Tema 22 – Los archivos: concepto y tipos de archivos. Mobiliario, herramientas y útiles de archivo. Funcionamiento habitual de un archivo. Sistemas de ordenación y clasificación, conservación, acceso, seguridad y confidencialidad de la información y documentación. El archivo informático. El control del archivo.

1.-INTRODUCCIÓN

Archivos unidos historia hombre—primer testimonio escrito.

Nacen como una necesidad de la vida pública y privada y hacen durables actos de todo tipo.

Hombre siempre ordena cosas y esta facultad proceso mental persona pero también puede caer en evitarlos y

destruirlos sin prever utilidad posterior.

Empresa moderna—avalancha comunicaciones— custodia compromete economía (M.O., alquiler..).

Necesidad conservar escrita útil y ordenada y clasificar para localizar.

2.-LOS ARCHIVO: CONCEPTO Y TIPOS DE ARCHVIO

2.1.-Concepto.

Según R.A.E. locales o muebles en que se custodian documentos y, a la vez, como conjunto de estos documentos.

En empresa lugar donde ordenados todos los documentos de interés para asegurar conservación y rápida consulta.

Documentación (decir cual) exige fácil acceso y disponibilidad para ordenar y recuperar en cualquier momento.

Archivar es guardarlos para conservarlos en orden clasificación

2.2.-Tipos de archivos.

Documentación generada, posteriormente se recoge, conserva y transmite, puede agruparse en los siguientes bloques:

• Documentación e información de utilidad operativa empresarial
• Documentación a conservar por imperativo legal
• Documentación e información de carácter histórico para empresa.
• Documentación que tiene valor en sí misma independientemente de tiempo (escrituras, propiedad..)

Estas clases de documentación y su grado de actualidad clasifican archivos:

a) Archivo activo: reciente actualidad, consulta diaria. Necesario para tareas y actividades en puesto de trabajo.

b) Archivo semiactivo: documentación e información de baja actualidad y consulta poco frecuente. Asuntos cerrados y espera hasta inactivo.

c) Archivo inactivo: conservación de manera definitiva datos e información no actual y consulta casi nula. Documentos, libros y registros Ley, valor documental o histórico y valor en sí mismos. Conservar hasta destrucción.

Organización de las tres puede ser centralizada o descentralizada dando origen a archivo central y archivos descentralizados.

Archivo Central.-conserva documentación e información de la empresa. En pequeñas empresas tres tipos : activos, semiactivos e inactivos.

Archivos descentralizados.-departamentos y secciones, activos, situados en puesto de trabajo administrativo de las secciones y semiactivos controlados por secretarías departamentos.

3.-MOBILIARIO, HERRAMIENTAS Y ÚTILES DE ARCHIVO.

Archivo necesita medios materiales conservar documentación e información. Pueden ser agrupados:

1) Medios materiales físicos:

· Instalaciones archivos

· Mobiliario

· Accesorios soporte y conservación

2) Medios materiales magnéticos:

· Microfilmes

· Archivos informáticos.

Medios varían en función tipos archivo, tamaño empresa y características actividad.

3.1.-Medios materiales físicos.

3.1.1.-Instalaciones de archivo

Locales o espacios—condiciones funcionalidad y seguridad. Conservación, sobre todo inactivo, medidas—-fuego, humedad, robo, polvo, roedores—-resistencia, ventilación, térmicas, lumínicas y acústicas idóneas.

3.1.2.-Mobiliario.

Básicamente:

• Estanterías
• Armarios
• Muebles mixtos
• Carros móviles

Colocación de tres formas.

Horizontal o plana -documentos o carpetas se apoyan en superficie mayor, unos encima de otros (mapas,

planos o croquis), no practico en activos o semiactivos

Vertical sobre uno de los lados de menor superficie, tipo biblioteca y con carpeta A-Z. En lo 3 tipos se usa.

Apoyo sobre uno de los lados + largos. El clásico apoyar sobre balda cuando carpeta de señalización Lateral y visibilidad lateral o fondo de cajón cuando señalización y visibilidad superior (carpetas

Colgantes).

a) Estanterías. Mueble metálico o madera, baldas regulables, zona frontal abierta, contenido visible. Puede baldas móviles para carpetas colgantes. El + utilizado para colocar libros, carpetas y cajas de documentos. No para documentos vitales o confidenciales por deterioro y público inconveniente.

b) Armarios. Disposición interior similar a estanterías, baldas regulables, madera o metal, puertas que impiden ver. Algunos cajones para archivar horizontal, vertical o lateral. Otros bastidores para colgantes. Ventaja de mayor protección y limitación visibilidad.

c) Muebles mixtos. Zonas abiertas estantería y cerradas tipo armario, combinando protección con confidencialidad.

d) Ficheros. Muebles destinados conservación ordenada de fichas para consulta desarrollo actividad. Normalmente metálicos, rectangulares, + alto que ancho y compuesto de cajones. Exterior soporte transparente para tarjeta identificativa de contenido.

e) Carros móviles. Generalmente metálicos, con ruedas para desplazarlo. Parte superior bastidor para colgantes, inferior repisa para rigidez y estabilidad. Documentación o impresos uso frecuente y compartido. No para confidencial.

3.1.3.-Accesorios de soporte y conservación

Los más habituales:

• Subcarpetas: cartulina para separar documentación dentro de carpetas.
• Carpetas colgantes o suspendidas: cartulina con varilla acabadas en gancho en extremos para suspensión. Parte superior o lateral—visor.
• Carpetas A-Z: habitualmente llamadas archivadores, cartón rígido y puede plastificadas. Interior anillas (documentos perforados o fundas multitaladro). Documentos, generalmente, clasificados en apartados (alfabética, numérica) utilizándose separadores con pestaña. Identificación directa en lomo o visor en parte superior del lomo.

3.2.-Medios materiales magnéticos.

3.2.1.-Microfilmes

Consiste en fotos a través de microfilmación que reducen tamaño documento fotografiado. Microfoto se arriba y se ve mediante visores. Para papel reproductores.

3.2.2.-Archivos informáticos.

Conservar original (sellos, firma—-autenticidad).

4.-FUNCIONAMIENTO DE UN ARCHIVO.

Dependerá tipo documentos. Primero comprobar documentos han finalizado recorrido por oficina y después guardar con uno u otro sistema.

Algunos bandejas en mesa hasta manipulación, luego, probablemente pasará a carpeta colgante en mueble archivador para futuras consultas, añadiendo documentos inherentes al original y normalmente estará en los departamentos.

Ya no útil, en semiactivo hasta que según normas dictadas, pasa al inactivo.

Normas prácticas de utilización.

No existe normativa—-empresa dictaminará reglas útiles.

Una vez dictadas, empleados cumplir escrupulosamente. Algunas reglas de carácter general:

• Comprobar que recorrido finalizado
• No retrasar archivo—-acumulación
• Detallar tiempo permanencia en cada tipo de archivo
• No interpretar arbitrariamente reglas
• Si se extraen documentos dejar ficha (fecha, departamento y persona).

5.-SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN

Clasificación—base sistema archivo—-sin ella datos e información fragmentados, difícilmente interpretables, no se sabría que se posee ni necesidades.

Distinguir entre clasificación documental y codificación.

Clasificación documental: técnica para la identificación y la reagrupación sistemática de los datos y de las informaciones similares, según características comunes que pueden ser posteriormente identificadas.

Complemento de clasificación—-codificación. Esta integra de forma ordenada la documentación previamente clasificada.

Codificación: asignar nº o letras u otros símbolos a los documentos, de acuerdo a un plan sistemático, con el objeto de distinguir las categorías a las que cada documento pertenece y diferenciarlos entre sí en el ámbito de su categoría.

5.1.-Clasificación alfabética. Alfabeto español, reglas:

1) Personas…..

2) Apellidos compuestos, o unidos con guión a palabra—-1 solo

3) Apellidos con artículo, preposiciones o contracciones no se consideran

4) Nombres extranjeros se ordenan por primer apellido, partículas Du, Van y Mac forman parte del apellido.

5) Organismos públicos, alfabético nombre jurídico, o siglas si conocidas.

6) No en cuenta—Sociedad, Cia, Hijos de…..

7) Expresas extranjeras 1ª palabra razón social.

8) Nombre empresa u organización empieza por artículo, este no se tiene en cuenta.

9) Organismos oficiales, bancos, según denominación genérica

5.2.-Clasificación numérica. Series de números progresivos para ordenar documentos. Puede ser consecutiva (fra) o criterios particulares.

5.3.-Clasificación alfanumérica.-Combinación letras y números. Por ejemplo: letras tipo documentos y nº documentos.

5.4.-clasificación geográfica. Según localización geográfica de su procedencia. Autonomía, provincia, municipio, domicilio y apellidos (por orden alfabético).

5.5.-Clasificación por materias. De acuerdo con la naturaleza de los mismos.

Identificar claramente todas las materias o asuntos en que podemos clasificar.

Antes empezar grupos bien identificados y subgrupos con letra / s, número / s asignado.

5.6.-Clasificación cronológica.- (Tan usado como numérico y alfanumérico).

A partir fecha (Año / mes / ís y alfabético o numérico).

Utilizar siempre la misma fecha, generalmente la del documento.

Mantener criterio el máximo de tiempo posible.

Dos fichas de igual fecha—sistema auxiliar alfabético.

5.7.-Clasificación decimal.

–División en 10 grupos de 0 a 9.

Cada una de estas clases se subdividirá en otros 10 grupos de 0 a 9, colocados a la derecha de la clase anterior, y así sucesivamente. Las anotaciones decimales se escriben separando con un punto grupos de tres cifras a partir de la izquierda.

40 PROVEEDORES

400 Proveedores

4001 Castañeda e Hijos

Subdivisiones claramente relacionadas con su grupo.

Flexible poder intercalar.

5.8.-Clasificación decimal universal

es el sistema de clasificación más completo que existe, pero debido a su gran complejidad debe ser aplicado por personas cualificadas. Es un catálogo de materias con las que se clasifican todos los conocimientos del ser humano, agrupándolos en 10 grupos o categorías. Se utiliza en las bibliotecas para clasificar los libros.

DIVISIÓN GENERAL GENERALIDADES

00. Prolegómenos

0. Obras generales

1. Filosofía

2. Teología. Religión

3.-Ciencias sociales. Derecho

4. Filología. Lingüística

5. Ciencias puras.

7. Bellas artes y artes aplicadas.

8.Literatura.

9. Historia.

GENERALIDADES

01.Bibliografía, catálogos

02.Biblioteconomía

03.Enciclopedias generales

04.Ensayos en colecciones generales

05.Revistas y periódicos

06.Sociedades, academias y colectividades generales.

07.Periódicos. Periodismo

08.Colecciones. Poligrafía

09Manuscritos . Libros preciosos.

6.-CONSERVACIÓN, ACCESO, SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

6.1-Normas Conservación. Documentación aumenta—necesario descongestionar y conservar solo necesario desde el punto de vista útil o legal.

A efectos de conservación tres apartados:

1) Libros oficiales Código Comercio: 6 años y cese ejercicio actividad no exime.

2) Documentación Mercantil: existe documentación de carácter interno que se puede eliminar, pero otra conservación permanente (escrituras propiedad..).

3) Documentación de aspecto socio-laboral: Libros visita y matrícula—5 años a partir último asiento. Expedientes personal—mientras permanezcan en la empresa.

6.2.-Acceso al archivo de la oficina.

En descentralizados, responsables sección acceso directo.

En centralizados, responsables deciden quien accede y a que tipo, además de forma de préstamo.

Riesgo perder prestado—responsable de archivo—control.

6.3.-Seguridad

Protegidos intemperie, robo, falsificaciones, destrucción o pérdida. Medidas:

o Duplicados separados

o Llaves

o Cajas y cámaras seguridad

o Cajas seguridad en bancos

o Almacenes especiales: siniestros, fuegos…

o Claves acceso ordenador

o Destrucción obsoletos en filamento o formato pulpa.

6.4.-Confidencialidad

Cierta documentación—-confidencial, no todo el mundo, información sensible empresa.

Cuidar confidencialidad en nóminas, referencias e informes personales y documentación máximo valor empresa.

Algunas normas seguridad se aplican confidencialidad (llaves, cámaras, cajas….), sello “CONFIDENCIAL”.

Confidencialidad adecuada puede depender situación y estabilidad.

7.-EL ARCHIVO INFORMÁTICO.

Hoy día muy habitual, además de impresos o papeles mecanografiados.

Se guardan en periféricos:

· Disquete: disco dentro estructura protectora, acceso secuencial o aleatorio (3 ½”). Utilización grande, legalmente no sustituye documentación obligatoria.

· Disco óptico digital o numérico: almacenamiento de documentación e imágenes, registro en forma digital o numérica.

· El CD-Rom: soporte contenidos técnico – científicos y normativa fiscal, laboral…

8.-EL CONTROL DEL ARCHIVO

Importante sobre todo en referente a seguridad, conservación y confidencialidad.

Par un buen control—personal adecuado y preparado que elabora, organiza, conserva e, incluso destruye información referida a archivos.

Buen registro entradas / salidas, relación documentación, organización adecuada y actualización cuando proceda.