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Tema 3 – Gestión y control presupuestarios en las empresas y entidades de hostelería y turismo. Justificación. Concepto y propósito de los presupuestos. Ciclo presupuestario. Tipos de presupuestos.

Introducción.

“Teorías de Liderazgo”: Teorías y estilos de liderazgo. Teorías de McGregor, Teoría “Z” y motivación.

3.1 GESTIÓN Y CONTROL PRESUPUESTARIO EN EMPRESAS DE HOSTELERÍA Y TURISMO.

a) La función de control y gestión (Ejemplo de empresa hotelera): A1. Funciones administrativas:

· Planificación.

· Organización

· Motivación

· Coordinación

· Control

A2. Funciones de Ejecución:

· Actividades Técnicas

· Actividades comerciales

· Actividades Financieras

· Actividades de Seguridad

· Actividades Contables.

b) Dirección por Objetivos.

3.2. CONTROL PRESUPUESTARIO. JUSTIFICACIÓN.

a) Concepto de control presupuestario.

b) Funciones de los presupuestos.

c) Ventajas del control presupuestario. Justificación.

3.3 CICLO PRESUPUESTARIO.

a) Elaboración, Tramitación y Aprobación.

3.4 TIPOS DE PRESUPUESTOS.

a) Presupuesto de Explotación:

1.a Presupuesto de Ingresos:

* Marketing

· Ventas

· Precios de venta

· Bonificaciones/Comisiones

· Condiciones de pago

· Gastos de comercialización.

1.b Presupuesto de Gastos:

· Financieros

· Administrativos

· Comerciales.

b) Presupuesto de producción:

· Compras

· Mano de obra

· Gastos de fabricación/producción

· Equipos, instalaciones, etc.

c) Presupuesto Financiero:

· Presupuesto de cuenta de Pérdidas y Ganancias.

· Presupuesto de Caja

· Presupuesto de Balance.

INTRODUCCIÓN

Gestionar consiste, principalmente en hacer que las personas de una organización cumplan sus funciones y obligaciones para alcanzar los objetivos deseados. Para realizar esta función es necesario el liderazgo; es decir, el ejercicio de la influencia y el poder. La motivación es también muy importante en la función de gestión.

Existen varias teorías sobre el liderazgo, entre las cuales destacan:

· La de la personalidad, según la cual, los líderes capaces son aquellos que tiene “ciertas cualidades personales”. Hoy en día ha perdido relevancia.

· La teoría “situacional”, que señala que las cualidades necesarias para el liderazgo varían con las situaciones.

Hay autores que han tenido en cuanta ambas simultáneamente, añadiendo además a estos factores una dimensión relacional.

Existen varios estilos de liderazgo, aunque no se pueda hablar de un estilo óptimo o ideal. La flexibilidad de estilo es una cualidad importante en los buenos líderes o gestores, por la cual son capaces de adaptar su gestión a cada situación. Entre las teorías de Liderazgo, se encuentran:

· La teoría de McGregor que defiende que el comportamiento del líder depende de la visión que tenga éste de las personas. Divide a éstas en dos grupos ( X e

Y) dando lugar a un comportamiento por parte del líder de estilo autocrático y autoritario, ante personas “X”, y estilo democrático, ante personas “Y”.

· La teoría Z, de origen japonés, que promulga que los principios del líder deben ser: compromiso de empleo para toda la vida, evaluación lenta del personal, responsabilidad colectiva, entre otros.

· Las teorías de la motivación, que tratan de analizar las necesidades o recompensas recibidas por las aportaciones laborales.

La práctica y la experiencia han demostrado que la mejor forma de que las personas se encuentren motivadas es tratarlas como tales; es decir, procurar que se sientan parte de la empresa y se encuentren identificadas con el proyecto empresarial, siendo éste uno de los objetivos finales de la gestión y control empresarial.

3.1 GESTIÓN Y CONTROL PRESUPUESTARIO EN EMPRESAS DE HOSTELERÍA Y TURISMO.

a) La función de control y de gestión

(Se analizará esta función aplicada a un establecimiento hotelero como ejemplo o modelo de empresa perteneciente al sector de Hostelería y Turismo).

La dirección o gerencia de un establecimiento hotelero se realiza ejerciendo una doble función:

· Función Administrativa, encaminada a poner en práctica todos los elementos necesarios para la obtención de los objetivos marcados.

· Función de ejecución, la que nos va dando los resultados del trabajo realizado, indicando si estamos a la par, por encima o por debajo de los objetivos marcados.

Funciones administrativas

· Planificar, es prever el futuro, seleccionando, entre una serie de alternativas, los objetivos, los programas, los presupuestos y directrices del hotel, trazando el plan de acción oportuno para conseguir los fines marcados.

· Organizar, es el proceso de describir y agrupar el trabajo que se tiene que efectuar, delegando autoridad y responsabilidades a los distintos departamentos.

· Motivar es la acción de estimular al personal, con el fin de mantener su actividad lo más alta posible. Teniendo en cuenta que cada vez más, se tiende hacia una empresa más comunicativa y participativa entre dirección y personal, vamos a tener en cuenta lo que Gelinier denominó “necesidades de los hombres”, que pueden ser importantes para su motivación, y son los siguientes:

a) Conservación, posibilidad de subsistir.

b) Seguridad, necesidad de sentirse protegido.

c) Solidaridad, por oposición a la soledad, al aislamiento.

d) Consideración, necesidad de sentirse apreciado.

e) Utilidad, sentimiento de ser eficaz.

f) Crecimiento en conocimientos.

g) Nivel de vida.

h) Iniciativa.

i) Expresión.

j) Justicia.

k) Confort.

· Coordinar. Supone actuar sobre los esfuerzos y actividades de los empleados en particular y de los grupos o departamentos en general, con el fin de obtener una unidad de acción.

· Control. Es el proceso que determina qué es lo que se está haciendo o llevando a cabo; se valora y, si es necesario, se aplican medidas correctoras.

Funciones de ejecución

· Actividades Técnicas. Aquellas que están encaminadas a la gestión de producción; es decir, todo lo que se utiliza día a día para sacar la producción del hotel: vales, comandas, facturas, etc.

· Actividades comerciales. Son las dedicadas a la compra de materias primas necesarias para realizar los servicios del hotel: alimentos, bebidas, maquinaria, etc.

· Actividades financieras. Encaminadas al empleo óptimo del capital obtenido con la venta de servicios, de forma que se vuelva a transformar en nuevos beneficios.

· Actividades de seguridad. Dedicadas a la protección de bienes materiales y personas.

· Actividades contables. Por ellas se obtienen inventarios, balances, costes, estadísticas, etc.

b) Dirección por objetivos.

El conjunto de funciones descritas anteriormente se denomina “dirección por objetivos”, que significa que toda la dirección hotelera, para su funcionamiento, debe tener unos objetivos concretos, cuyas características son:

1. Que alcancen todos los aspectos importantes del hotel, de la empresa.

2. Que sean posibles, alcanzables, aunque rodeados de cierta dificultad.

3. Que sean compatibles entre sí; es decir, que la consecución de uno vaya ligada a la consecución de los demás.

4. Que se respete su continuidad, dando el tiempo necesario para que se pueden alcanzar.

5. Que sean evaluables y puedan tomarse las medidas correctoras oportunas.

3.2. CONTROL PRESUPUESTARIO. JUSTIFICACIÓN

a) Concepto de control presupuestario.

El control presupuestario es un instrumento de actuación empresarial basado en previsiones en cantidad y valor, plasmadas en presupuestos de duración temporal variable, sobre magnitudes económicas y financieras, cuya evolución y control son decisivas en cuanto a lograr los objetivos marcados por la empresa.

De esta definición destaca lo siguiente:

b) Previsión, es la estimación basada en estudios de demanda, análisis de tendencias, estudios financieros, etc.

c) El presupuesto es la cuantificación en el tiempo de magnitudes, fijándolas como objetivos a alcanzar. Deben incluir los medios previstos para el logro de los objetivos.

d) El control es el seguimiento temporal del presupuesto establecido.

El presupuesto responsabiliza a jefes, subjefes y encargados de departamentos, que ven cómo la empresa pone medios a su alcance y les da capacidad de uso, fomentando su autonomía y permitiendo establecer su eficacia como mandos en los niveles medios de la organización.

b) Funciones de los presupuestos

Son esencialmente:

a) Descentralización de autoridad: cada individuo se responsabiliza de la consecución de los presupuestos que le afectan.

b) Determinación de responsabilidades.

c) Análisis de desviaciones por parte de la dirección: los responsables o jefes analizan periódicamente la realidad alcanzada y la presupuestada. Las diferencias entre ambas son las desviaciones positivas o negativas. Desviación positiva será la que favorece a la empresa; es decir, el nivel de ingresos es superior al esperado o presupuestado. La desviación negativa se produce cuando los gastos reales son superiores a los ingresos.

d) Motivación del personal: afecta a todos los niveles de la organización, a todos los integrantes que han de participar en su consecución, por la satisfacción de su cumplimiento y por la recompensa económica o de otros incentivos que puede establecer la propia empresa.

c) Ventajas del control presupuestario. Justificación.

El control presupuestario ofrece las siguientes ventajas:

1. Desarrolla el plan de acción de la empresa; es decir, nos hace prever, mediante los presupuestos, los planes y programas lo que podrá suceder en el ejercicio venidero.

2. Obliga a prever los acontecimientos, sirviendo de información lo ocurrido en ejercicios pasados.

3. Obliga a tener mayor relación entre los distintos departamentos.

4. Enseña al equipo humano a trabajar en común, en busca del resultado final marcado.

5. Facilita la coordinación interdepartamental.

3.3 CICLO PRESUPUESTARIO. Elaboración, tramitación y aprobación.

Antes de establecer el control presupuestario, se deben dar una serie de secuencias lógicas que llevarán a la creación de dicho control:

a) Fijar los objetivos generales de la empresa (hotel).

b) Determinar los objetivos particulares de cada departamento, en base a los objetivos generales marcados. Marcar a cada departamento el trabajo que debe realizar, estableciendo los cauces de comunicación adecuados.

c) En función de estos objetivos, trazar los planes, los programas y los presupuestos para poder alcanzarlos, dejando la menor parte posible a la improvisación. Se confeccionará un calendario de actuaciones, que determine fechas y etapas de realización de los presupuestos.

d) Una vez confeccionados los presupuestos de todos los departamentos, se comparan los ingresos y los costes presupuestados, antes de que ocurran en la realidad, lo que dará un resultado preventivo de lo que pueda ocurrir.

e) Este resultado preventivo puede ser satisfactorio o no para la dirección. En caso negativo, se vuelven a examinar todos los datos y se determinan las variantes que se puedan introducir para modificar el resultado en sentido positivo.

Sin embargo, para confeccionar y poner en práctica un presupuesto, es muy importante que cada responsable, a todos los niveles, esté convencido de qué: “con los medios que se ponen a su disposición, en los plazos señalados y sin sobrepasar los costes presupuestados, se pueden alcanzar los objetivos marcados”.

3.4 TIPOS DE PRESUPUESTOS

En base a los objetivos determinados por la empresa (nuevas inversiones, ampliación de mercado, obtención de cuotas de rentabilidad altas, etc) tendremos diferentes tipos de presupuestos:

a) Presupuesto de Explotación

Dentro de este presupuesto se incluyen el presupuesto de ingresos o ventas y el presupuesto de gastos.

En el presupuesto de ingresos o ventas se incluyen las siguientes partidas:

· Marketing

· Ventas de productos

· Precios de venta

· Bonificaciones

· Condiciones de pago

· Gastos de comercialización.

Para realizar el presupuesto de ventas o ingresos deben barajarse muchas circunstancias siendo gran parte de ellas desconocidas por su evolución futura. Este presupuesto se realiza conjuntamente por la dirección y el Departamento Comercial en el caso, por ejemplo, de venta de habitaciones. No es difícil fijarse en el calendario y observar puentes, fiestas, ferias, etc; es más difícil prever el comportamiento de otras variables como el comportamiento de la demanda, la incidencia de los destinos alternativos, la coyuntura de la economía en general, ya que todo ello tendrá una fuerte incidencia.

El presupuesto de gastos suele contar con las partidas de gastos financieros (comisiones e intereses bancarios, intereses de créditos a corto y largo plazo, créditos en divisas, etc), administrativos y comerciales y lo realiza el departamento de comercial junto con el departamento de administración y finanzas, siempre con el visto bueno de la dirección.

El presupuesto atendiendo a la agrupación de gastos comprenderá:

1. Compras de materias primas y otros aprovisionamientos según la empresa de que se trate.

2. Servicios exteriores: se agrupan bajo este epígrafe arrendamientos, reparaciones, conservación, primas de seguros, que se presupuestarán según llas cláusulas de revisión de cada contrato.

3. Tributos. El presupuesto de este conepto es sencillo de estimar ya que todas las partidas que lo componen – actividades económicas, impuestos de sociedades, contribución – tienen su importe establecido para el próximo año.

4. Personal. En establecimientos hoteleros, junto con el de materias primas es el de mayor peso específico.

5. Otros gastos de gestión y dotación a las provisiones.

6. Dotaciones para amortizaciones, que se presupuestan como gasto, distribuyéndolo mensualmente.

b) Presupuesto de producción

Este presupuesto afecta fundamentalmente a mano de obra, maquinaria y suministros. Ha de ser lo más preciso posible, ya que es de suma importancia en las empresas de alojamiento y de restauración. Constará de diferentes presupuestos entre los que se incluyen:

· De compras.

· De mano de obra.

· De gastos de fabricación.

· Equipos, instalaciones, etc.

Dentro de estos tendremos:

– Medios físicos y humanos.

– Consumos específicos.

– Cómputo de horas-hombre y hora-máquina.

– Coste hora-hombre.

– Coste hora-máquina.

– Precios unitarios de compra.

– Gastos de compras y condiciones financieras.

c) Presupuesto financiero

Formado por:

1. Presupuesto de cuenta de pérdidas y ganancias, que recoge por meses todos los ingresos y gastos que preveamos van a producirse durante el siguiente ejercicio económico.

2. Presupuesto de Caja, en donde se reflejan todos los cobros y pagos que se van a producir como consecuencia de los ingresos y los gastos presupuestados en la cuenta de pérdidas y ganancias. También figurarán los ingresos y pagos que, procedentes de otras partidas no incluidas en la cuenta de resultados, provocan aumentos y disminuciones en tesorería, tales como obtención y devolución de préstamos.

3. Presupuesto de Balance. Para su confección es imprescindible tener confeccionados el presupuesto de caja y el de pérdidas y ganancias. Se deberá partir del balance de situación correspondiente al primer día del periodo objeto del presupuesto.

El presupuesto de inversiones o financiero es la base para la toma de decisiones de inversión; es decir, utilizar ciertos recursos para ciertos proyectos y qué beneficios se piensan obtener en el futuro.

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Bibliografía:

Elementos para el Estudio de la Economía de la Empresa turística. M. FIGUEROLA PALOMO. Síntesis.

Economía y Organización de Empresas. CASANI FERNÁNDEZ y otros. Gestión Financiera. J. ANTICH. Síntesis.