GUIÓN-RESUMEN
5.1 Introducción:
· Normalización contable: RD/Dic. 1990.
· Características del PGC: 1. Apertura.
2. Flexibilidad.
3. Sin interferencias.
4. Suceptible informatización.
5.2 ESTRUCTURA DEL PGC
A. PRINCIPIOS CONTABLES:
Principio de Prudencia.
Principio de empresa en funcionamiento. Principio de registro.
Principio del precio de adquisición. Principio de devengo.
Principio de correlación de ingresos y gastos. Principio de no compensación.
Principio de uniformidad. Principio de importancia relativa.
B. CUADRO DE CUENTAS:
· Tipos: a) Cuentas de Balance (grupos del 1 al 5)
b) Cuentas de gestión (grupos 6 y 7).
Grupo 1: Financiación básica: recursos propios + financiación ajena a largo + deudas a largo plazo.
(Cuentas: Capital (100), Reservas (112), Pérdidas y Ganancias (129), Obligaciones y Bonos (150)).
Grupo 2: Inmovilizado: Activo Fijo (elementos duraderos).
Recoge: inmovilizado material e inmaterial, gastos amortizables, inmovilizado financiero, amortización de inmovilizado, provisiones por depreciación de inmovilizado.
(Cuentas: Gatos de 1ª constitución (200), gtos 1º establecimiento (201), construcciones, maquinaria, utillaje, mobiliario, amortización acumulada de inmovilizado material, de inmovilizado inmateria, etc).
Grupo 3: Existencias: Bienes inventariables, destinados a su venta.
(Cuentas: mercaderías (300), materias primas (310), material de oficina (328), productos en curso (330,331), productos terminados (350,351).
Grupo 4: Acreedores y Deudores por operaciones de tráfico: Cuentas personales y efectos comerciales activos y pasivos.
(Cuentas: proveedores efectos a pagar (401), acreedores (410), clientes (431), clientes dudoso cobro (435), deudores (440), Hacienda Pública IVA soportado (472), Hacienda Pública IVA repercutido (477).
Grupo 5: Cuentas Financieras: cuentas de acreedores y deudores ajenas al tráfico de la empresa.
(Cuentas: Deudas a corto plazo (520), Caja (570), Bancos (572).
Grupo 6: Compras y Gastos: aprovisionamiento de mercaderías y otros bienes + variación de existencias + pérdidas extraordinarias.
(Cuentas: compras de mercaderías (600), compras de materias primas (601), rappel s/c (609), sueldos y salarios (640), seguridad social a cargo de la empresa (642), gastos extraordinarios (678), suministros (628), transportes (624).
Grupo 7: Ventas e Ingresos: enajenaciones de bienes + prestación de servicios + variaciones de existencias + ingresos extraordinarios.
(Cuentas: ventas de mercaderías (700), rappels s/v (709), ingresos por arrendamientos (752), descuentos sobre compras p/p (765), ingresos extraordinarios (778).
C. DEFINICIONES Y RELACIONES CONTABLES.
c.1 El Patrimonio: bienes, derechos y obligaciones.
c.2 Teoría de las cuentas: asiento contable; principio de partida doble.
c.3 Libros contables: Diario, Mayor, Inventario y Actas.
c.4 Las cuentas anuales: Balance, Pérdidas y Ganancias, Memoria.
5.3. ADAPTACIÓN DEL PGC A EMPRESAS DE H/T.
· Hoteles
· Agencias de viajes.
………………………………………………………………………………………………………………………………………….
5.1 INTRODUCCIÓN
· Normalización contable
Toda empresa, sea cual sea su naturaleza, actividad o dimensión, necesita llevar cuenta y razón de todas las operaciones que efectúa durante el año natural, con el fin de controlar el resultado económico-financiero de su actividad, así como disponer en todo momento de información suficiente y útil, que permita tomar las decisiones que se crean oportunas. Esta información podría resultar engañosa si cada empresa utilizara una contabilidad que siguiera modelos y normas de valoración distintos. Para evitar este problema se ha desarrollado la llamada NORMALIZACIÓN CONTABLE.
La normalización persigue la confección de un modelo general, aplicable a todo tipo de empresas, y que sea útil, tanto a la propia empresa, como a terceros relacionados con ella.
La normalización puede ser promovida por iniciativa privada o quedar establecida por organismos públicos.
En España, el PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD queda recogido en el Real Decreto Legislativo 1643/1990 de 20 de diciembre. Fue elaborado por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas y, sustituye al de 1973.
· Características de PGC
Las características más relevantes del PGC son:
a) Es un plan abierto: está preparado para introducir las modificaciones que procedan por la evolución del Derecho de sociedades de la unión Europea, del progreso contable, del desarrollo de los instrumentos financieros, etc.
b) Es un plan flexible: el cuadro de cuentas admite una flexibilidad suficiente para poder ser aplicado a cualquier tipo de empresa y a cualquier situación.
c) Es un texto eminentemente contable, libre de posibles interferencias, incluida la fiscal.
d) Su codificación lo hace apto para ser tratado por medio de la informática.
5.2 ESTRUCTURA DEL PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD
El PGC incluye, además de una introducción, los siguientes apartados:
· Principios contables.
· Cuadro de cuentas.
· Definiciones y relaciones contables.
· Cuentas anuales.
· Normas de valoración.
A. PRINCIPIOS CONTABLES
La finalidad de los principios contables se resume en que la información proporcionada por las cuentas anuales sea fiable para los usuarios y externos, y les permita una adecuada toma de decisiones. Esta información debe ser la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.
a. Principio de Prudencia: se han de contabilizar los beneficios cuando se produzcan y las pérdidas cuando se prevean o conozcan.
b. Principio de empresa en funcionamiento: se valorará el patrimonio, no como si se fuese a vender o a liquidar, sino como si la empresa siguiera en funcionamiento. Se considera que la gestión de la empresa tiene una duración ilimitada.
c. Principio de registro: los hechos económicos deben registrarse cuando nacen los derechos u obligaciones que aquellos originan.
d. Principio del precio de adquisición: como norma general, todos los bienes y derechos se contabilizarán por su precio de adquisición o coste de producción. Las modificaciones se reflejarán en la Memoria.
e. Principio de devengo: la imputación de ingresos y gastos deberá hacerse cuando éstos se produzcan, con independencia del cobro o pago.
f. Principio de correlación de ingresos y gastos: el resultado del ejercicio estará constituido por los ingresos de dicho periodo menos los gastos realizados para la obtención de los ingresos, así como por los beneficios no relacionados claramente con la actividad de la empresa. Para cumplir este principio, deben existir reglas concretas para la imputación de ingresos y gastos a uno u otro ejercicio (periodificación contable).
g. Principio de no compensación: se valorarán de forma independiente las distintas partidas del activo y del pasivo de gastos e ingresos.
h. Principio de uniformidad: se mantendrá el criterio adoptado de aplicación de los principios contables a todos los elementos patrimoniales.
i. Principio de importancia relativa: se puede admitir la no aplicación excata de algún principio, siempre y cuando la variación sea escasa y no altere la imagen fiel del patrimonio.
B. CUADRO DE CUENTAS
El cuadro de cuentas recoge la lista de cuentas que pueden utilizarse en contabilidad y sigue la clasificación decimal. El concepto de cuenta puede definirse como el instrumento de representación y medida de la situación y evolución de un elemento patrimonial, con independencia de la situación o evolución de los demás.
El PGC agrupa a todas las cuentas en 7 grupos y las clasifica de la siguiente manera:
· Cuentas de Balance. Grupos del 1 al 5.
· Cuentas de gestión: Grupos 6 y 7.
Cada uno de los grupos aparece dividido en subgrupos (dos dígitos). En éstos se encuadran las cuentas (tres dígitos), las cuales, a su vez, pueden dividirse en subcuentas (cuatro dígitos).
En cualquier caso, el PGC es abierto y, permite a las empresas hacer uso de sus propias cuentas según sus necesidades o conveniencias, siempre y cuando se respeten los principios contables y las normas de valoración.
GRUPO 1: FINANCIACIÓN BÁSICA
Comprende los recursos propios y la financiación ajena a largo plazo de la empresa:
10 Capital
11 Reservas
12 Resultados pendientes de aplicación
13 Ingresos a distribuir en varios ejercicios
14 Provisiones para riesgos y gastos
15 Empréstitos y otras emisiones análogas
16 Deudas a largo plazo con empresas del grupo
17 Deudas a largo por préstamos y otros
18 Fianzas y depósitos a largo
19 Situaciones transitorias de financiación.
GRUPO 2: INMOVILIZADO
Comprende el activo fijo de la empresa y está formado por el conjunto de elementos patrimoniales destinados a servir a la empresa de forma duradera:
20 Gastos de establecimiento
21 Inmovilizado inmaterial
22 Inmovilizado material
23 Inmovilizado material en curso
24 Inversiones financieras en empresas del grupo o asociadas.
25 Otras inversiones financieras permanentes
26 Fianzas y depósitos constituidos a largo plazo
27 Gastos a distribuir en varios ejercicios.
28 Amortización acumulada del inmovilizado.
29 Provisiones de inmovilizado.
GRUPO 3: EXISTENCIAS
Son existencias los bienes inventariables poseídos por la empresa y destinados generalmente a su venta en el curso normal de la explotación. Pertenecen al Activo circulante y se convierten en efectivo a través de la venta y el posterior cobro a los clientes. En este apartado se incluyen:
30 Comerciales (mercaderías A (300) y mercaderías B (301)
31 Materias primas
32 Otros aprovisionamientos (material de oficina (328) repuestos (322) envalajes (326)..)
33 Productos en curso
34 Productos semiterminados
35 Productos terminados
36 Subproductos, residuos y materiales recuperados
39 Provisiones por depreciación de existencias.
GRUPO 4: ACREEDORES Y DEUDORES POR OPERACIONES DE TRÁFICO
Este grupo recoge las cuentas personales y efectos comerciales activos y pasivos que tiene su origen en el tráfico de la empresa.
40 Proveedores
41 Acreedores varios
43 Clientes
44 Deudores varios
46 Personal
47 Administraciones Públicas
48 Ajustes por periodificación
49 Provisiones por operaciones de tráfico.
GRUPO 5. CUENTAS FINANCIERAS
Comprende las cuentas acreedoras y deudoras por operaciones ajenas al tráfico de la empresa y por vencimiento inferior al año.
50 Empréstitos y otras emisiones análogas a corto plazo.
51 Deudas a corto con empresas del grupo y asociadas
52 Deudas a corto por préstamos recibidos y otros conceptos
53 Inversiones financieras a corto en empresas del grupo y asociadas
54 Otras inversiones financieras temporales
55 Otras cuentas no bancarias
56 Fianzas y depósitos recibidos y constituidos a corto plazo
57 Tesorería (Caja (570) Bancos (572))
58 Ajustes por periodificación
59 Provisiones financieras.
GRUPO 6: COMPRAS Y GASTOS
Comprende todos los aprovisionamientos de mercaderías y demás bienes adquiridos por la empresa para revenderlos. También se incluyen en este grupo todos los gastos del ejercicio, clasificados según su naturaleza, incluidas las adquisiciones de servicios y materiales, la variación de existencias adquiridas y las pérdidas extraordinarias.
60 Compras
61 Variación de Existencias
62 Servicios Exteriores
63 Tributos
64 Gastos de personal
65 Otros gastos de gestión
66 Gastos financieros
67 Pérdidas procedentes del inmovilizado y gastos excepcionales
68 Dotaciones para amortizaciones
69 Dotaciones a las provisiones
GRUPO 7: VENTAS E INGRESOS
Recoge las enajenaciones de bienes y prestación de servicios que son objeto del tráfico de la empresa. También se incluyen en este grupo otros ingresos de explotación, variaciones de existencias y beneficios extraordinarios.
70 Ventas e Ingresos
71 Variación de existencias
73 Trabajos realizados para la empresa
74 subvenciones a la explotación
75 Otros ingresos de gestión
76 Ingresos financieros
77 Beneficios procedentes del inmovilizado e ingresos excepcionales
79 Excesos y aplicaciones de provisiones.
C. DEFINICIONES Y RELACIONES CONTABLES
C.1 El PATRIMONIO.
Está formado por el conjunto de bienes, derechos y obligaciones que tiene la empresa en un momento determinado:
Bienes: edificios, mobiliario, máquinas, herramientas, vehículos, productos que vendemos, dinero en efectivo, en banco, etc.
Derechos: cantidades que nos deben los clientes o que hemos prestado a crédito.
Obligaciones: importes que debemos al banco por préstamos recibidos, o a proveedores por compras de mercaderías.
Elementos patrimoniales
Son cada uno de los componentes del patrimonio, es decir, los bienes, los derechos y las obligaciones.
Masa patrimonial
Se entiende la agrupación homogénea de los elementos patrimoniales. Se distinguen dos grandes masas patrimoniales, según pertenezcan a la estructura económica o financiera de la empresa: el ACTIVO y el PASIVO.
Los bienes y derechos de la empresa forman el ACTIVO y las obligaciones el PASIVO.
En el pasivo hay dos tipos de obligaciones: las deudas con terceros (pasivo, propiamente dicho) y las “deudas” con los propietarios o el Neto patrimonial.
Al estado contable que refleja el patrimonio de una empresa en un momento determinado se le llama BALANCE DE SITUACIÓN; es decir, sería como la “fotografía” del patrimonio en un momento dado.
Además de las masas patrimoniales ya definidas, cada una de ellas se suelen dividir en otras masas patrimoniales. En cada una de ellas se agruparán elementos de la misma significación.
Una posible agrupación sería la siguiente:
ACTIVO | PASIVO | |||
AF | Inmovilizado | PF | Fondos propios | |
AC | Existencias | Disponible | Acreedores a largo | |
Deudores | Exigible | PC | Acreedores a corto | |
Inversiones financieras temporales | Realizable | |||
Tesorería |
C.2 TEORÍA DE LAS CUENTAS
Tanto el activo como el pasivo incluyen distintas partidas, que recogen bienes, derechos y obligaciones de la empresa. Cada partida se nombra con un término recogido en el PGC, así el patrimonio neto de una empresa queda recogido bajo la cuenta capital.
Por tanto, las cuentas que recogen las partidas del patrimonio de una empresa pueden ser de activo y de pasivo. Estas cuentas recogen los bienes, derechos y obligaciones del patrimonio de la empresa. Son las llamadas cuentas de balance.
Existen otro tipo de cuentas, que recogen los resultados de la empresa; es decir, los ingresos y los gastos que en la misma se producen. Estas son las cuentas de resultados.
Las cuentas se representan gráficamente con una cruceta, situando el nombre de la cuenta en la parte superior, a la izquierda el DEBE y a la derecha el HABER. Cada vez que algún componente del patrimonio sufre alguna modificación se refleja en las cuentas que representan dicho componente.
Las cuentas de activo siempre aumentan en el debe y disminuyen en el haber. Las cuentas de pasivo siempre aumentan en el haber y disminuyen en el debe.
Las cuentas de gastos siempre van al debe y las de ingresos al haber.
A cada anotación en el libro Diario reflejando estas operaciones se le llama asiento contable. Por lo tanto, cada asiento contable debe tener al menos, dos anotaciones: una al debe (a una o más cuentas) y otra al haber (a una o más cuentas). A este principio básico en contabilidad se le llama principio de la partida doble.
D Cta. De Activo H D Cta. De pasivo H
EI de bienes | Disminuciones | Disminuciones | Deundas inic. |
Bienes y | de bienes y | de deudas | Aumento de |
Derechos | derechos | deudas |
(+) (-) (+) (-)
D Ctas. De Neto H
Disminuciones Neto inicial
De neto Incrementos de Neto
(+) (-)
C.3 LIBROS CONTABLES
Las anotaciones contables originadas por las distintas operaciones económicas en el patrimonio de la empresa deben quedar reflejadas en los libros contables de la misma. Según el artículo 25 del Código de Comercio “todo empresario llevará necesariamente un Libro de inventario y Cuentas Anuales y otro Diario”. Además, según el artículo 26 las sociedades deben llevar un Libro de Actas.
Libro Diario. En él se registran día a día las operaciones relativas a la actividad de la empresa por orden cronológico (orden de fechas9. Estas anotaciones se realizan en forma de asientos contables. Normalmente todas las relaciones económicas ocurridas en la empresa originan un documento justificativo de las mismas (factura, cheque, letra de cambio, nómina, etc). Estos documentos que deben archivarse durante seis años, sirven como soporte documental para realizar en el Libro Diario los asientos correspondientes de forma que cada asiento se pueda identificar con el asiento contable correspondiente. El Código de comercio permite anotaciones conjuntas de
los totales de las operaciones por periodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes.
Libro de inventario y cuentas anuales. En este libro se anotarán los Balances de situación inicial y final de cada ejercicio económico, además de los balances de comprobación de sumas y saldos que serán, al menos, trimestrales. También se anotarán los resultados de la cuenta de Pérdidas y Ganancias y la Memoria.
Libro Mayor. No es obligatorio, según la ley, pero sin embargo, sí es muy útil y necesario como fuente de información contable. En el libro Mayor se anotan todas las cuentas y las respectivas anotaciones que estas cuentas han tenido en el libro Diario con otros datos como la fecha de la operación, el concepto o el importe de la misma. Libro de Actas. Es obligatorio únicamente para las sociedades. En él deben registrarse las actas de todas las convocatorias de las juntas generales de socios, recogiendo los distintos acuerdos tomados por los socios en dichas convocatorias.
C.4 LAS CUENTAS ANUALES
La empresa está obligada, según el PGC a elaborar sus cuentas anuales al final de cada ejercicio económico. Además las sociedades están obligadas a depositar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil de la provincia donde la empresa tenga su domicilio social. Las cuentas anuales están formadas por:
· El Balance. Es un estado contable que recoge los bienes, derechos y obligaciones de la empresa en un momento determinado. Debe ser depositado en el Registro Mercantil el balance final correspondiente al último día del ejercicio económico al que corresponda.
· La cuenta de pérdidas y ganancias. Es un estado contable que recoge todos los ingresos y gastos que se han producido en el ejercicio. Este estado contable indicará si se han generado beneficios o pérdidas en la gestión de la empresa. Además indicará si el resultado se ha generado en las operaciones ordinarias de la empresa, en las realizadas con carácter extraordinario o en su gestión financiera.
· La memoria. Es un estado contable que ofrece información complementaria a la ofrecida por el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias.
Las cuentas anuales forman una unidad y pueden formularse de acuerdo con un modelo normal establecido en el PGC. Existe un modelo abreviado, con la información más reducida, para las pequeñas empresas.
5.3 ADAPTACIÓN DE PGC A EMPRESAS DE HOSTELERÍA Y TURISMO
· HOTELES
Las cuentas de ingresos
Los ingresos de un hotel provienen básicamente de proporcionar alojamiento y manutención a sus clientes, pero es habitual que ofrezcan un producto mucho más amplio: lavandería, cafetería, piscina, etc. Todos los ingresos remunerados son “Ingresos de la explotación”; es decir, ingresos considerados dentro de la actividad habitual o típica de la empresa.
La cuenta más adecuada para recoger los ingresos típicos de un hotel sería la (705) “Prestaciones de servicios”. Cada establecimiento u hotel podrá abrir tantas subcuentas de prestaciones de servicios como considere necesarias (cuatro dígitos). Normalmente el hotel destinará una cuenta a cada uno de los ingresos de las actividades que considere que interesa controlar de forma individualizada. Los ingresos de explotación menores, pueden ser agrupados en una sola cuenta, por ejemplo, “Venta de servicios varios”.
Las denominaciones de las cuentas pueden ser cualquiera que indique claramente el motivo del ingreso: ventas o ingresos por restaurante, por bar, por alojamiento, etc.
Las restantes cuentas de ingresos que aparecen en el PGC pueden aparecer en un hotel de la misma forma que en cualquier otra empresa.
Las cuentas de gastos
Los gastos de un hotel no difieren de forma importante a los de otras empresas.
Los más importantes por su cuantía son los gastos de personal, de reparaciones y mantenimiento, amortización del inmovilizado y las compras de materias primas y otros aprovisionamientos.
Las compras de alimentos y demás aprovisionamientos utilizados con frecuencia por parte de hoteles y restaurantes se localizan en el subgrupo 60 “Compras”, del PgC, y en concreto, en las siguientes cuentas y subcuentas:
601 “Compras de materias primas” :
– 6010 Compra de géneros perecederos
– 6011 Compra bodega
– 6012 Compras de economato 310 “Materias primas”:
– 3100 Géneros perecederos
– 3101 Bodega
– 3102 Economato.
La compras de otros aprovisionamientos no requieren subvención especial.
Los gastos de reparaciones y conservación suelen ser muy elevados. Contablemente habrá de distinguir el hotel entre los gastos que supongan las reparaciones corrientes, que constituyen gastos del ejercicio en que se realizan, de las grandes reparaciones, menos frecuentes, que son gastos a distribuir entre varios ejercicios.
Los gastos de personal son la partida de gastos más importante de un hotel. Contablemente no tienen ninguna particularidad, aunque sí hay que tener en cuenta la gran movilidad del personal en algunas zonas y el “pago en especie”.
Las restantes cuentas de gastos del grupo 6 del PGC pueden presentarse en un hotel, de la misma forma que en cualquier otra empresa.
Proceso contable básico de un hotel
El proceso contable de un hotel no difiere del de cualquier otra empresa.
Un hotel, igual que otra empresa, sigue las siguientes etapas a lo largo de un ejercicio o ciclo contable:
A. Asientos en los Libros Diario y Mayor, comenzando por el asiento de apertura y continuando por las operaciones realizadas desde el inicio del periodo, hasta su finalización.
B. Regularización contable al término del periodo o ciclo contable. Esta regularización irá precedida de las siguientes operaciones:
– Ordenación de la información contenida en el Mayor.
– Adecuación de los saldos de las cuentas al inventario.
– Amortización.
– Periodificación.
– Determinación del resultado del ejercicio.
C. Cierre de la contabilidad y elaboración de las cuentas anuales.
· AGENCIAS DE VIAJES Las cuentas de ingresos
Los ingresos típicos y habituales de las agencias de viajes pueden provenir de una gran cantidad de actividades, aunque son muchas las que se especializan en uno o muy pocos productos.
Entre las agencias de viajes, existen dos formas distintas de contabilizar los ingresos:
· Considerar como ingreso sólo el conjunto de comisiones que percibe pors los distintos servicios prestados.
· Incluir en la cifra de ingresos el importe total del servicio; es decir, el precio de venta del mismo.
Los ingresos por venta de servicios se recogen en la cuenta (705) “Prestaciones de servicios”:
– 7050 Ingresos por servicios de alojamiento
– 7051 Ingresos por servicios de transporte
– 7052 Ingresos por servicios propios
– 7053 Ingresos por servicios varios.
Las cuentas de gastos
Los gastos habituales de las agencias no presentan grandes diferencias respecto a cualquier otra empresa. Lo único que conviene destacar es la necesidad de una cuenta de gasto dentro del subgrupo 60 “Compras”, que sirva para recoger el coste de los servicios vendidos puesto que, la mayoría de las agencias optan por contabilizar los ingresos por el precio de venta del servicio. En el caso de contabilización por el importe a pagar a los proveedores se hace necesaria una cuenta que sirva para recoger el precio de adquisición de los servicios vendidos. A esta cuenta se la suele denominar “Adquisición de servicios para emisión” (6059.
Proceso contable básico de la AV
A. Registro de todas las operaciones realizadas a lo largo del ejercicio económico, comenzando por el asiento de apertura.
B. Regularización contable al término del ejercicio. Irá precedida de:
– Ordenación de información contenida en el mayor.
– Adecuación de los saldos de las cuentas de inventario (en el caso de las agencias las únicas existencias inventariables suele ser el material de oficina).
– Amortización.
– Periodificación.
C. Cierre de la contabilidad y elaboración de las cuentas anuales.
Bibliografía:
Curso Básico de contabilidad financiera. C. VACAS GUERRERO. Síntesis. Plan General de contabilidad. Biblioteca de Textos Legales. Tecnos.