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Tema 6 – Las comunicaciones. Tratamiento de la información oral. Procedimientos en la comunicación oral en la empresa. Necesidad de confidencialidad en la expresión y comunicación. Descripción y utilidad de los medios ofimáticos en la empresa.

1.-LAS COMUNICACIONES

1.1.-Introducción

Historia—ser humano—relación social hombre.

Relación—comunicación (oral, escrita…).

  • Mano tendida, guiño, gruñidos —signos que mandamos al exterior para expresar algo.
  • Campanadas, timbre—-signos procedentes del exterior que nos expresan algo.
  • Comunicación no solo humana..
  • Analizaremos comunicación , elementos, clases (s.t. oral y en empresa), confidencialidad e importancia ofimática.

1.2.-Concepto

Procede del latín comunicarse —- comunicar, transmitir impresiones, compartir ideas, conocimientos o emociones.

Comunicación: proceso—- finalidad transmitir, compartir o intercambiar con otras personas información mediante signos.

Información núcleo fundamental de la comunicación, es decir, el contenido del hecho comunicativo.

Comunicaciones — necesarias porque relacionan al hombre con los demás, con su entorno próximo o lejano y no puede aislado.

Desarrollo sociedad basado en comunicación, la más eficaz la palabra.

1.3.-Elementos de la comunicación

En toda comunicación, elementos personales y materiales:

v Emisor : parte la información

v Mensaje: noticia

v Receptor

v Código: signos, símbolos, sonidos. Conocidos por uno y otro.

v Soporte o canal: elemento físico: ondas, documentos escritos….

v Contexto: situación en que se produce la comunicación. De él depende interpretación del mensaje según las circunstancias en que se emite.

Ej: Juan dice a Raquel: he terminado la tarea que me encomendaste.

1.4.-Clases de comunicación

-Medio o canal de transmisión:

  • Por gestos
  • Orales
  • Escritas
  • Por símbolos

-Según localización física de emisor y receptor.

  • Entre presentes (oral la más adecuada)
  • Entre ausentes. Oral o escrita

-Según sentidos utilizados en la recepción:

  • Auditivas
  • Visuales
  • Audiovisuales

-Según tiempo entre recepción y emisión:

  • Inmediatas
  • Diferidas

-Según dirección:

  • Unidireccionales
  • Bidireccionales
  • Multidireccionales

-Según el interés de su contenido

  • Públicas (BOE)
  • Privadas (padre a hijo)

2.-TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN ORAL

Medio habitual y + importante en relaciones humanas, d un buen uso dependen las mismas en familia, empresa…

La eficacia depende de la buena utilización del lenguaje oral.

Por tanto muy importante su tratamiento—existen unas normas establecidas:

Ø Lenguaje conocido por ambos

Ø Emisor mensajes cortos y concisos

Ø Receptor atento y sin distraerse

Ø Emisor con claridad

Ø Receptor no sentimiento emisor

Ø Emisor (gestos)

Ø Emisor asegurar comprensión

Ø Receptor mostrar interés y hacer ver que entiende (gestos).

Ø Pedir palabra y no interrumpir

Ø clip_image001Asentir cabeza

Ø Gestos ignorancia

Ø Gestos desconfianza GESTOS CORPORALES

Ø Movimientos manos

Ø Miradas fijas entre interlocutores.

La voz muy importante en comunicaciones (entonación, volumen y pronunciación.

.3.-PROCEDIMIENTOS EN LA COMUNICACIÓN ORAL EN LA EMPRESA

3.1.-Clases de comunicación oral

-Dependiendo de quien sea emisor y receptor:

1.-Según categoría receptor:

a) Ascendente

b) Descendente

c) Horizontal

2.-Pertenencia o no a la empresa:

a) Internas

b) Externas

3.-Número de personas:

a) clip_image002Individual

-un emisor y varios receptores

b) colectiva -varios emisores y un receptor

-varios emisores—varios receptores

4.-Por el momento en que el receptor recibe el mensaje:

a) Directa

b) Diferida.

3.2.-La comunicación oral en la empresa.

Organización empresarial— comunicación oral muy importante—-correcta transmisión a subordinados y relaciones entre personal … buenos resultados.

A-Comunicaciones orales internas en la empresa.

Para empresa bien.. buenas relaciones internas.

Tan importante trabajo como buenas comunicaciones.

Dentro empresa donde más se notan las distintas clases de comunicación oral. Prestaremos especial a las de Categoría:

a.-Ascendente

b.-Horizontal

c.-Descendente

B)Comunicaciones orales externas en la empresa

-Aparte de la internas—empresa cuidar externas.

-Necesidad de establecer comunicación con agentes externos

-Lazos estrechos de comunicación oral con_

ü Proveedores—-constante (teléfono, personalmente, representantes) información, actualizaciones..

ü Clientes: más o menos fijos (buenas relaciones)—asesoramiento, trato personalizado para mejor servicio…). Fundamental sistema oral de captación posibles.

ü Comunicación competencia de nuestro entorno.

ü Organismos oficiales y Administraciones.

4.-NECESIDAD DE LA CONFIDENCIALIDAD EN LA EXPRESIÓN Y LA COMUNICACIÓN

Dependiendo importancia y naturaleza de la información:

  • Secreta: Dirección y las que obligatoriamente deban usarla
  • Confidencial: utilizar con mucha reserva , limitado
  • Ordinaria: sin limitación pero si existe propósito.

Secreta y confidencial—mayor reserva posible (no debe llegar a quien no debe saberlo).

-Confidencial: deliberación para mejorar productos, elección personal, datos trabajadores…

-Archivar información oportuna para objetivos.

-Actualmente archivos informáticos de gran capacidad.

-Confidenciales: limitar acceso a archivos—destruir la no necesaria.

-Consideración importante— custodiar datos empleados y no traficar con ellos.

5.-DESCRIPCIÓN Y UTILIDAD DE LOS MEDIOS OFIMÁTICOS EN LA EMPRESA

5.1.-Concepto de ofimática

  • Empresas automatizado muchas tareas administrativas.
  • Medios informáticos utilizados en mecanización y automatización de las oficinas — ofimática— incremento velocidad transmisión en las comunicaciones.
  • Paquetes integrados – mejor archivo, mayor rapidez y eficiencia en facturas, nóminas…

clip_image003-Word

Office 2000 -Excel

Access…

Equipos computación y comunicación ayudan a trabajadores ayudan a trabajadores a incrementar eficacia y rendimiento.

5.2.-Medios ofimáticos en la empresa

v Correo electrónico (Outlook Express)

v Telecomunicación (transmisión documentos, fotos..)

v Agenda electrónica

v Internet (módem, línea )

v Office 2000 (paquete integrado)

v Programas de gestión (Contaplus, Contag7, Facturaplus…, gestión de impuestos….)