Tema 52 – Procesadores de texto: gestión de archivos. Procedimientos de protección de archivos. Control de impresión. Configuración de la impresora. Importación/exportación de datos.

1. INTRODUCCIÓN

La gestión de archivos es llevada a cabo por el S.O.; así pues, ésta debería hacerse fuera del procesador de texto; sin embargo, los actuales programas permiten realizar esta gestión desde “dentro”, habilitando al usuario para acceder a comandos del sistema o ejecutar órdenes de éste. Así es posible no sólo abrir documentos y guardarlos, sino hacer copias de otros archivos, incluso no pertenecientes al propio procesador de texto, eliminar documentos de cualquier tipo y acceder a órdenes del sistema operativo.

También es importante el tema relativo a la impresión, tanto en el control ( estado de los cartuchos, cola de impresión, cancelar o reanudar impresión,…), así como la configuración de las impresoras y él establecimiento de una impresora como predeterminada.

En ocasiones, en Word necesitaremos importar/ exportar datos de un documento a otro, o de un documento de texto a una hoja de cálculo, base de datos,… también se pueden importar datos desde Internet, desde un escáner, etc.

El desarrollo del tema lo realizaré a partir del procesador de textos en su versión de Word (2000) por ser el más extendido en la actualidad.

2. PROCESADORES DE TEXTO: GESTIÓN DE ARCHIVOS

2.1. APERTURA DE ARCHIVOS.

Word permite abrir documentos creados previamente mediante la opción Abrir del menú Archivo. Esta opción abre un cuadro de diálogo muy importante denominado abrir.

Éste muestra la lista de documentos contenidos en una determinada carpeta, cuya ubicación ha seleccionado el usuario (recién instalado, Word muestra por defecto el contenido de la carpeta Mis documentos; posteriormente se puede indicar la carpeta con la que trabajemos más a menudo por medio de la opción Documentos, situada en la ficha Ubicación de archivos, a la que se accede al ejecutar Herramientas/ Opciones. El cuadro de diálogo Abrir facilita al usuario moverse por todas las unidades de almacenamiento (discos duros, CDs, disquetes) de que disponga el ordenador y sus carpetas; si el ordenador estuviera en red también nos permitiría movernos por ello a buscando documentos.

Los elementos que presenta el cuadro de diálogo Abrir son:

– Lista Buscar en: Muestra la carpeta en la que está ubicada la búsqueda. El contenido de ésta aparece en el recuadro inferior, ya sea como carpetas o como documentos. El tipo de documento será el que esté seleccionado en la lista Tipo de archivo. Al desplegar la lista Buscar en aparece la ubicación completa de la carpeta y todas las unidades de almacenamiento que haya disponibles.

– Lista Tipo de archivo: Sirve para seleccionar el tipo de archivos que aparecerán listados. Al desplegarla muestra una lista con tipos de archivos. Una de las opciones (*.*) es la correspondiente a todo tipo de archivos; si se selecciona aparecerán todos los archivos contenidos en la carpeta correspondiente, aunque no sean documentos de Word.

– Nombre de archivo: es una caja de muestra el nombre del archivo y que permite escribir un nombre de archivo (con su ruta de acceso) de manera que,, al pulsar el botón Abrir, si éste existe lo abre par acceder a él.

– Barra de herramientas: A la derecha de la casilla Buscar en aparece una barra con diversos botones, parecidos a los de las ventanas del sistema, y sirven para: acceder a la ubicación anterior, ; “subir” de ubicación, (es decir, para acceder a la carpeta de la cual depende la actual) buscar en el Web ; eliminar el documento o archivo seleccionado, ; crear carpetas nuevas, ; cambiar el tipo de visualización (iconos grandes, iconos pequeños, etc.), y; mediante el icono Herramientas, , efectuar búsquedas más complejas o imprimir entre otras posibilidades.

2.2. BÚSQUEDA DE ARCHIVOS.

Word no tiene ninguna opción específica en los menús para buscar archivos. La única búsqueda que hace en principio es la correspondiente al cuadro de diálogo Abrir; éste muestra los distintos archivos ubicados en una dirección específica del ordenador (una sola carpeta); sin embargo, al pulsar sobre el icono , se despliega una lista con varias opciones.

La opción Buscar accede al cuadro de diálogo Buscar que va a permitir realizar búsquedas más complejas, por ejemplo: el nombre del documento, su contenido, la fecha de creación o en que se modificó por última vez, palabras clave, etc., no sólo en la carpeta activa, sino que incluye la posibilidad de realizar la búsqueda en sus subcarpetas (las carpetas que incluya).

Estas posibilidades se manejan a través de su cuadro de diálogo.

La forma de buscar consiste en introducir criterios mediante el apartado Definir más criterios. Las cajas que aparecen en él permiten introducir criterios simples o compuestos usando alguno o una combinación de los elementos: una propiedad de los documentos (su nombre, fecha de modificación, tamaño, palabras clave,…), una condición (incluye…, comienza con…, contiene palabras…, etc.) y un valor. Las condiciones compuestas se ligan mediante los operadores lógicos “O” e “Y”.

Una vez que se crea un criterio se agrega a la lista que aparece en el recuadro Buscar los archivos que…, formando todo el conjunto de criterios por el cual se realizará la búsqueda. Si el conjunto de criterios creado va a usarse “a posteriori”, sería interesante guardarlo para no tener que volver a crearlo. Por ello, una vez especificados todos los criterios, se pulsa el botón Guardar búsqueda con el fin de acceder al cuadro de diálogo Guardar búsqueda, para asignar un nombre a la búsqueda.

Para usar las búsquedas guardadas se pulsa el botón Abrir búsqueda, que abre el cuadro de diálogo Abrir búsqueda, el cual muestra la lista de búsquedas guardadas. Basta con seleccionar la deseada y pulsar el botón Abrir, para que ésta muestre en el cuadro de diálogo Buscar.

Seguidamente habrá que pulsar el botón Buscar ahora para ejecutarla. Aparecerá el cuadro de diálogo Archivo/ Abrir con el contenido desarrollado.

La siguiente ocasión que se entre en el cuadro de diálogo Archivo/ Abrir, el contenido que aparecerá será el de la carpeta en la que se ubicó la última búsqueda (no se incluirá el de las subcarpetas).

2.3. GRABACIÓN DE ARCHIVOS.

Antes de terminar la sesión de trabajo es conveniente guardar el documento creado para su posible uso y modificación posterior. Esto significa que una copia de éste, con todas sus características, se grabará en un disco; puede ser el disco duro o un disquete o incluso en una unidad de almacenamiento que está en la red.

El uso posterior de este documento se hará a través de la apertura de documentos.

A la hora de grabar (o guardar) documentos de word hay que diferenciar los casos de documentos nuevos o documentos creados previamente a la presente sesión de trabajo.

2.3.1. GUARDAR UN DOCUMENTO POR 1ª VEZ.

Un documento nuevo es el que se ha creado en la sesión de trabajo actual, no se ha hecho a partir de otro que estuviera en disco (es el que se crea por 1ª vez); para estos documentos existen las opciones Guardar y Guardar como del menú Archivo, o el Botón Guardar, , de la barra de herramientas Estándar, que lleva al cuadro de diálogo Guardar como.

En el cuadro de diálogo Guardar como aparecen los siguientes elementos:

– Guardar en: Muestra la ubicación de la carpeta en la que se guardará por defecto el nuevo documento (si queremos cambiar de ubicación tendríamos que buscar en la barra de dirección, el lugar donde queremos hacerlo: Unidad de disco (A, C), carpeta,…).

– Nombre de archivo: Sirve para asignar un nombre a un documento. Podemos darle el nombre que queramos, siempre y cuando no le asignemos uno ya existente. La extensión por defecto es .doc y no es necesario escribirla, pues word la añadirá.

– Guardar como tipo: Muestra, en una lista despegable, los distintos formatos de archivos en los cuales se puede guardar el documento. Por defecto se guardará como documento de word, pero es posible guardar con otros formatos, incluso de otras aplicaciones diferentes. Esto facilita enormemente el traspaso de información entre programas.

– Botón Guardar : Guarda el documento y vuelve al mismo punto del documento desde el cual se accedió al cuadro de diálogo para seguir trabajando.

– Botón Cancelar: Anula la operación de guardado.

– Botón Herramientas: Despliega un menú con diversas opciones para configurar las opciones para guardar el documento.

2.3.2. DOCUMENTOS MODIFICADOS.

Guardar documentos extraídos del disco, no recién creados, tiene un significado ligeramente diferente al de guardar documentos nuevos. En este caso, las dos opciones Guardar como o Guardar no son lo mismo. La opción Guardar sirve para que el documento incorpore las modificaciones añadidas durante la sesión de trabajo en el mismo documento que se abrió; lógicamente no se muestra ningún cuadro de diálogo, sino una “barra de progreso” en la barra de estado mientras se efectúa la actualización.

En cambio la opción Guardar como, presenta el cuadro de diálogo explicado anteriormente con, por defecto, el nombre y directorio del documento que se abrió. Esto va a permitir varias opciones, como:

– Guardar el documento con un nombre diferente: word creará un documento con el nuevo nombre, dejando el original sin modificaciones en el disco.

– Guardar el documento con el mismo nombre en otra carpeta diferente: El efecto es crear una copia del documento en otro lugar del ordenador.

Es posible poner en marcha la opción Guardar a través del tercer botón desde la izquierda de la barra de herramientas Estándar. Si se trata de un documento nuevo, se pondrá en marcha el cuadro de diálogo correspondiente, pero si fuera un documento ya guardado previamente lo hará directamente; en ambos casos, al finalizar se vuelve al documento de la pantalla.

3. PROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÓN DE ARCHIVOS.

Es posible proteger los documentos cuando se guardan escribiendo contraseñas para acceder al documento y/o para poder modificarlo.

Las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas, y pueden contener hasta 15 caracteres, entre los que se incluyen letras, números y símbolos. A medida que se escribe la contraseña, word muestra un asterisco (*) por cada carácter tecleado (para que no se pueda visualizar la contraseña).

La contraseña se deberá especificar cada vez que se abra el documento y de la misma forma en que se definió (las mayúsculas y minúsculas deben escribirse exactamente igual). Si olvidamos o perdemos la contraseña, no se podrá abrir ni visualizar el documento y no se podrá acceder a él.

Para proteger archivos, los pasos que se deben seguir son los siguientes:

1. Desde el documento que deseemos guardar como. Aparece el cuadro de diálogo Guardar como.

2. Hacer clic en el icono Herramientas. A continuación selecciona la opción Opciones generales. Aparece el cuadro de diálogo Guardar.

3. En la caja Contraseña escribiremos la contraseña de acceso al documento.

4. En la caja Contraseña de escritura escribimos la contraseña para poder modificar el documento. Esa contraseña se deberá escribir en una caja de alerta al abrir el documento; si no se conoce, se puede hacer clic en el botón Sólo lectura para visualizarlo, de forma que los posibles cambios realizados no se guardarán.

¡No es posible abrir un archivo protegido por una contraseña sin especificarla correctamente!.

4. CONTROL DE IMPRESIÓN.

Cuando hemos elaborado y guardado un documento, podemos imprimirlo.

Antes de hacerlo, deberemos acudir al botón vista preliminar para ver en pantalla como quedaría exactamente la impresión, y así poder corregir los posibles errores existentes en el documento.

Una vez realizado este paso, deberemos iniciar el proceso de impresión, mediante las opciones Archivo/ Imprimir.

Aparecerá el cuadro de diálogo imprimir, en el cual definiremos el nombre de la impresora, en la cual queremos realizar el proceso de impresión.

Asimismo, tendremos que indicar lo que queremos imprimir (todo el documento, página actual, páginas concretas,…)

De igual forma, definiremos las propiedades de impresión (medios/ calidad, medidas del papel y orientación, tipo/ color del documento,…)

Una vez definido el cuadro de diálogo imprimir, pulsaríamos sobre el botón aceptar, para llevar a cabo el proceso.

Generalmente, mientras se imprime el documento, surge una ventana ( en algunos tipos de impresora), que es el controlador de impresión, que nos indica durante todo el proceso cual es el estado de impresión.

Algunas de las opciones que podemos llevar a cabo mientras se imprime son las siguientes:

a) VER EL ESTADO DE IMPRESIÓN.

Al enviar un documento a imprimir, éste se pone en la llamada cola de impresión. Allí se van almacenando los trabajos que llegan a imprimirse. Cada trabajo dispuesto en esta cola se llama documento de impresión.De esta manera el programa envía el documento a imprimir y no espera a que finalice la impresión, sino a que entre en la cola, así es posible continuar trabajando.

Para ver los trabajos que están esperando imprimirse debes seguir los siguientes pasos:

1. Abrir la carpeta Impresoras.

2. Seleccionar la impresora.

3. Abrir el menú Ver y seleccionar Detalles, o bien hacer clic sobre la impresora.

Con los trabajos de impresión puedes realizar varias operaciones, como cancelara impresión, interrumpirla temporalmente o eliminar de la cola todos los trabajos.

b) CANCELAR LA IMPRESIÓN.

Podemos cancelar la impresión de un documento para que éste deje de imprimirse. Para ello debemos seguir estos pasos:

Partimos del supuesto que se haya enviado trabajos a la impresora.

1. Hacer clic sobre la impresora, o seleccionar la opción Detalles del menú Ver.

2. Seleccionar el documento que vamos a cancelar.

3. Abrir el menú Documento y seleccionar Cancelar impresión. El documento se eliminará de la cola.

c) INTERRUMPIR LA IMPRESIÓN.

Significa detenerla temporalmente para continuar imprimiendo más tarde. Pasos:

1. Para interrumpir la impresión debemos estar en la ventana de Detalles de impresión (Ver/ Detalles).

2. Seleccionar el menú Impresora y la opción Interrumpir impresión. La impresora se detendrá quedando los trabajos en cola hasta que se reanude la impresión.

También podemos interrumpir la impresión de un documento si seleccionamos dicho documento en la ventana de detalles de impresión, accedemos al menú Documento y elegimos la opción Interrumpir impresión. Con esta opción podemos retrasar la impresión de un cierto documento.

d) REANUDAR LA IMPRESIÓN.

Sabemos que la impresión está interrumpida porque en el menú Impresora, la opción Interrumpir impresión está activa. Reanudaremos la impresión si quitamos la marca.

Podemos reanudar una impresión interrumpida si seleccionamos el menú Impresora y desactivamos la opción Interrumpir impresión.

¡ Desde el menú contextual de la impresora también podemos interrumpir y reanudar la impresión de documentos!

e) PURGAR LOS DOCUMENTOS DE IMPRESIÓN.

Significa eliminarlos de la cola de impresión. Para purgar los documentos de impresión debemos :

1. Seleccionar el menú Impresora.

2. Elegir la opción Purgar documentos de impresión y se eliminarán los documentos de la cola.

También podemos purgar los documentos de impresión desde el menú contextual de la impresora.

5. CONFIGURACIÓIN DE LA IMPRESORA.

Para que una impresora funcione correctamente es necesario que instalemos unos programas y archivos que necesita Windows. Estos programas o archivos se denominan controladores o drivers.

W98 viene con un asistente que facilita la instalación de una nueva impresora. Para utilizarlo, debemos tener a mano los disquetes o CD-Rom que vengan con nuestra impresora.

Para instalar una impresora disponemos de tres opciones:

– Acceder a la carpeta Impresoras del Panel de control.

– Acceder a la carpeta Impresoras del icono Mi PC.

– Seleccionar Inicio/ Configuración/ Impresoras.

En la ventana Impresoras aparecen las que tenemos instaladas en el ordenador. Si deseamos instalar una nueva impresora, tendremos que introducir el disco o CD-Rom de la misma, y seguir los siguientes pasos:

1. Pulsar sobre el icono Agregar impresora.

2. Iniciaremos el asistente para instalar la impresora.

3. El primer paso es meramente informativo, hacemos clic sobre siguiente.

4. Elegiremos si la impresora es local o en red y pulsaremos sobre Siguiente.

5. Elegir modelo de impresora (puede ser necesario utilizar el disco). Seleccionamos impresora y pulsamos sobre Siguiente.

6. Seleccionar el puerto al que está conectada la impresora (LPT1): Siguiente.

7. Dar nombre a la impresora (la dejamos como está).

8. Indicar si va a ser la impresora predeterminada o no: Siguiente.

9. Imprimir o no una página de prueba: Finalizar.

6. IMPORTACIÓN / EXPORTACIÓN DE DATOS.

El paso de datos con otras aplicaciones se puede realizar de dos formas distintas en función del tipo de programas con el que se quiere compartir datos (si es otro Procesador de Texto reconocido por nuestro programa o si es otro tipo de aplicación)

Estas formas son:

– Directa: realizando conversión a formato de otro Procesador de Texto.

– Indirecta: realizando la conversión a un formato estándar entendible por todas las aplicaciones.

6.1. CONVERSIÓN DIRECTA.

Cuando se pretenda importar datos de otro Procesador de Texto, nuestro programa debe estar preparado para reconocer formatos de otras fuentes. Este reconocimiento puede ser automático o manual (el usuario debe conocer el origen de los datos y elegirá entre una lista de Procesadores de Texto posibles). Para realizar la conversión se debe conocer el programa que los originó y la versión (puede haber cambios de formatos de grabación en dos versiones distintas del mismo producto).

El procedimiento para realizar esta importación suele ser similar al de abrir un fichero de documento. El programa detecta que el formato de grabación no es el adecuado e informa al usuario de la necesidad de realizar una conversión. Si ha reconocido el formato, lo indicará y pedirá conformidad; en caso contrario, presentará una lista de formatos que reconozca (normalmente presentará los nombres de los productos y sus versiones).

Cuando queremos exportar datos de forma directa a otro Procesador, el procedimiento suele parecerse al de almacenar el documento en un fichero. La diferencia se establecerá al indicarle al programa que el fichero ha de guardarse en otro formato. De nuevo el programa presentará una lista de los nombres de los programas en cuyo formato puede grabar el fichero.

Por ejemplo, cuando se guarda un nuevo documento de Word 2000, lo almacena de forma predeterminada en formato de Word 2000 con la extensión archivo.doc.

Si deseamos convertir un documento a un formato diferente para poder abrirlo en otro programa o en una versión anterior de Word, podemos seleccionar el formato de archivo al guardar el documento.

Al instalar Word 2000, se incluyen automáticamente muchos formatos de archivo, a no ser que el usuario o el administrador decidan que no deben estar disponibles en el equipo. Si el formato que deseemos no se encuentra en la lista Guardar como Tipo al hacer clic en Guardar como del menú Archivo, podemos instalar convertidores de formato adicionales.

6.2. CONVERSIÓN INDIRECTA.

Cuando la comunicación de datos se desea realizar con un Procesador de Texto que no reconoce nuestro programa o con una aplicación de tipo diferente ( Gestor de Base de Datos, Hoja de Cálculo,…), la conversión se ha de realizar a un formato entendible por todo tipo de aplicación. Este formato estándar es por lo general el formato de texto ASCII.

Ejemplo:

Podemos importar datos de un archivo de texto de Word, como un origen de datos de combinación.

Pasos:

1. En Word, guardamos una copia del archivo como archivo de texto, sin formato, delimitado por comas o tabulaciones.

2. Pasamos a Acces y abrimos una base de datos nueva o una existente.

3. En la ventana Base de datos, hacemos clic en la ficha Tablas de la barra Objetos.

4. En el menú Archivo, señalamos Obtener datos externos y, a continuación, hacemos clic en Importar.

5. En el cuadro Tipo de archivo, hacemos clic en Archivos de texto.

6. En el cuadro Nombre de archivo, escribimos el nombre del archivo de texto que deseemos importar.

7. Hacemos clic en Importar.

8. Seguimos las indicaciones de los cuadros de diálogo Asistente para importar texto.