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Tema 9 – Medios y equipos de comunicación, transmisión y elaboración de documentación e información escrita interna y externa. La máquina de escribir eléctrica-electrónica, el ordenador; el fax: finalidad, uso y limitaciones. Recepción y despacho de la correspondencia en la empresa. El correo electrónico.

1.-INTRODUCCIÓN

· Oficina ordenada gran cantidad de documentos

· Elaborar: máquinas y ordenadores

· Enviar correspondencia

o Fax gran avance—inmediato.

o Correo electrónico que sustituye o complementa a carta tradicional

· Importante control correspondencia (entradas y salidas)

2.-MEDIOS Y EQUIPOS DE COMUNICACIÓN, TRANSMISIÓN Y ELABORACIÓN DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN ESCRITA INTERNA Y EXTERNA.

· Recursos y empresas no siempre cerca—contar con elementos y equipos que posibiliten contacto aunque muy lejos

· Equipos y elementos que lo permiten — telecomunicaciones (teléfono, fax, correo electrónico, módem, redes, télex, ordenador..)

· Reproducir y transmitir mensajes y documentos

· Entre ellos la máquina pero ha perdido utilidad frente a los ordenadores

· Desarrollaremos algunos como…

3.-LA MÁQUINA DE ESCRIBIR ELÉCTRICA-ELECTRÓNICA

3.1.-Antecedentes históricos

· Henry Mill patentó en 1714 (rudimentaria)

· 1857-SW. Francis prototipo con varillas en círculos que imprimían al accionar.

· 1867-C.L. Sholes creó a que patentó Remington sons que fabrico en serie en 1874 (mayúsculas).

· 1878.-Separación mayúsculas / minúsculas

· No se podía ver lo que se escribía hasta 1897

· 1935.-Primera eléctrica en mercado.

3.2.-La máquina de escribir en la empresa

· Fundamental para escritos (cartas, informes…)

· A pesar avances no innecesaria

· Mayoría de empresa y organismos alguna función.

· Utilidad en textos breves e impresos previamente formateados.

3.3.-Clases de máquinas

· Multitud modelos y tipos según prestaciones y características

· Manuales: escritura mecánica por presión dedos

· Eléctricas: más velocidad y uniformidad y menor esfuerzo

· Electrónicas: funcionamiento similar eléctricas pero memoria, pantalla, borrado…

4.-EL ORDENADOR

4.1.-El ordenador

· Creación y comercialización programas para cada área impulso su uso – hoy imprescindibles.

· Ventajas:

§ Rapidez: procesa y da soluciones + rápido que hombre

§ Exactitud: no se equivoca salvo fallo técnico.

§ Memoria: más que cualquier otro sistema de archivo

4.2.-El procesamiento de textos

-Aplicación de programas específicos como WORD PERFET, WORD…..

-Ventajas sobre máquinas:

Capacidad de almacenamiento

Cambio automático tipo de letra

Modificar texto archivado

Gráficos e impresos

Interrupción de un trabajo para hacer otro sin perjuicio

Revisión ortográfica…..

4.3.-La comunicación entre ordenadores

· Medio eficaz y rápido de compartir información y programas.

· Distintas formas: teléfono, ondas, satélites—la + teléfono (digital en analógica) —módem

· Aplicaciones a destacar:

o B. Datos: Acceso (BOE, bolsa, etc)

o Publicidad: anuncios electrónicos, páginas amarillas electrónicas (más datos que normales)

o Servicios comerciales: empresas, bancos, viajes…

· Correo electrónico (punto 7)

5.-EL FAX.- Aparato para transmitir y recibir (A-4)—teléfono—terminal fija o en movimiento.

5.1.-Emisión de un fax

1.-Conectar a línea telefónica sino específica

3.-Marcar nº

2.-Original en entrada

4.-Pulsar inicio. Si comunica automático. Transmisión OK

5.2.-Recepción de un fax

Si telefax línea exclusiva recepción automática

Algunos calidad papel normal — copia como fotocopia

La mayoría discriminador de llamadas

Papel término (rollos) < calidad. Para archivar-fotocopiar

Calidad s/ papel

5.3.-Servicio de burofax (C y T) –a oficina (reparte funcionario) o destinatario si tiene telefax

6.-RECEPCIÓN Y DESPACHO DE LA CORRESPONDENCIA EN LA EMPRESA

6.1.-Entrada de la correspondencia. Es la recepción de documentos por correo, fax, telégrafos, mensajería..

Una vez proceso de recepción iniciar selección, registro y distribución

6.2.-Selección, registro y distribución.

a)Apertura, selección y comprobación:

ü Abrir, seleccionar y clasificar — distribuir

ü Privado, confidencial, reservado – no abrir

ü Comprobar adjuntos

ü Si datos remitente solo sobre se conservara

b)Registro:

ü Voluntario privadas — obligatorio públicas.

ü Consiste en:

Ø Numerar y poner fecha (sellar). La privada no registrar.

Ø Anotar nº y fecha que pusimos, extracto información y destinatario en R.E. correspondencia.

REGISTRO DE ENTRADA HOJA Nº

Nº registro

Fecha

Remitente

Clase

Anexos

Asunto

Observaciones

Nombre

Localidad

               

c)Distribución (hacer llegar).- Urgente o telegrama — de inmediato.

6.3.-Salidas de Correspondencia

-Pasos:

a) Confección correspondencia: redactar, mecanografiar, procesador…Nosotros o nos lo dan hecho y solo registro y envío

b) Registro: anotar con nº, sello, fecha y envío—copias necesaria (reg gral….)

c) Envío: después confección y registro:

ü Comprobar firmada y adjuntos

ü Cerrar y franquear según tarifas y peso- entregar correos o mensajero.

ü Asegurar código postal.

7.-EL CORREO ELECTRÓNICO

· Telecomunicación – ventaja velocidad

· Punto vista empresa envío información miembros empresa o ajenos

· Receptor ve carpeta en entrada (adjuntos(—imprimirá.

· Como crear una cuenta de correo:

Ø WINDOWS

Ø INTERNET

Ø PORTAL URL—opción REGISTRAR

Ø Formulario: NICK o identificador, CONTRASEÑA

Ø Leer enviar

Ø El + MICROSOFT OUTLOOK EXPRESS