de entrega.

Observa el siguiente ejemplo:

Zona D

Zona 1

Francia

Grecia

Holanda

Italia

Alemania

Azerbaiyán

Bielorrusia

Bulgaria

Eslovenia

En la Figura 7.1 ó tienes una relación de los principales productos o servicios ofertados por estas agencias.

• Servicios complementarios

Bajo este nombre especificamos aquellos productos o módulos añadidos que prestan las compañías de mensajería a sus clientes.

En la Figura 7.17 se muestran los principales productos o servicios ofertados por estas compañías.

Denominación del servicio o producto

Reembolso

Prestaciones

El valor del envío lo paga el destinatario al recibirlo. Así se evitan impagados y clientes morosos.

Modalidad por la que el remitente o cliente recibe copia del albarán de entrego firmada por el destinatario, verificando así la entrega del envío.

Comprobante o confirmación de entrega

Servicio de trámite o de gestión

Producto específico para documentos, ya que conlleva su propia gestión. Muy útil para consulados, embajadas, administraciones y para empresas que necesiten realizar trámites mercantiles, por ejemplo, firmas de contratos, firmas de aceptación de letras de cambio, tramitación de pasaportes, certificados de nacimiento, recogida de billetes de avión o tren, etc.

Bajo la contratación de un seguro complementario, el remitente cubre el riesgo de los posibles daños, al cien por cien, que el envío pudiera sufrir, previa declaración de su valor real, Vahr declarado

Correspondencia

Servicio de buzón

Distribución de la correspondencia en ámbito local, nacional e internacional.

Recogida de la correspondencia por parte de la compañía de mensajería o de reparto en el mismo lugar donde se origina, es decir, las oficinas del cliente, mediante la colocación de buzones.

Permite realizar envíos de una a otra ciudad cargando el importe del servicio a una tercera. Muy útil para intercomunicarse delegaciones u oficinas de una misma empresa.

Servicio tercera ciudad

Servicio que consiste en depositar por parte del remitente sus envíos en las oficinas de la agencia origen para que el receptor o consignatario los recoja en la agencia de destino.

Agencia-agencia

dfícíno-ofícíno

Fig. 7.17. 5ervi”Ci05 complementarios de ios empresas de mensajería

9. ¿Qué clase de correspondencia solemos encontrar si disponemos de Apartado de Correos en el tercer despacho?

10. ¿Se suele firmar en el registro de entrada de fax?

Y si se firma, ¿quién lo debe hacer?

11. ¿Durante cuánto tiempo es recomendable tener almacenado el correo electrónico?

12. Enumera los distintos servicios postales de Correos y Telégrafos.

13. ¿Para qué sirve el burofax?

14. ¿Cuánto tiempo suele transcurrir desde que se envía un telegrama hasta su recepción?

15. Indica las clases de giros.

16. Cita los principales servicios que ofrecen las agencias de mensajería a nivel nacional.

17. Explica el funcionamiento del servicio de entrega Día siguiente urgente.

18. Por medio del servicio Multi-Mail se pueden entregar:

– Grandes volúmenes.

– Pequeños volúmenes.

– Grandes y pequeños volúmenes.

19. ¿Qué entendemos por servicio Valor Declarado?

20. ¿Qué servicio nos facilita que la compañía de mensajería recoja la correspondencia en las propias oficinas de la empresa?

21. ¿Cuándo son necesarios los ordenanzas para la distribución del correo?

22. Para que las funciones desempeñadas por los ordenanzas sean eficaces, ¿qué normas o reglas debemos tener presentes?

Publicado: marzo 24, 2016 por Santiago

Etiquetas: tema 9 gestión administrativa